График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить

Как составляется график отпусков по Трудовому кодексу

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

• План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
• График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
• Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
• План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

Дата утверждения графика отпусков на 2021 год

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Что будет, если нарушить срок составления графика отпусков на 2021 год

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

• 30000–50000 рублей — для компаний.
• 1000–5000 рублей — для ИП.
• 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Заполнение графика отпусков на 2021 год

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

• Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
• Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
• Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

• Инвалиды — 30 дней.
• Несовершеннолетние — 31 день.
• Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Что еще надо учесть

Поскольку изменения в трудовом законодательстве не редкость, даже опытных кадровиков интересует, надо ли составлять график отпусков на 2021 год по новым правилам.

Кардинальных перемен нет. Нужно лишь помнить, что расширился список льготников — теперь к ним добавились родители, которые воспитывают троих или более детей моложе 12 лет (статья 262.2 введена законом №360-ФЗ от 11.10.2018).

В список тех, кто в будущем году может сам выбирать время ухода в отпуск, попадают:

• работники моложе 18 лет — статья 267 ТК;
• женщины перед или сразу после отпуска по БиР, а также сотрудницы, у которых только что закончился отпуск по уходу за ребенком — статья 260 ТК;
• почетные доноры России — ФЗ №125 от 20.07.2012;
• супруги военных, находящихся в отпуске — ФЗ №76 от 27.05.1998;
• родители трех и более детей до 12 лет — статья 262.1 ТК;
• родители или опекуны несовершеннолетнего инвалида — статья 262.1 ТК;
• работники, здоровье которых было подорвано при ликвидации аварии на ЧАЭС — закон №1244-1 от 15.05.1991;
• сотрудники, чей отпуск был прерван по производственной необходимости — статья 125 ТК.

Если представители перечисленных категорий назовут конкретные периоды своего отпуска, удовлетворите их пожелания.

Учтите также и то, что:

• Мужья, чьи жены находятся в декрете (по беременности и родам), могут взять ежегодный отпуск вне очереди на этот же период. Отказывать им не стоит, чтобы не нарушить положения части 4 статьи 123 ТК.
• Родитель (попечитель или опекун), который работает на Крайнем Севере или в приравненном к нему регионе, вправе требовать ежегодный отпуск в период, когда ему надо сопроводить несовершеннолетнего ребенка к месту поступления или учебы, если это находится в другой местности. Это установлено частью 5 статьи 322 ТК.

В какой форме заполнять

Закон не навязывает работодателям обязательную форму графика отпусков. Можно использовать унифицированную Т-7 (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004), а можно разработать таблицу самостоятельно.

Допустимо ведение на бумаге или в электронном виде. Это документ первичной отчетности, поэтому надо соблюсти ряд правил.

Обязательно:

1. Указать все первичные реквизиты, предусмотренные статьей 9 ФЗ №402 от 06.12.2011. В их числе: данные работника (ФИО, должность, табельный номер, название подразделения), данные об отпуске (начальная дата, планируемая длительность, ячейки для фактической продолжительности).
2. Обозначить дату создания и выделить место для подписи руководителя.
3. Соблюсти требования об электронной подписи (ФЗ №63 от 06.04.2011), если выбран электронный формат.

График готов: как правильно утвердить и ознакомить

Наиболее острый вопрос — надо ли утверждать график отпусков приказом? Закон не дает однозначного ответа и не требует издавать отдельный приказ, поэтому мнения специалистов разделились. Ясно одно — утверждать график обязательно.

В унифицированной форме Т-7 есть выделенная графа для подписи руководителя компании. Эта подпись, по сути, и является утверждением. Однако если в ваших локальных правилах есть пункт о приказе, необходимо издать и его. Отдельное распоряжение нужно и там, где используют самостоятельно разработанные формы без графы для подписи главы компании. Подпись руководителя кадровой службы не означает, что график утвержден. На предприятии есть профсоюз? Не забудьте согласовать план и с ним.

Второй важный момент — надо ли знакомить работников под подпись? Он напрямую связан с определением, является ли график отпусков нормативным актом. Здесь тоже нет четкости со стороны закона. В судебной и административной практике есть примеры признания отпускного плана локальным нормативным актом и назначения работодателям наказаний за отсутствие подписей ознакомленных работников.

Другие вопросы о ЛНА разбираем в этой статье.

Мы рекомендуем ознакомить персонал с графиком сразу после его утверждения. Это можно сделать двумя способами:

1. Предусмотреть непосредственно в таблице графу «Ознакомлен».
2. Оформить отдельным приложением к графику бланк ознакомления.

Как внести изменения

Жизнь часто вносит коррективы в планы, даже если это утвержденный отпускной график. Необходимость внесения в него корректив возникает довольно часто, и закон позволяет это делать.

Например, так:

• Сделайте дополнительную запись о переносе и укажите длительность. В форме Т-7 под это отведены столбцы 8–10. Зачеркивать и исправлять первоначальную дату не надо. Обязательно оформите соглашение сторон.
• За 2 недели до наступления уточненного отпуска уведомьте сотрудника под подпись. Или получите от него заявление на отпуск с указанием правильной даты.

Порядок внесения правок в план отпусков надо отразить в ПВТР.

Больше о принципах разработки правил внутреннего распорядка — в этой статье.

Как составить правильный график отпусков-2021: пошаговый алгоритм

Подытоживая все вышесказанное, можно составить такой алгоритм.

Шаг 1. Соберите пожелания работников о периодах отдыха. Помните, что некоторым категориям сотрудников вы обязаны идти навстречу. Даже если какой-то участок «оголится» на время. На этом этапе могут понадобиться переговоры с сотрудниками.

Шаг 2. Проанализируйте производственные нужды и возможности замещения. Составьте проект графика с учетом государственных нерабочих дней и неиспользованных отпусков, если у кого-то они есть. В первую очередь проставьте периоды для льготников, затем — для всех остальных.

Шаг 3. Согласуйте проект с представителем профсоюза, если этот орган есть на вашем предприятии.

Шаг 4. Утвердите график отпусков на 2021 год. Срок — до 17 декабря 2020-го.

Шаг 5. Ознакомьте персонал под подпись.

Управление оплатой труда: правовые и управленческие вопросы

9882

Пошаговый алгоритм подготовки к ГИТ с 2020 года

5956