Как оформить и оплатить больничный, отпуск, командировку дистанционным работникам

Как и для офисных работников, дистанционным сотрудникам положены ежегодный оплачиваемый отпуск, оплата временной нетрудоспособности и возмещение расходов в случае командировки. В статье рассмотрим, как оформить и оплатить отпуск на удаленке, а также отправить удаленного работника на больничный и в командировку.

Бланк типового трудового договора с дистанционным работником Образец приказа о направлении в командировку (произвольная форма) Образец приказа о направлении в командировку (форма Т-9) Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (произвольная форма) Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6)

Как предоставить отпуск на дистанционной работе

Об общих основаниях предоставления ежегодного и прочих отпусков говорит статья 312.4 ТК РФ. Согласно положениям этой статьи, удаленщики могут рассчитывать на все гарантии, предоставляемые штатным сотрудникам по главе 19 ТК РФ:

• согласование дат отдыха и внесение информации в график отпусков;
• если удаленщик относится к льготный категориям, он на общих основаниях имеет право сам выбрать себе период отдыха;
• ежегодный отпуск дистанционному работнику – минимум 28 дней с правом на него после полугода работы у одного работодателя;
• дополнительные отпуска, если сотруднику на дистанте они положены;
• право запросить учебный отпуск и дни без сохранения зарплаты;
• отпуск по уходу за ребенком;
• уведомление о приближающемся отпуске за 14 дней до его начала.

Обо всех видах отпусков – читайте в нашей статье

Процесс предоставления отпуска может иметь нюансы в различных компаниях. Обычно достаточно уведомить сотрудника за 2 недели и издать приказ, но иногда работников просят подать заявление. Удаленщик может направить его в письменной или электронной форме (при условии ведения КЭДО в компании). 

Весь алгоритм предоставления отпусков обязательно прописывать в документации компании. Это коллективный договор, Положение о дистанте или иной ЛНА и трудовой договор с самим удаленщиком (ч. 2 ст. 312.4 ТК). Отсутствие такой информации в документах может привести к административным наказаниям и штрафам.

Образец Трудового договора с удаленщиком – скачать здесь

В указанных выше документах компания может прописать и дополнительные гарантии, которые касаются отпуска удаленного работника, например:

• увеличение количества дней отпуска;
• отдельные основания для отпуска без сохранения заработка;
• способы информирования сотрудника об отпусках и обмена сопутствующими документами (заявление, приказ);
• другие условия по договоренности.

Важно! Отпуск дистанционному работнику, если он состоит в штате, обязательно нужно включать в график отпусков. Об этом напоминает руководителям Роструд в письме от 14.05.2021 г. № ПГ/12255-6-1. Еще одно разъяснение инспекторов по труду – ознакамливать дистанционщика с графиком обязательно, так как это ЛНА, который непосредственно связан с его трудовой деятельностью (ответ ОнлайнИнспекции).

Как оплачивать отпуск дистанционно

Оплата отпускных на дистанте происходит так же, как и у стационарных сотрудников: 

• выплаты делают не позднее чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ).
• оплату рассчитывают исходя из средней зарплаты. Средний заработок выводят из доходов за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).
• Выдают расчетного листка, по которому можно проверить все начисления и их назначение. Допускается отправка документа в электронном виде или заказным письмом.

Обратите внимание! На отпуск удаленному работнику распространяются все положения ТК РФ, поэтому отозвать дистанционного сотрудника из отпуска возможно (письмо Минтруда от 7 июня 2023 г. № 14-6/ООГ-3949). Процедуру можно прописать в колдоговоре или отдельном ЛНА. При этом учитывайте, что некоторых сотрудников, например, беременных, несовершеннолетних, отзывать с отдыха нельзя (ст. 125 ТК РФ).

Больничный дистанционного работника

Как и «классический сотрудник» удаленщик имеет право не работать и получать пособие, если заболеет. По ОМС любой штатный сотрудник считается застрахованным лицом (ст. 2 № 255-ФЗ от 29.12.2006).

Чтобы получить пособие по нетрудоспособности, дистанционный работник должен направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением оригиналы документов, которые требуются по закону. Либо предоставить сведения о серии и номере больничного листка, который сформировала медорганизация в форме электронного документа (ст. 312.3 ТК РФ). 

Больничный на удаленке оплачивают стандартно по общим правилам, исходя из среднего заработка за два года (Федеральный закон от 29.12.2006 года № 255-ФЗ).

Зачастую работники на дистанте продолжают работать и во время болезни. Судебная практика считает это поводом к выплате полноценной зарплаты, так как обязанности при этом выполняются (Определение 2-го КСОЮ от 24.01.2023 № 88-2364/2023).

Роструд напоминает: несмотря на невозможность отстранить от работы по ст. 76 ТК РФ человека на больничном, разрешать ему работать организация тоже не должна. Чтобы обезопасить себя от возможных претензий надзорных органов, лучше всего на период болезни дистанционных работников отключать им доступ к рабочей системе или корпоративным аккаунтам.

Важно! Желательно заранее зафиксировать договоренность о каналах связи и сроках оповещения сотрудником компании в случае его болезни. Также укажите условие, что в период действия больничного работник не должен выполнять свои обязанности. Это поможет избежать накладок или трудовых споров о выплате компенсации, если удаленщик продолжит работу, будучи на больничном.

Командировка дистанционного работника

Командировки на дистанте вполне возможны (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ), а оформляют их на общих основаниях согласно статьям 166–168 ТК и ПП РФ от 13.10.2008 года № 749. Не ездить по распоряжению дистанционный работник может по тем же причинам, что и сотрудники на стационарных местах.

Категории работников и основания для права на отказ от командировки

Для остальных категорий согласие на командировку не требуется – достаточно оформить соответствующие документы.

Процедура направления в командировку дистанционного работника не отличается от общего порядка. Исключение – способ документооборота, обычно он проходит в электронном формате: 

• издается приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (или Т-9а). Для некоторых компаний, если это закреплено у них в ЛНА, существует расширенная процедура – с распоряжением на основании служебной записки или служебным заданием;
• сотруднику выдают аванс;
• после возвращения дистанционщик высылает авансовый отчет, а также прикрепляет документы, которыми подтверждает свои расходы в поездке. На отчетность дается 3 рабочих дня.

Как оформить командировку пошагово – читайте в нашем материале

Компенсация всех затрат при командировке дистанционного работника также остается за компанией (ст. 312.6, ст. 168 ТК РФ). Организация должна будет оплатить:

• билеты за проезд или стоимость бензина;
• суточные;
• стоимость жилья;
• прочие необходимые расходы (например, связь).

Во время командировки за удаленщиком сохраняется зарплата, но рассчитывают ее не за отработанное время, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ, ПП РФ от 24.12.2007 года № 922).

Приказ о направлении в командировку – скачать здесь

Считается ли вызов в офис командировкой для дистанционного работника

Оформлять ли приезд дистанционного сотрудника в организацию как командировку, зависит от зафиксированного в ТД местонахождения компании и самого работника. Если офис расположен в другом городе, то придется оформлять командировку (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

В чем отличия служебной поездки от командировки – рассказали в этой статье

Если же обе локации расположены в одной местности (населенном пункте), то командировкой такая поездка считаться не будет (Ответ ОнлайнИнспекции). Минфин добавляет, что поездка на развлекательное мероприятие (например, корпоратив), служебной поездкой не будет считаться, но только в том случае, если участие в ней не обязательно и во время мероприятия не потребуется решать рабочие вопросы (Письма от 09.09.2021 г. № 03-04-05/73114 и от 07.05.2021 г. № 03-04-06/35363).

Важно! Оформлять командировку дистанционного работника как служебную поездку – спорный вариант. Сама суть удаленной работы редко может позволить совместить такую деятельность с разъездным характером или «в пути». Единого мнения об этом до сих пор нет.

Читайте на сайте статьи по теме Периодическая дистанционная работа Компенсация дистанционному работнику: как рассчитать и оформить Как прописать в трудовом договоре порядок вызова в офис сотрудника на удаленке Сотрудник хочет трудиться дистанционно за границей: как оформить и что учесть Увольнение дистанционного работника: основания и алгоритм действий