График отпусков 2025: как составить и утвердить

График отпусков на 2025 год – обязательный документ для любой компании, где есть работники по трудовому договору. Рассказываем в статье про нюансы составления графика отпусков по разным категориям работников, с учетом актуальных разъяснений Минтруда и Роструда.

Бланк графика отпусков (форма Т-7)

Когда утверждают график отпусков

График отпусков на 2025 год утверждают не позднее, чем за две недели до нового года (ст. 123 ТК РФ). В этом году это 17 декабря, но в других даты могут меняться, если 17-е число выпадает на выходной день.

Перед тем, как утвердить график отпусков, нужно получить мотивированное мнение профсоюза, если он есть в организации. При этом это мнение не обязательно должно быть положительным – его просто надо получить. В статье 372 ТК РФ написано, как это сделать.

Если представительного органа работников нет, то график будет полностью односторонним документом работодателя. В Трудовом кодексе нет требований о том, чтобы учитывать пожелания работников при его составлении. Исключение – «льготники», о которых расскажем в разделе «Как отразить в графике отпусков 2025 отдельные категории работников».

Приведенные выше требования к графику – единственные, которые есть в законодательстве. Трудовой кодекс не регулирует, в каком порядке и по какой форме надо его составлять. Эти вопросы работодатель решает самостоятельно.

Роструд в своем телеграм-канале рекомендовал следующий порядок при составлении графика отпусков организации:

• собрать пожелания работников;
• составить график;
• согласовать его с профсоюзом (при наличии);
• утвердить у руководителя.

Но мнение Роструда не относится к нормативным актам. Повторим, что в законе нет требований об учете пожеланий работников при планировании отпусков на год.

Совет. Если вы хотите договориться о разделении отпуска работника на части еще на этапе составления графика отпусков, то лучше запрашивать пожелания работников. Это можно организовать через руководителей структурных подразделений. Пропишите порядок в своем локальном нормативном акте и ознакомьте с ним работников.

По какой форме составляют график отпусков на год

Есть унифицированная форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но она носит рекомендательный характер.

Работодатель может использовать Т-7 для составления графика, либо дополнить ее своими графами, либо вообще разработать собственную форму. Выбранный вариант надо закрепить приказом или в локальном нормативном акте организации.

Скачать бланк Т-7 для графика отпусков 2025 Excel можно здесь.

Кого включают в график отпусков организации

Работодатель должен планировать отпуска для всех работников в штате на дату утверждения графика отпусков, включая совместителей, декретников и «срочников», трудовой договор с которыми истекает в следующем году. Такую же позицию занимают Роструд (Информация в телеграм-канале от 24.11.2024) и Минтруд (Письмо от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Но из этого правила могут быть исключения:

1. Мобилизованные сотрудники. Работодатель приостанавливает с ними трудовой договор на период мобилизации в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ. По мнению Роструда, из-за этого таких сотрудников не обязательно включать в график отпусков организации. При этом у мобилизованных продолжает копиться отпускной стаж. Считаем, что не будет нарушением, если включить в график таких работников, но без даты начала отпуска. Так будет удобнее для подсчета накопленных дней отдыха.
2. Дистанционные работники. Нет единой позиции, нужен ли график отпусков для «удаленщиков». Дело в том, что по закону работодатель может устанавливать порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска дистанционным работникам в коллективном договоре или ЛНА, либо вообще прописать его в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Это относится к тем, кто работает на «удаленке» постоянно. Если сотрудник трудится в таком режиме временно, или для него не установили особый порядок, то тогда его включают в график отпусков.

Важно! Не включайте никогда в график отпусков организации исполнителей по договорам ГПХ. Это один из признаков трудовых отношений, по которым гражданско-правовой договор могут переквалифицировать в трудовой. С соответствующими налоговыми и зарплатными последствиями.

Как отразить в графике отпусков 2025 отдельные категории работников

Есть группы сотрудников («льготников»), которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время. Например, это:

• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет;
• работник – в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
• работники, пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф;
• супруги военнослужащих;
• ветераны;
• работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;
• работники, удостоенные высшего звания или награжденные государственным орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда);
• работники, которые ранее были отозваны из отпуска, в части неиспользованной в связи с этим части отпуска;
• работники в возрасте до 18 лет.

Учитывайте пожелания льготников при составлении графика отпусков. Например, соберите от них письменные заявления в свободной форме, где работники укажут, когда они хотят отдохнуть. При этом учитывайте, что в течение года льготники могут передумать, и по ним в графике все равно будет отклонение планируемой даты начала отпуска от фактической. Это не нарушение.

Обратите внимание! Указывайте в графике отпусков работников полное количество дней отпуска, которое положено сотруднику за рабочий год, за вычетом тех дней, что он отгулял «авансом». По льготникам возможно авансирование отпуска, и это риск работодателя, заложенный в законодательстве.

Следующая категория, которая вызывает вопросы у кадровиков, – «вредники». Они имеют право на дополнительный отпуск в количестве не менее 7 календарных дней. При этом стаж для такого отдыха считают по фактически отработанному во вредных условиях времени. 

Планируйте в графике отпусков 2025 полное количество дней дополнительного отпуска, положенного «вреднику». На момент ухода в отпуск вы предоставите те дни, которые сотрудник заработал по факту. Причину отклонений укажите в графе «Примечание».

Совместителей включайте в график отпусков на 2025 год следующим образом:

1. По внутренним совместителям укажите два табельных номера и две должности, но один период отпуска и по основной работе, и по работе по совместительству.
2. Дату начала отпуска внешних совместителей укажите по сведениям с основного места работы, если они есть (ст. 286 ТК РФ). Если таких данных нет, не заполняйте графу «Дата начала отпуска». Совместители уходят в отпуск одновременно с отпуском по основной работе.

Обязательно включите в график сотрудников на срочном трудовом договоре, срок действия которого заканчивается в следующем году. При этом исходите из предположения, что трудовой договор может быть продлен или перейти в разряд бессрочных, и планируйте им отпуск по общему правилу.

Как отразить в графике отпусков на 2025 год основной и дополнительный отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных дней, которые положены работникам по требованиям закона или по локальному нормативному акту работодателя.

Продолжительность основной части составляет:

• 28 календарных дней (к. д.) – для всех, кроме «льготников»;
• 31 к. д. – для работников, не достигших возраста 18 лет;
• 30 к. д. – для инвалидов;
• 30–40 суток – для профессиональных спасателей в зависимости от стажа непрерывной службы;
• 42 к. д. или 56 к. д. – для отдельных категорий педагогических работников;
• 49 к. д. или 56 к. д. – для работников, занятых на работах с химическим оружием.

Дополнительный отпуск дается «вредникам»; работающим в условиях Крайнего Севера; сотрудникам с ненормированным рабочим днем или с особыми условиями работы. Это категории по закону, но работодатель может дать такие льготы и другим группам сотрудников.

По закону при установлении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска суммируют основной отпуск с дополнительным (ст. 120 ТК РФ). В графике отпусков это будет одно число – общее количество дней отдыха работника в календарном году.

Мы не рекомендуем делить основной и дополнительный отпуск. Количество дней в них лучше указать в графе «Примечание», чтобы было проще вести учет. Трудовой инспектор может расценить разбивку на основной и дополнительный отпуск в графе «Количество дней отпуска» как разделение отпуска на части без соглашения с работником. А это нарушение.

Как указать в графике отпусков 2025 дату начала отпуска

Есть два варианта, как можно указать дату начала отпуска в графике отпусков на 2025 год:

• месяц – такой способ поддерживает Минтруд;
• конкретную дату – это вариант Роструда.

Первый способ – более гибкий и дает меньше отклонений при фактическом исполнении графика отпусков организации. Но при нем могут быть конфликты с сотрудниками по дате их фактического отдыха. И работодателю будет трудно определить, в какой срок уведомить работника, чтобы не нарушить правило «не позднее, чем за две недели» (ст. 123 ТК РФ).

Совет. Включите в форму графика отпусков графу «Подпись работника об ознакомлении». Когда работник расписывается в утвержденном графике отпусков, это и будет уведомлением о начале его отпуска. Так работодатель не нарушает правило «не позднее, чем за две недели».

Что еще учесть при составлении графика отпусков и его исполнении

Приведем еще несколько важных правил планирования графика отпусков на 2025 год, о которых следует помнить работодателю.

1. График отпусков составляют на календарный год, но планируют отпуск на рабочий год сотрудника. Напомним, что он начинается с даты приема на работу и длится 12 месяцев. Есть периоды, которые «сдвигают» его окончание — это время, которое не входит в отпускной стаж по ст. 121 ТК РФ. Например, прогулы и отстранение от работы.
2. Роструд рекомендует включать в график отпусков задолженность по отпускам за предыдущие годы (Информация в телеграм-канале от 24.11.2024). Но это не императив. У работодателя есть два варианта, как предоставить накопленные дни отпуска – по графику или по отдельному соглашению с работником (Определение 3-го КСОЮ от 11.05.2022 по делу N 88-8007/2022).
3. Отпуск можно делить на части по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). При этом одна из них должна быть не менее 14 дней. График отпусков сотрудников – это не соглашение сторон, поэтому безопаснее всего отражать в нем отдых работника целой неделимой частью. Но закон не запрещает заранее получить от работника заявление о разделении его отпуска на части и завизировать его у руководителя. Это уже будет соглашение сторон, которое можно отразить в графике отпусков.

Еще один момент по сотрудникам, которых будут принимать на работу в 2025 году. Не нужно ради них изменять график отпусков 2025. С ними вопрос отдыха решают в индивидуальном порядке, по отдельному приказу. По аналогии не нужно делать график отпусков компаниям, которые будут созданы в 2025 году. Они начнут планирование отдыха сотрудников, начиная с периода на 2026 год.

В заключение еще раз напомним, что график отпусков должен быть у каждого работодателя. Роструд высказал мнение, что его не обязательно делать микропредприятиям и некоммерческим организациям в силу ст. 309.2 ТК РФ (Информация в телеграм-канале от 24.11.2024). Но это спорная позиция, потому что не все юристы считают график отпусков локальным нормативным актом.

Обратите внимание! График отпусков на год – обязательный документ для работника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Отклонения от него возможны только по причинам, указанным в ст. 124 и 125 ТК РФ (например, отзыв из отпуска по производственной необходимости или болезнь сотрудника), а также по «льготникам».

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2025 году Изменение графика отпусков: как внести коррективы Когда можно отозвать сотрудника из отпуска Как оформить отпуск совместителя