Структурное подразделение организации: виды, задачи, указание в штатном расписании
Структурное подразделение – это часть организации со своими задачами и функциями, работающая на общую цель всей фирмы. Необходимость в подразделениях возникает, когда компания увеличивает штат, открывает точки продаж или обслуживания в других частях города или выходит на региональные рынки. В статье – какие бывают структурные подразделения и как организовать их работу.
|
Образец положения о структурном подразделении |
Структурные подразделения предприятия
Выделение в общей структуре компании отдельных частей помогает распределять трудовые обязанности и упрощает управление экономическими процессами в целом.
На законодательном уровне функционирование структурных подразделений никак не регламентируется, поэтому работодатели могут по своему усмотрению создавать структуру компании для решения бизнес-задач.
Каждая структурная единица объединяет нескольких работников, имеет своего руководителя, который подчиняется генеральному директору, и обладает некоторой долей самостоятельности в решениях в рамках своей деятельности. Но относительно целой компании они не являются самостоятельным субъектами.
Когда создается или расформировывается структурная единица, работодатель не ставит ее на учет в налоговой или СФР и не уведомляет об этом государственные контролирующие органы.
Структурным частям не присваивают отдельные коды статистики, не открывают банковские счета и не сдают по ним бухгалтерскую и налоговую отчетность, кроме ситуаций с обособленными подразделениями.
В большинстве случаев деятельность подразделений отражают в общем балансе компании. Их руководители действует по доверенности.
Выделяют внутренние и внешние или обособленные структурные подразделения.
|
Важно! Дочерние компании организации – это не структурные подразделения. Особенность последних именно в том, что они не могут существовать самостоятельно, отдельно от основного хозяйствующего субъекта. |
Внутренние структурные подразделения предприятия
Внутренние – те, что существуют внутри самой компании. Например, экономическая служба, бухгалтерия, отдел персонала или отдел рекламы. Они находятся по тому же адресу, по которому зарегистрирована организация. Их работники обычно сидят в центральном офисе.
При открытии новой внутренней структурной единицы не нужно никого уведомлять, достаточно издать локальный документ, который будет регулировать ее работу – Положение о структурном подразделении, например, Положение о работе отдела маркетинга.
Закон нигде не закрепляет никакие названия, поэтому как именовать новую структурную часть, решает работодатель. Можно присвоить привычное наименование, которые уже давно используются в делопроизводстве. Например, бухгалтерия, или отдел кадров, а можно – центр экономических расчетов или отделение взаимодействия и развития человеческих ресурсов.
Отдел является структурным подразделением, как правило, небольшим, его сотрудники занимаются какой-то одной задачей, например, отдел технического обслуживания или отдел персонала.
Как разновидность отделов еще выделяют такое подразделение как бюро, хотя принято считать, что оно немного меньше, чем отдел. Бюро в основном занимаются бумагами и административной работой, а отделы могут непосредственно участвовать в производственном процессе.
Департаменты – более крупные структурные единицы, они могут включать в себя несколько отделов. Например, департамент учета и отчетности может объединять в себе экономический отдел, бухгалтерию, отдел кадров и секретариат, а департамент продаж – отдел реализации, маркетинга, рекламы и связей с общественностью.
Обязанности структурных подразделений, именуемых службами, распространяются сразу на всю компанию, например, юридическая служба. юристы представляют интересы всей организации и решают вопросы как внутри так и во внешнем взаимодействии. или служба безопасности, ее деятельность также охватывает всю компанию целиком.
Задачи структурного подразделения организации, называемого управлением, связаны с административными вопросами. Они делегируют рабочие задания другим подразделениям и следят за выполнением порученного. Управления встречаются на крупных предприятиях или в государственных учреждениях.
Если компания что-то производит, то используют еще одно наименование – цех. У этого подразделения в ответственности либо определенная часть производства, либо выпуск определенного вида продукции. Например, цех пошива верхней одежды или цех влажной тепловой обработки ткани на швейном производстве, или пельменный цех в пищевой промышленности.
Также на производстве выделяют группы, участки и секторы, отвечающие за конкретные направления работ. Например, группа контроля качества или электротехнический участок.
Внешние структурные подразделения предприятия
Внешние или обособленные структурные подразделения находятся не там, где главный офис и оборудованы своими рабочими местами (п. 2 ст. 11 НК РФ). Такую структурную часть при открытии регистрируют в налоговой. А если у подразделения отдельный баланс, то по нему нужно вести учет и отчитываться отдельно.
Обособленная единица может располагаться как в одном городе с главной компанией, так и в других городах и регионах.
|
Обратите внимание! Если компания нанимает людей из другого региона на условиях дистанционной работы, то создавать обособленное подразделение там, где они живут, не нужно (ст. 312.1 ТК РФ). |
Подробнее о том, как установить режим дистанционной работы для сотрудников.
Среди обособленных единиц выделяют филиалы, представительства и отделения.
Отделения встречаются в госучреждениях, например, отделение СФР, медицине, банковской деятельности и среди компаний, занимающихся страхованием. Такие единицы формируются в зависимости от охвата территории и обслуживают жителей, которые на ней живут.
Филиал – уменьшенная копия главной компании, выполняет те же функции и решает те же задачи, что и основная фирма, только находится в другом городе, регионе или даже стране.
Представительство – особая форма структурного подразделения. Его открывают чтобы представлять интересы головной компании: общаться с клиентами и передавать им информацию, заключать сделки, выступать в суде в других городах и регионах, если будет нужно.
Во всех этих единицах могут существовать свои внутренние виды структурных подразделений организации, например, бухгалтерия или отдел кадров филиала.
Подробнее, как принять, перевести и уволить сотрудников обособленного подразделения, читайте в статье
Организация работы структурного подразделения
Работодатель по своему усмотрению создает структурную ячейку, определяет, какие функции она будет выполнять, какие сотрудники будут входить в нее, назначает руководителя.
Основной принцип при создании структуры – подразделения не должны дублировать друг друга и выполнять одну и ту же работу.
Главным документом, который будет регулировать работу новой единицы, является Положение о структурном подразделении или другой похожий нормативный акт.
В законодательстве нигде не говорится, что он должен содержать, но обычно в него включают такие пункты:
- общую информацию о компании и цели, с которой создается подразделение;
- функции структурного подразделения организации, которые оно будет выполнять и предстоящие задачи;
- сведения о численности работников, которые будут в нем трудиться;
- информация о руководителе подразделения, будет ли он назначаться или избираться;
- порядок взаимодействия между новым и существующими структурными ячейками;
- ответственность работников и руководителя;
- порядок ликвидации данной структурной единицы или ее изменения.
Стоит придерживаться требований, которые обычно предъявляют к ячейкам структуры компании:
- в каждом подразделении должна быть четкая управленческая иерархия;
- деятельность структурной единицы не должна законодательно жестко ограничиваться иначе нет смысла в ее создании;
- стоит учитывать возможности специалиста, на которого возлагается руководство подразделением. Слишком большим количеством сотрудников он управлять скорее всего не сможет. Считается, что оптимально в подразделении должны трудиться от 5 до 20 работников.
|
|
Важно! Положение о подразделении можно создать разово и при изменении структуры компании принимать заново, а можно разработать основной документ с базовыми принципами деятельности и дополнять отдельными нормативными актами по мере создания новых структурных единиц. |
Отражение структурного подразделения в штатном расписании компании
Когда компания составляет штатное расписание, она может отразить в нем структурные единицы, а может просто перечислить должности без структурной разбивки. Все зависит от формы документа, которую использует организация.
Если это стандартная унифицированная форма Т-3, то названия подразделений указывать нужно, для этого предусмотрены отдельные строки. А если работодатель разработал свою форму, то там названий отделов и служб может и не быть, и это не будет считаться ошибкой.
В штатном расписании прописывают все структурные подразделения, и внешние и внутренние. Можно указывать как простые названия структурных частей, например, «экономический отдел», так и сложные, как «департамент продаж» и тут же сразу «отдел реализации» и «отдел рекламы», которые в него входят. ограничений на наименования нет.
|
|
Важно! Если в подразделении числится только один работник (бывает и такое), то вносить структурную единицу в штатное расписание все равно придется. Штатка содержит сведения о количестве работников, которое нужно компании, чтобы она нормально функционировала, и количестве денег на их зарплату. Поэтому, чтобы информация была полная и объективная, не стоит никого исключать. |
Подробнее о штатном расписании и можно ли обойтись без него.
Руководителей обособленных структурных частей могут наделить полномочиями для составления своего штатного расписания. Но, согласно ч.3 ст. 55 ГК РФ, филиалы и представительства не считаются отдельными юридическими лицами, поэтому такой документ должен быть в составе общего штатного расписания. Оригинал будет храниться в головном офисе, а в филиале – только выписка, заверенная соответствующим образом.
Порядок, в котором вносят структурные ячейки в штатку, бывает любым, законодательство это никак не ограничивает, но целесообразнее все же придерживаться принципа иерархии, то есть сначала указать наиболее значимые единицы, например, административный блок, расчетный отдел, потом по степени убывания значимости.
Филиалы и представительства можно вписывать в общем порядке, никак не выделяя, но если у этих обособок свое штатное расписание в составе общего или просто хочется подчеркнуть, что это отдельные внешние подразделения, можно указать их в самом начале со всей их структурой, а потом перейти к головной компании.
Рядом с названием в форме Т-3 есть графа «код структурного подразделения» или еще называют индекс структурной единицы. Первому в списке отделу или службе прописывают код «01», потом «02», «03» и далее, пока не пронумеруют все части структуры компании.
Если указывают «сложное» наименование структурной ячейки, в составе которого есть более мелкие части, то номер структурного подразделения будет состоять из нескольких цифр.
Например, «Экономический отдел» с кодом 04, в составе которого «Отдел планирования» и «Отдел анализа», у них будет код «04.1» и «04.2». Вместо точки допускается использование дефиса или косой черты.
Менять коды не рекомендуется, чтобы не возникало путаницы в документах.
Если подразделение расформировали и исключили из штатного расписания, то номер структурной единицы никуда не девается, он продолжает числиться за несуществующим отделом или службой, его называют «пустой индекс». Занимать его нельзя до тех пор, пока не истечет срок хранения документов, в которых этот индекс использовался.
Чтобы добавить в штатное расписание новую структурную ячейку, достаточно внести корректировку, а чтобы исключить – стоит соблюдать определенные правила.
Чтобы не нарушить законодательство, нужно посмотреть, числятся ли работники в этом подразделении или нет. Если персонал уволили или перевели и отдел по сути расформировали, то штатное расписание меняют как в случае переименования. Издают приказ о внесении изменений или утверждают штатку в новой редакции.
Если же сотрудники есть, то убрать подразделение из общей структуры не выйдет. Придется проводить сокращение штата и только потом издавать приказ об исключении отдела или службы из штатного расписания.
Подробнее о сокращении, как провести его без судебных рисков.
- Комментарии