Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам

Рассматриваем ситуации, когда у работника накопились неиспользованные дни отпуска за предыдущие рабочие годы. Как поступать работодателю, и можно ли заменить их денежной компенсацией.

Алгоритм предоставления ежегодного отпуска Образец приказа об изменении графика отпусков Образец приказа об отзыве из отпуска Образец приказа о переносе отпуска Таблица видов дополнительных отпусков

Общие правила

Каждый сотрудник по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Для некоторых категорий работников он будет больше. Например, лицам до 18-ти лет положен ежегодный основной отпуск в 31 день.

Также работникам с условиями труда, отличающимися от нормальных, предоставляется дополнительный отпуск. Это своего рода компенсация, например, за работу с ненормированным рабочим днем или на Крайнем Севере. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска для работников, которые трудятся во вредных или опасных условиях, составляет 7 дней. При этом она предоставляется «в натуре», то есть без возможности замены денежной компенсацией.

Отпуск работника может быть перенесен в случаях, установленных Трудовым кодексом. При этом запрещено не отпускать работника на оплачиваемый отдых два года подряд. Работники до 18-ти лет и «вредники» должны уходить в отпуск ежегодно.

Перенесенные с согласия сотрудника дни положенного ему отдыха нужно использовать в течение 12 месяцев после окончания соответствующего рабочего года. Для работников оборонно-промышленного комплекса Постановлением Правительства РФ от 01.08.2022 №1365 установлен срок в 18 месяцев. 

Тем не менее, на практике все равно бывают случаи, когда у специалиста накапливаются неотгулянные дни отпуска за несколько лет. Роструд советует включать эти периоды в график отпусков или предоставлять их по соглашению с работником. Накапливать задолженность по дням отпуска невыгодно работодателю. Его могут привлечь к ответственности за нарушение прав работников на отдых.

Случаи, когда возможна компенсация за неиспользованный отпуск

Трудовой кодекс разрешает заменить дни отдыха «в натуре» денежной выплатой в двух случаях:

• работник увольняется, и работодатель выдает компенсацию за заработанный им, но не использованный отпуск;
• по заявлению сотрудника — в части, превышающей положенные 28 дней, а для специалистов «оборонки» 21 день.

Рассмотрим подробнее вторую ситуацию, поскольку некоторые работники сознательно «копят» отпуска, рассчитывая потом заменить их разовой выплатой.

Денежная компенсация полагается за часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 (21) дней, а не за сумму неотгулянных дней отпуска. Это может быть как основной, так и дополнительный отпуск.

Пример 1. Работнику установлен основной отпуск 28 дней и дополнительный отпуск 3 дня за ненормированный рабочий день. В этом случае он может написать заявление о замене 3 дней на денежную компенсацию; для оборонно-промышленного комплекса — о замене 10 дней.

Пример 2. Работнику установлен только основной отпуск в 28 дней. Если он не попадает под Постановление №1365 для оборонной промышленности, денежная компенсация ему не положена.

Из этого правила следует, что копить дни отпуска нерационально. Во время трудовой деятельности долги по отдыху «в натуре» возвращаются «в натуре» путем предоставления работнику дней отдыха.

Важно! Выплата компенсации за неотгулянный отпуск, если работник не увольняется, — право, а не обязанность работодателя. Это установлено ст. 126 ТК РФ.

Работники, которым нельзя заменить неиспользованный отпуск за год компенсацией

В законодательстве установлены случаи, когда сотрудник может использовать положенные ему дни отдыха только «в натуре». Это:

• беременные женщины;
• работники до 18-ти лет;
• «чернобыльцы» в части дополнительного отпуска — смотрите письмо Минтруда России от 26.03.2014 №13-7/В-234;
• «вредники».

По четвертой категории есть особенности. Им положен минимальный дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда в 7 дней. Заменить денежной компенсацией можно только ту часть, которая превышает это время. И при условии, что это предусмотрено отраслевым соглашением или коллективным договором, а также отдельным соглашением к трудовому договору.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неотгулянные дни отпуска при увольнении не зависит от желания работодателя и основания прекращения трудовых отношений. Работнику положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска при увольнении.

Важно! Если работник отработал рабочий год не полностью, то компенсацию считают пропорционально отработанному времени в соответствии с пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. Минтруд России в письме от 16.06.2022 №14-2/ООГ-3982 указывает, что округление количества календарных дней неиспользованного отпуска для денежной выплаты при увольнении не предусмотрено, но работодатель может закрепить такое правило в локальных актах в пользу работника.

Как рассчитать компенсацию за неотгулянный отпуск при увольнении:

Шаг 1. Определяем количество неиспользованных дней отпуска за весь период работы. Из положенных дней отдыха вычитается то количество дней отпуска, которое сотрудник уже отгулял.

КНДО = количество отработанных лет × количество положенных дней отпуска за год — количество использованных дней отпуска

При увольнении учитываются все «задолженности» по отдыху, в том числе превышающие два года. Если работник проработал 11 месяцев, то он имеет право на компенсацию за полный ежегодный отпуск. Если менее — количество дней считается пропорционально фактически отработанному времени. 

КНДО за год = количество дней отпуска за рабочий год / 12 месяцев × фактически отработанное время

Пункт 35 Правил: При исчислении сроков работы, дающих право на … компенсацию за отпуск при увольнении,  излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, — округляются до полного месяца.

По применению п. 35 Правил отметим следующее. Их можно использовать в той части, в какой они не противоречат трудовому законодательству. А ТК РФ никаких округлений для расчета компенсации не предусматривает. Работнику нужно компенсировать то количество дней отпуска, которое он фактически заработал. Об этом же говорит Минтруд в письме от 16.06.2022 №14-2/ООГ-3982. Если и применять округление, то в пользу работника.

Шаг 2. Определяем средний дневной заработок сотрудника для определения размера компенсации. 

СДЗ = Начисленная заработная плата за 12 месяцев / 12 месяцев / 29,3 (среднее количество дней в месяце)

Зарплата учитывается за год, предшествующий увольнению. Если работник в это время фактически не работал, то берется доход за предыдущие 12 месяцев.

Шаг 3. Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск путем умножения количества неотгулянных дней на средний дневной заработок.