Обособленное подразделение юридического лица: как принять, перевести и уволить работников

Создание обособленного подразделения (ОП) добавляет вопросов кадровикам: как вести учет персонала, надо ли оформлять командировки при поездках в головной офис, как принимать и увольнять сотрудников. Сложности связаны с тем, что в трудовом законодательстве нет отдельных разделов по ОП. В статье – как вести кадровое делопроизводство, если у компании есть обособленные подразделения.

Что считать обособленным подразделением

Сразу отметим, что в гражданском и налоговом законодательстве понятия ОП различаются. По ст. 55 ГК РФ обособленное подразделение – это представительства и филиалы, зарегистрированные в ЕГРЮЛ.

Для налогового учета не имеет значения, указано ли ОП в уставных документах. Согласно ст. 11 НК РФ это любое территориально обособленное от компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.

Важно! Рабочее место согласно ст. 209 ТК РФ – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Это не одно и то же, что место работы, которое должно быть указано в трудовом договоре, – место нахождения организации или ее обособленного подразделения.

Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более месяца. То есть структурное подразделение организации будет считаться обособленным подразделением, если:

• оно территориально расположено по другому адресу, не по месту нахождения компании;
• в нем оборудованы рабочие места, куда сотрудник должен ходить на работу.

Например, энергосбытовая компания создает Центры обслуживания клиентов (ЦОК) по городу. У ЦОК есть свои помещения, сотрудники на рабочих местах и свой режим работы. Это обособленные подразделения. А вот несколько дистанционных работников, проживающих в другом городе, ОП считаться не могут. У них нет рабочих мест под контролем работодателя.

Есть четыре вида подразделений юридического лица:

1. Филиал – ОП, которому переданы все или часть функций основной организации, и зарегистрированное в ЕГРЮЛ. У него есть директор, свой аппарат управления, и он занимается теми же видами деятельности, что перечислены в уставе головной компании.
2. Представительство – ОП, зарегистрированное в ЕГРЮЛ и созданное для защиты интересов организации в определенном регионе. В отличие от филиала, ему не передаются функции компании. 
3. Структурное подразделение. Это элемент оргструктуры предприятия – отдел, департамент, управление, выполняющее свою функцию.
4. Обособленное подразделение. Это одно или несколько структурных подразделений компании, расположенных вне места нахождения основной организации.

Филиал и представительство открывают решением общего собрания акционеров или участников. Для создания ОП достаточно приказа директора. Также наличие ОП отражают в штатном расписании.

Важно! Компания должна уведомить ФНС о создании обособленного подразделения в течение месяца. Для этого она направляет в налоговую инспекцию по месту своего нахождения сообщение по форме №С-09-3-1, утвержденной Приказом ФНС РФ от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@. И уже на основании его ОП ставят на учет там, где оно расположено.

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Законом этот вопрос не урегулирован. Компания может выбрать один из трех вариантов:

1. Централизованный. Кадровое делопроизводство ведет головной офис, в том числе оформляет прием и увольнение сотрудников, сдает за обособленное подразделение отчеты. Вся работа проходит по единым правилам, и возможные ошибки тоже всегда одинаковые. Такой вариант неудобен, если ОП территориально расположено далеко от головного офиса. Его сотрудникам придется много ездить для передачи заявлений или ознакомления с документами под личную подпись, если в компании нет электронного документооборота (ЭДО).
2. Децентрализованный. Обособленное подразделение имеет свой расчетный счет, стоит на учете в территориальных отделениях внебюджетных фондов и самостоятельно ведет кадровое делопроизводство, сдает отчетность по работникам. Головной офис устанавливает только «правила игры»: утверждает локальные нормативные акты, штатное расписание, выдает доверенность руководителю ОП с полномочиями.
3. Смешанный. В этом случае часть кадровых функций ведет головной офис, а часть – ОП. Например, прием работника, увольнение и перевод в другое обособленное подразделение оформляет центральное управление. Там же работнику проводят вводный инструктаж по охране труда, пожарной безопасности, ГО и ЧС. А вот отпуска, поощрения и взыскания оформляют уже в ОП.

Компания самостоятельно решает, какой вариант выбрать, с учетом своей организационной структуры, удаленности ОП, наличия ЭДО и квалификации специалистов на местах. 

Обратите внимание! Трудовой кодекс не предусматривает возможность разработки собственных локальных нормативных актов, например, Правил внутреннего трудового распорядка, в обособленном подразделении. Но у ОП может быть свой коллективный договор согласно ст. 40 ТК РФ. Действовать он будет только для работников этого ОП.

Как оформить прием работника в обособленное подразделение

Запомните одно правило: ОП не может выступать как работодатель, поскольку это не юридическое лицо – ст. 20 ТК РФ. Работника всегда принимают на работу в компанию, и указывают ее название в трудовом договоре.

Вместе с тем есть ст. 57 ТК РФ, по которой надо писать место работы сотрудника с детализацией до обособленного подразделения, расположенного в другой местности. При этом допускается указать лишь населенный пункт, без точного адреса. А вот для рабочего места надо писать конкретный адрес, где должен находиться работник.

Таким образом, правильно в кадровых документах указывать:

• название компании;
• название обособленного подразделения;
• населенный пункт ОП.

В остальном прием в обособленное подразделение проходит по тем же правилам, что и трудоустройство к любому работодателю.

Обратите внимание! Полномочия руководителя и работников ОП определяют в положении об обособленном подразделении, должностных инструкциях, доверенностях. Обратите на это внимание, чтобы документы при трудоустройстве подписывал сотрудник, уполномоченный действовать от лица работодателя.

При приеме на работу в ОП учитывайте, что НДФЛ за работника придется перечислять в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения. На это еще раз указала ФНС России в письме от 15.05. 2014 №СА-4-14/9323. Поэтому надо организовать учет рабочего времени и начисление зарплаты по каждому обособленному подразделению.

Если работник совмещает должности в головной компании и ОП, или в двух ОП, то табель на него нужно вести отдельно по каждому рабочему месту. И, соответственно, раздельно начислять зарплату и удерживать НДФЛ.

Как оформить перевод в обособленное подразделение

При переводе работника будет иметь значение, где находятся старое и новое места работы сотрудника. Если они расположены в разных населенных пунктах, то перевод из одного обособленного подразделения в другое возможен только с письменного согласия работника – ст. 72.1 ТК РФ. Кроме того, надо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать новое место работы.

Если работник переходит из главного офиса в обособленное подразделение в этой же местности, и условия трудового договора не меняются, то это перемещение. Здесь письменное согласие сотрудника получать не нужно. Аналогично, если работника перемещают из одного ОП в другое, расположенное в этой же местности, если в трудовом договоре не было указано конкретное подразделение.

Надо ли оформлять разъездной характер работы сотрудникам ОП

Часто работодатели забывают, что поездка в филиал или обособленное подразделение в другом городе – это командировка. Это следует из ст. 166 ТК РФ. И об этом напомнил Минтруд России в п. 5 письма от 17.11.2017 №14-2/В-1012.

Если сотрудники ОП вынуждены посещать центральный офис регулярно, то, возможно, имеет смысл оформить им разъездной характер работы согласно ст. 168.1 ТК РФ. Разница с командировками будет в том, что дни поездок не нужно будет оплачивать по среднему заработку.

Читайте по теме: Разъездной характер работы сотрудников — когда такой режим работы выгоден работодателю

Как провести увольнение сотрудника обособленного подразделения

Если ОП закрывается, то трудовые договоры с работниками прекращаются по правилам для случая ликвидации организации. Это указано в ч. 4 ст. 81 ТК РФ. Но это только в том случае, если у компании в этой же местности нет другого обособленного подразделения, или она сама не расположена в этом же населенном пункте. Тогда увольнение будет проходить по правилам для сокращения штата.

Это важно, поскольку при закрытии ОП, расположенного в другой местности, можно уволить и всех «неприкасаемых», включая беременных женщин. 

Читайте по теме: Увольнение при ликвидации организации