Изменение должности в штатном расписании: как оформить и нужно ли согласие работника

Переименование должности необходимо отразить и в штатном расписании, и новой форма отчета ЕФС-1. В статье разберем, как изменить название должности, что указать в штатном расписании и трудовой книжке и с какими сложностями можно встретиться в процессе.

	Образец допсоглашения к трудовому договору о переименовании должности Образец приказа о переименовании должности Образец уведомления работника о переименовании должности

Должность изменена: какие могут быть причины

Корректируют название должности, как правило, по нескольким причинам: 

• переименование по производственной необходимости (чтобы указанное в документах совпадало с новыми условиями труда работника),
• перемены в штатной структуре,
• утверждение Минтрудом свежей редакции профстандартов. 

Оперативная сверка названий в соответствии со свежими профстандартами пригодится в работе с кадрами. И не только для будущего оформления льготной пенсии сотрудников, но и при подаче своей части по ЕФС-1. В 2024 году сведения по переводам и изменение названия должности нужно перепроверять и предоставлять до 25 числа каждого последующего месяца. Один нюанс: заполнять эту форму целиком без нового кадрового мероприятия не требуется.

Алгоритм внесения изменений в структуру штатного расписания будет зависеть от причины. И, в первую очередь, надо иметь в виду, сохранятся или нет настоящие условия труда для каждого конкретного сотрудника.

Важно! Неправильное указание должности в штатном расписании и трудовом договоре считается нарушением ст. 57 ТК и может привести к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Как изменить должность в штатном расписании, если меняется функционал

Стоит ли брать согласие у работника, чтобы изменить название должности? Этот вопрос в такой процедуре самый спорный. Согласно тексту ст. 72 ТК РФ, изменение условий, прописанных в договоре, разрешается только с письменного согласия со стороны сотрудника. Тем более, что оно может понадобиться в суде, если у работника будут какие-то претензии к работодателю.

Как провести переименование должности без изменения функционала, смотрите в алгоритме ниже:

1. Сверьте название текущей должности с тем, что предлагают новые версии классификаторов. Особое внимание уделите тем видам работ, где работники имеют право досрочного выхода на пенсию и иные льготы.

2. Получите от сотрудника письменное согласие на процедуру.

3. Составьте приказ о предстоящем мероприятии («О внесение изменений в штатное расписание»). При этом все правки можно отразить в тексте нового документа, в самом расписании останется вписать номер и дату выхода приказа. Скачайте образец приказа здесь

4. Составьте допсоглашение (если оно требуется). Скачать образец для заключения соглашения можно здесь

5. Скорректируйте записи в других кадровых документах.

Как оформить дополнительное соглашение читайте в этой статье.

Обратите внимание! Как советуют специалисты Роструда, если у работника нет никаких возражений, можно не ждать двух месяцев для оформления всей документации, как это следует сделать согласно ст. 74 ТК РФ.

Как изменить должность сотрудника, если не меняется ее функционал

В такой ситуации кадровик или работодатель должен руководствоваться ст. 74 ТК РФ. При этом нужно помнить, что наличие письменного согласия работника всегда подстрахует в спорных ситуациях. 

Образец уведомления можно скачать здесь

Алгоритм изменения должности, когда меняется трудовая функция:

1. Уведомить сотрудника об изменении должности за два месяца до введения изменений. Уведомление можно составить в свободной форме.

2. Если сотрудник согласен на изменение, издать приказ об изменении должности.

3. Оформить дополнительное соглашение о фактическом переводе на другую должность, где необходимо прописать все нюансы об изменении наименования должности, и трудовых функций.

4. Ознакомить сотрудника с документами под подпись.

5. Внести изменения в штатку и другие документы (отчет, электронную или бумажную трудовую).

6. Если сотрудник не согласен на перевод на другую должность, предложить ему вакантные должности. Если они отсутствуют, работника можно уволить, но только через два месяца после уведомления об изменении должности (ст. 74 ТК РФ).

Изменение должности в трудовой: как оформить

Такого понятия как переименование в Трудовом кодексе не существует. Поэтому при заполнении бумажной трудовой лучше ссылаться на приказ о переводе. Что указать в бумажной трудовой, смотрите в таблице ниже.

В электронной версии трудовой и в отчетности формулировки переименования тоже нет, есть только: прием, перевод и увольнение. Поэтому для грамотной кодировки и в электронной книжке, и в ЕФС-1 придется выбрать строку «перевод».