Как писать заявление на отпуск: правила оформления для разных случаев

Не все сотрудники знают, как правильно оформить заявление для будущего отпуска. А между тем, даже небольшая ошибка может привести к ошибкам при расчете отпускных или ненужным трудовым спорам. Поговорим в этой статье, как писать заявление на отпуск, разберем правила оформления для разных видов отпусков.

Выясним как писать заявление на отпуск, основные требования к форме и содержанию: ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы и в связи с материнством. Определим, какие из них и в каком случае по закону обязательны.

Узнайте виды отпусков по категориям работников.

Образец заявления на отпуск за свой счет Образец заявления на учебный отпуск Образец заявления о предоставлении отпуска по беременности и родам

Нужно ли заявление на очередной отпуск

В соответствии с ТК РФ и кадровой практикой, работникам предоставляют следующие основные виды отпусков:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск (28 календарных дней, для отдельных категорий сотрудников – удлиненный);

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (за работу во вредных условиях, ненормированный день и др.);

• отпуск без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам);

• отпуск по БиР (на период беременности и родов);

• отпуск по уходу за ребенком;

• учебный отпуск (для тех, кто совмещает работу с обучением);

• отпуск с последующим увольнением.

Несмотря на то, что цели для написания прошения могут быть разными, форма для таких заявлений всегда одна. Однако в одном случае можно обойтись без заявления, а в других – нет. Подробнее – в таблице ниже.

Например, если все сотрудники идут отдыхать строго по утвержденному графику (речь идет о ежегодном оплачиваемом отпуске), по закону заявление о предоставлении отпуска писать не обязательно – работодатель сам уведомляет работника о начале отпускных за две недели. Однако на практике многие работодатели и кадровики все равно просят написать его, чтобы не путаться во внутренней документации или на случай незапланированных трудовых споров.

Порядок подачи заявления на отпуск в зависимости от вида отпуска

Получается, что заявление обязательно требуется, если речь идет об отпусках:

• вне графика;
• за свой счет;
• учебных, декретных, социальных и дополнительных;
• при последующем увольнении.

Что писать в заявлении на отпуск без заработной платы

Отпуск без сохранения зарплаты работодатель предоставляет любому сотруднику. Взять отпуск за свой счет можно несколько раз за рабочий год. При этом такой отпуск согласовывают с работодателем, и он имеет право отказать в таком отпуске, кроме случаев указанных в ТК РФ. Для предоставления отпуска нужно письменное заявление на отпуск без заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Заявление на отпуск без сохранения зарплаты можно подать по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. 

Также отпуск за свой счет предоставляют определенным категориям сотрудников:

• работающим инвалидам;

• пенсионерам;

• участникам ВОВ;

• совместителям, когда отпуск по основному месту короче; и др. (ст. 128, 286 ТК РФ).

В заявлении на отпуск без заработной платы важно указать не только дату начала и продолжительность, но и наличие основания.

Образец заявления на неоплачиваемый отпуск можно найти здесь

Нужно ли составлять заявление на отпуск по БиР

Судя по содержанию ст. 225 ТК РФ, беременные обязаны писать заявление и прикладывать к нему листок нетрудоспособности, который они получают в женской консультации.

Как написать заявление на отпуск: заявление на отпуск по БиР составляют в произвольной форме. В нем указывают основание (листок нетрудоспособности), продолжительность отпуска и желаемая дата его начала. Если дата начала отпуска совпадает с датой, указанной в больничном, ее можно не указывать.

В заявлении на отпуск по БиР обязательно указывают формулировку «на основании выданного листка нетрудоспособности», саму причину просьбы, дату желаемого ухода и его длительность согласно электронному больничному листку. Пример можно посмотреть здесь. 

Есть еще и другой вид отпуска, который связан напрямую с этим периодом — отпуск по уходу за ребенком. Официально он именуется именно так, а не отпуск до 1, 5 или трех лет. 

Кроме самой матери заявление о предоставлении отпуска от своего имени могут подать:

• отец или отчим новорожденного;
• бабушка или дед;
• официально назначенный опекун.

В заявлении работника на отпуск по уходу должно быть указано:

• адресат и адресант заявления;

• четко сформулированная просьба с указанием возраста ребенка, после которого сотрудник или сотрудница вернутся к своим обязанностям;

• ссылка на свидетельство о рождении (с приложением копии).

Наличие справки о том, что другой родитель не получает пособие и не находится в декрете, в самом тексте прописывать не надо.

Более подробно об остальных нюансах предоставления отпускных родителям читайте здесь.

Важно! Даже если у женщины есть больничный лист, без заявления работодатель не вправе предоставить отпуск по БиР и соответствующие выплаты. Отпуск предоставляется только по инициативе самой женщины, что она, с юридической точки зрения, и показывает своим заявлением.

Что писать, если заявителю нужен учебный отпуск

Учебный отпуск предоставляют сотрудникам, которые учатся в вузах и колледжах и параллельно работают. Заявление о предоставление учебного отпуска пишется в свободной форме, но обязательно должно быть подкреплено справкой-вызовом из учебного заведения.

Важные нюансы:

• справка-вызов обязательна, она и будет основанием предоставления отпускных;
• о желании пойти в отпуск лучше предупреждать заранее, чтобы работодатель успел издать приказ и оформить положенные выплаты;
• по возвращению к работе предоставьте или попросите сотрудника предоставить справку-подтверждение о прохождении сессии или учебы.

Как написать заявление на учебный отпуск. В заявлении указывают те же начальные реквизиты, что и в других заявлениях (шапка, адресат, кто заявитель и пр.), просьбу с традиционной формулировкой «прошу предоставить мне учебный отпуск», временные рамки начала и конца отпускных, ссылку на учебное заведение и справку-вызов с датой подачи и подписью. 

Увидеть примерный текст заявления можно здесь

Как оформить заявление на увольнение в отпуске

Отпуск с последующим увольнением – это ситуация, когда сотрудник использует положенные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, а после их окончания может сразу расторгнуть договор с работодателем. Такой вариант позволяет сотруднику отдохнуть перед сменой рабочего места и не терять право на отпускные выплаты, но обязательно нужно подать заявление на увольнение в отпуске.

Важные нюансы:

• заявить о своем желании уволиться, не выходя из отпуска, нужно минимум за две недели до даты увольнения – это стандартный срок предупреждения работодателя по ТК РФ;
• дата увольнения – это последний день отпуска, в этот день трудовые отношения считаются прекращенными;
• отозвать такую просьбу можно только до начала отпускных и если на это место уже не приглашен другой специалист.

Как писать заявление на отпуск с последующим увольнением: даты начала и окончания отпуска, формулировку «с последующим увольнением по собственному желанию».

Что еще нужно указать в заявлении работника на отпуск

Несмотря на то, что форма для большинства заявлений о предоставлении отпуска свободная, чтобы документ считался юридически корректным, важно соблюдать определенные требования и проставлять обязательные для формы документа реквизиты:

• наверху справа должна быть строка с адресатом и адресантом прошения,
• в основной части – суть просьбы и основание для ухода в отпуск,
• в завершении, в левой части листа – реквизиты для визирования (с указанием дат, подписей и пр.)

Можно ли принимать от сотрудников распечатанные заявления о предоставлении отпуска. Да, как утверждает Роструд, заявление можно писать от руки или распечатать. Но и здесь есть пара своих нюансов:

1. Если вы принимаете заявление на отпуск без заработной платы, попросите сотрудника написать его от руки, а не печатать. Так в случае судебного иска будет легче доказать тот факт, что заявитель сам пожелал пойти в отпуск без содержания. 
2. В печатном варианте обязательно должны быть все классические для заявления реквизиты (какие именно, мы рассказали выше).

Какой бы ни была указана причина в заявлении, одного его недостаточно, чтобы отпустить сотрудника на отдых. Узнайте все о пакете документов, который вам понадобится в этом случае, с новыми курсами по кадровому делу от ИПК. Шаблоны, пояснения и ссылки на законы — все в одном месте и в удобном онлайн-формате. Познакомиться с программой курса можно здесь. 

Важно! В шапке документа не надо писать причину отпуска, например, – заявление на ежегодный отпуск. Все это объясняют в основной части теста, а сверху пишут только вид документа – заявление.

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2025 году Изменение графика отпусков: как внести коррективы Когда можно отозвать сотрудника из отпуска Как оформить отпуск совместителя