Доставка работников до работы: как организовать и учесть расходы

Трудовой кодекс не обязывает доставлять сотрудников на работу служебным транспортом, кроме вахтовиков. Но эта льгота часто входит в соцпакет на предприятиях, а также применяется для локаций в промзонах, которые находятся за городом, что затрудняет возможность прибыть самостоятельно. В статье рассмотрим, когда доставка работников к месту работы выгодна работодателю, как ее обеспечить и учесть расходы.

	Бланк приказа о возмещении расходов при использовании личного автомобиля Образец положения о корпоративном транспорте Образец приказа о доставке сотрудников на работу

Как обеспечить доставку работников до места работы и обратно

Чаще всего используют три варианта, чтобы обеспечить доставку работников. Какой из них выбрать – зависит от финансовых и технических возможностей компании, а также количества сотрудников, которым нужно организовать проезд:

1. Если сотрудников, которым нужно обеспечить проезд, немного, и у них есть личный транспорт, удобнее выплачивать компенсацию за проезд на собственном автомобиле в рабочих целях. Затраты на амортизацию и другие расходы в таком случае ложатся на компанию (ст. 188 ТК РФ). Как именно их выплачивать – можно прописать в колдоговоре (например, рассчитать средний расход за ежедневный проезд и выплачивать фиксированную сумму ежемесячно или производить оплату по факту – чекам).

Как рассчитывается компенсация за использование личного авто – читайте в нашем материале.

2. Когда сотрудников много, а собственного автопарка у организации нет, можно арендовать автомобили и водителей через фирмы-перевозчики. Потребуется заключить договор с транспортной компанией, в котором будет прописано количество требуемых машин и алгоритм перевозок.

Не забудьте уведомить работников о способе их доставки. Для этого можно издать отдельное Положение и ознакомить персонал под роспись.

Образец Положения о корпоративном транспорте — скачать здесь

3. Самый удобный вариант — когда организация располагает своим автопарком. Тогда достаточно выделить автобус и штатного водителя для доставки работников до работы и обратно. Здесь можно как обозначить специальные пункты сбора, так и адресно развозить каждого сотрудника. Минусы: необходимость обслуживания автопарка, контроль водителей и дополнительные расходы. 

Обратите внимание! В большинстве случаев доставка сотрудников до места работы — это необязательная льгота, поэтому ее нужно прописать в колдоговоре или другом нормативном акте. Такая возможность есть у любого работодателя, так как относится к преимуществам и условиям, которые улучшают положение сотрудников (ч. 3 ст. 41 ТК РФ)

Доставка служебным транспортом: что учесть

Если у работодателя есть собственный автобус, подходящий для перевозки сотрудников, важно определить, обусловлены ли такие поездки технологической необходимостью. Иначе их не удастся добавить в вычет налога на прибыль, также такие доставки облагаются НДФЛ.

Алгоритм также необходимо прописать в локальном акте, а конкретное время поездок и места сбора – в отдельном приказе (Постановление ФАС ВВО от 02.07.2008  № А43-5017/2007-34-107).

Приказ на доставку работников к месту работы собственным транспортом – скачать здесь.

Чтобы обеспечить доставку работников до работы силами организации, кроме наличия транспорта, потребуется:

• утвердить маршруты,
• вложить в будущие расходы затраты на ремонт, обслуживание и ГСМ,
• нанять в штат водителя.

Если служебный автобус используется не только для спецрейсов, но и для других нужд компании, придется персонифицировать расходы на развозку сотрудников. Это достаточно сложная процедура, поэтому в таком случае может быть удобнее воспользоваться услугами транспортных компаний.

Обратите внимание! Если ваше организация относится к определенной отрасли, изучите отраслевое соглашение. Иногда в таких документах уже есть пункт о развозке сотрудников. Тогда требование надо выполнять, даже если у компании в ЛНА такого пункта не стоит (ответ Роструда).

Как доставлять вахтовых рабочих

Обязанность обеспечить доставку работников к месту работы возникает только в случае с вахтовиками. Эту категорию сотрудников закон предписывает доставлять к рабочему месту и эту доставку включают в график работы (ч. 2 ст. 301 ТК РФ)

С 1 марта 2023 года вступил в силу закон, который обязывает нанимателей вахтовиков брать все расходы по отправке к месту работы и обратно к пункту сбора и обратно (Федеральный закон от 19.12.2022 № 545-ФЗ).

Оплачивать проезд от места жительства сотрудника-вахтовика до точки сбора при этом компания может, но не обязана. Если такая компенсация предусмотрена, ее необходимо прописать в ЛНА вместе с порядком ее начисления. Обязательно должно быть учтено мнение профсоюза при подписании документа.

Подробно о вахтовом методе работы — читайте в статье

Важно! Чтобы обосновать возмещение расходов вахтовика за проезд к местоположению предприятия, запросите с него проездные документы (билеты на поезд, автобус и т.д.).

Как учесть расходы

Организация спецрейсов – затратное мероприятие. Для него потребуется специальный транспорт, бензин и дополнительные расходы. Чтобы правильно их списать, с учетом налога на прибыль и страховых выплат, нужно учитывать два условия (Письма Минфина от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400, от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763).

1. Доставка работников до работы обоснована удаленностью производства от путей общественного транспорта. То есть, работодатель докажет (расписанием маршрутов, графиком работы и т. д), что организация находится далеко от ближайшей остановки или рабочий день начинается раньше / позже чем маршрут автобуса. При рассмотрении производственной необходимости, учитываются и другие факторы:

• На производстве нет душевых, поэтому работники не могут выполнить условие о проезде в чистой одежде на общественных ТС.
• У предприятия непрерывный цикл деятельности и несколько смен.
• Работников производства больше, чем вмещает подходящий транспорт на общественном маршруте.
• Слишком большие интервалы движения ближайших автобусов.

2. Организация спецтранспорта прописана в колдоговоре или отдельно в трудовых договорах. В Налоговом кодексе нет прямого указания на соблюдение этого условия совместно с первым. Но, следуя рекомендациям Минфина, лучше перестраховаться и добавить пункт о перевозке работников в нормативные акты компании. 

При соблюдении этих условий на оплату проезда не начисляются НДФЛ и страховые взносы, так как дополнительный доход (экономическую выгоду) при этом сотрудники не получают.  Из налога на прибыль такие  затраты также вычитаются. Соответственно, в расходы компания может внести:

• оплату заправки, ремонта и запчастей,
• зарплату водителей, специально нанятых для спецрейсов,
• амортизацию,
• аренду,
• НДС, который был начислен с покупки запчастей или при оплате услуг перевозчиков,
• прочие расходы (если подключена сторонняя компания для организации перевозок).

Оплата труда и учет прибыли/ расходов на сотрудников –сложная тема в кадровом делопроизводстве, сопряженная с правовыми и экономическими рисками. Рекомендуем изучить наш курс «Система оплаты труда работников: управление правовыми рисками и достижение управленческих задач работодателя».