Как рассчитать дни отпуска, которые положены работнику

Чтобы правильно составить график отпусков или вычислить причитающуюся сумму за неиспользованные дни отдыха, кадровик должен уметь определять количество отпускных дней, оставшихся у сотрудников. В статье рассмотрим, как сделать расчет дней отпуска, полагающихся работнику и на что обратить внимание.

	Памятка «Какие периоды включают в стаж работы для ежегодных оплачиваемых отпусков» Памятка «Как рассчитать отпускные» Памятка по ежегодным оплачиваемым отпускам

Расчет отпускных дней: учитываем правила

До того как рассчитать дни отпуска сотруднику, стоит принять во внимания некоторые правила. Основное обозначено в статье 115 ТК РФ. В нем говорится, что за каждый год трудящемуся дают 28 отпускных дней. 

Но период отдыха может быть и длиннее, например, у работников Крайнего Севера и приравненных к нему территориях. Также удлиненный отдых положен инвалидам, молодым сотрудникам до 18 лет, педагогам, работникам прокуратуры и отдела наркоконтроля, муниципальным и госслужащим. Кроме того, «продолжительный» отпуск может получиться из-за больничного, потому что он продлевается на дни болезни (ст. 124 ТК РФ). Это тоже будет влиять на расчет дней отпуска.

Важно! Компания может самостоятельно установить более длинный отпускной период для некоторых категорий сотрудников. Этот факт нужно закрепить во внутренних ЛНА.

Отпускной период можно разбить на части, но одна из них не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), остальные части могут быть любой длительности. 

Период ежегодного отдыха измеряется в календарных днях, но некоторым категориям трудящихся дают его в рабочих днях. Например, у кого краткосрочный трудовой договор меньше чем на два месяца, или тем, кто занят на сезонных работах. Им начисляют два дня отдыха за каждый месяц работы (ст. 291 ТК РФ).

Все организации кроме ИП обязаны применять график отпусков. Его разрабатывают в конце года и новые сотрудники, принятые позже, не попадают в него. Им отпуск могут предоставить по договоренности сторон. Обычно это происходит после шести месяцев работы, но возможно уйти на отдых и раньше.

Есть категории сотрудников, которые могут пойти на отдых в любое время независимо от того, сколько они проработали в компании. Это тоже нужно учитывать, когда нужно рассчитать количество дней отпуска.

Категории работников, которые могут взять отпуск в любое удобное им время:

• женщины в положении могут взять дни до отпуска по БиР или сразу после него;
• сотрудницы, вышедшие из отпуска по уходу за малышом;
• работники, имеющие трех и более несовершеннолетних детей, до достижения младшим из них 14 лет;
• приемные родители, взявшие в семью ребенка до 3 месяцев;
• внешние совместители;
• юные сотрудники до 18 лет.

Работник и работодатель не могут игнорировать график отпусков. Но иногда работник в силу разных обстоятельств не ходит в отпуск и отпускные периоды у него накапливаются. Если человек продолжает работать в компании, у него сохраняется право использовать все свои накопленные дни отдыха. Отпуск за прошедшие годы он может отгулять в текущем году по договоренности с руководством. Если у сотрудника имеется больше 28 отпускных дней, то он может попросить денежную выплату за часть периода, превышающую 28 дней. Об этом же пишет и Роструд в своем письме от 08.06.2007 № 1921-6.

Важно! Несмотря на то, что по закону у многодетных родителей есть право на отпуск в удобное время, все же статья 122 ТК РФ ограничивает их в этом, они имеют право выбирать время отдыха только со второго года работы. Если такие родители отработали в компании меньше 6 месяцев, то уйти раньше в отпуск они могут только по договоренности с директором. При расчете отпускных дней этот факт принимайте во внимание.

Подсчет рабочего стажа при расчете дней отпуска

Чтобы рассчитать, сколько дней отпуска осталось у человека, сначала нужно выяснить, какой у него стаж работы в компании. Рабочий год у каждого трудящегося начинается с даты устройства на работу. Например, человека наняли 22 мая 2024 года. Первый трудовой год у него будет с 22.05.2024 по 21.05.2025, второй – с 22.05.2025 по 21.05.2026 и так далее. 

В расчет дней отпуска включают все временные промежутки, когда:

• человек выполнял свои рабочие обязанности на своем рабочем месте;
• не работал, но за ним оставалось место и должность, например в отпуске или на больничном;
• не прошел обязательное медобследование не по своей вине и был отстранен;
• вынужденно «прогуливал» по независящим от него причинам;
• брал дни за свой счет, но не больше двух недель за год.

Читайте подробнее, как предоставить отпуск без сохранения зарплаты.

Если количество дней отпуска без сохранения зарплаты больше чем 14, то превышающую часть исключают. Также и период отпусков по БиР и уходу за малышом, и другое время, когда человека не было на работе без причины.

Важно! Работникам вредных и опасных производств полагается дополнительный оплачиваемый отдых. Чтобы понять, как рассчитать сколько дней положено работнику, нужно исходить из стажа, дающего права на отпуск. Для определения стажа используют только временной промежуток, в котором люди фактически трудились в таких условиях (ст. 121 ТК РФ).

Как посчитать дни отпуска работника

После подсчета стажа можно посчитать количество дней отпуска. Для этого нужно учитывать, сколько дней отпуска за месяц работы полагается сотруднику. Если время отдыха стандартное, то за каждый месяц дается 2,33 дня (28/12). Когда отпуск длиннее, считают по такой формуле:

Попробуем посчитать дни отпуска на примере.

Иногда сотрудники спрашивают, как считать календарные дни отпуска, если на них выпадают праздники. Официальные праздничные дни, поименованные в статье 112 ТК РФ в самом периоде отдыха не учитываются (ст. 120 ТК РФ), даже если они выпадают на выходные и их переносят.

Кадровики могут использовать два варианта, чтобы рассчитать отпускные дни:

• если в заявлении написана дата начала и длительность отдыха и на это время выпадает праздник, то сотрудник выходит на день позже;
• если значится дата начала и окончания, количество дней отдыха сократится. Например, человек ушел на 2 недели, но на этот период выпало два праздника, за счет этого он отгуляет 12 дней вместо 14.

Еще часто у сотрудников возникает вопрос как рассчитать период отпуска после отпуска по БиР. В этом случае расчет стандартный, ведь отпуск по БиР дается по больничному листку и, соответственно, как и обычный больничный, включается в рабочий стаж.

Зная, как посчитать дни отпуска за отработанное время, можно вычислить сумму отпускных.

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Когда выгодно брать отпуск в 2025 году Изменение графика отпусков: как внести коррективы Когда можно отозвать сотрудника из отпуска Как оформить отпуск совместителя