График отпусков 2024: как составить и утвердить

До 15 декабря 2023 года работодатель должен составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Это обязательно по 123 ТК РФ. Если этого не сделать, то работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ как за нарушение трудового законодательства. Рассказываем в статье про составление графика отпусков на 2024 год.

Бланк графика отпусков (форма Т-7)

Какие требования ТК РФ есть к графику отпусков на год

Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью:

• в общем случае – 28 календарных дней;

• некоторым категориям работников, например, в возрасте до 18-ти лет – удлиненный ежегодный отпуск.

Кроме того, «вредникам», а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем по закону положен дополнительный оплачиваемый отпуск.

Трудовой кодекс прямо запрещает не отпускать работника на ежегодный отдых в течение двух лет подряд. Чтобы не страдал производственный цикл, сотрудники уходят в отпуск не по своему желанию, а с установленной в графике отпусков очередностью. Основные требования указаны в ст. 123 ТК РФ:

1. График утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа. Это значит, что руководитель не обязан принимать мнения всех работников о том, когда им удобно пойти на отдых. На практике кадровики собирают предложения в график отпусков от сотрудников, но окончательное решение принимает все-таки работодатель с учетом непрерывности производственного цикла. 

Есть только несколько категорий «льготников», кто может уйти в отпуск в удобное для себя время, но это не общее правило. О них мы расскажем в следующем разделе.

Мнение профсоюза тоже не должно быть обязательно положительным. Его нужно просто получить. Порядок описан в ст. 372 ТК РФ.

2. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года. То есть в 2023 году – не позднее 15 декабря, в последний рабочий день по пятидневной неделе.

3. График отпусков обязателен для работника и работодателя. На практике это означает, что ни одна сторона не может в одностороннем порядке изменить его сроки. Например, сотрудника нельзя уволить за прогул, если он уйдет в отпуск по графику без приказа работодателя. Об этом пишет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф». И, наоборот, работодатель может отправить сотрудника на отдых по графику, даже если тот передумал и хочет уйти в другие сроки.

4. Работодатель предупреждает работника о времени начала отпуска не позже, чем за две недели. Это важное правило. Если сотрудника не предупредить в срок, он получит право перенести свой отпуск на удобное для себя время.

5. Ежегодный основной и дополнительный отпуска суммируются. Все остальные отпуска не должны накладываться друг на друга. То есть нельзя планировать ежегодный отдых сотрудника на период его учебного отпуска, или предоставлять накопленные дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом в период ежегодного отпуска.

Любое отклонение от утвержденного графика может рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Поэтому кадровик должен знать, как правильно составить этот документ, как его исполнять, как вносить изменения.

Как оформить и утвердить график отпусков на 2024 год

Учитывайте, что работодатель сам решает, когда и кого из сотрудников он отправит на отдых. График отпусков – это не письменное соглашение сторон трудового договора, а директивный документ. Из этого следует, что работодатель вообще не должен учитывать пожелания от сотрудников по срокам при его составлении.

Есть отдельные категории работников, которые могут пойти в отпуск, когда захотят. Это так называемые «льготники», и о них мы расскажем ниже. Но их тоже нужно включить в график отпусков 2024. Отклонения по ним от плана не будут нарушением.

На практике многие работодатели все-таки учитывают пожелания работников по срокам ухода на отдых. И примерный алгоритм составления графика отпусков может выглядеть так:

1. Непосредственные руководители собирают предложения от работников, когда те хотели бы пойти в отпуск, если такой механизм принят в компании. Они же распределяют даты по подчиненным сотрудникам с учетом бесперебойной работы структурного подразделения.

2. Кадровик на основе предложений формирует проект графика отпусков, проверяет сроки по требованиям ТК РФ. В график он включает всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе лиц на срочном трудовом договоре сроком действия менее шести месяцев. С одной стороны, право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после полугода постоянной работы у данного работодателя согласно ст. 122 ТК РФ. С другой стороны, право на отпуск имеют все работники.

3. Кадровик направляет проект графика отпусков на год в профсоюз для получения мотивированного мнения.

4. Руководитель утверждает график отпусков сотрудников на следующий год.

5. Кадровик ознакамливает работников с документом под личную подпись или иным способом, принятым в компании.

Повторим, что в график отпусков на 2024 год надо включать всех работников. Лиц по договорам ГПХ в нем не учитывают – их труд не регулируется трудовым законодательством.

По дистанционщикам и мобилизованным работникам будут нюансы. «Удаленщиков» включают в график отпусков, если особые условия предоставления им отпуска не установлены коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Роструд советует мобилизованных работников в график отпусков не включать, ведь трудовой договор с ними приостанавливается. Но таким сотрудникам продолжает идти отпускной стаж. Чтобы его не потерять, безопаснее включать мобилизованных в график, а в графе «Примечание» ставить отметку о приостановке трудового договора.

Какие гарантии «льготникам» предусмотреть в графике отпусков организации

Есть ряд категорий работников, которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время, независимо от установленной очередности или стажа у данного работодателя, например:

• муж женщины, которая находится в отпуске по беременности и родам — ст. 123 ТК РФ;
• супруги военных, находящихся в отпуске — ч. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 №76-ФЗ;
• почетные доноры России — ст. 23 Закона от 20.07.2012 №125-ФЗ;
• женщины перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него, а также после отпуска по уходу за ребенком — ст. 260 ТК РФ;
• работники до 18-ти лет — ст. 267 ТК РФ;
• один из родителей или опекунов ребенка-инвалида до 18-ти лет — ст. 262.1 ТК РФ;
• многодетные родители детей до 18-ти лет, пока младшему не исполнится 14 лет — ст. 262.2 ТК РФ;
• бывший мобилизованный или контрактник в течение шести месяцев после возобновления трудового договора — ст. 351.7 ТК РФ;
• работник, которого отозвали из отпуска по производственной необходимости — ст. 125 ТК РФ;
• сотрудник, которого за две недели не предупредили о начале отпуска, или которому не выплатили вовремя отпускные — ст. 124 ТК РФ;
• ликвидаторы аварии на ЧАЭС — ст. 15 Закона РФ от 15.05.91 №1244-1.

Это означает, что в графике этим работникам ставят сроки ухода в отпуск по их желанию. Также эти сотрудники могут написать заявление на отдых в удобное для себя время.

Обратите внимание! Работодатель обязан по просьбе работника Крайнего Севера-родителя ребенка до 18-ти лет предоставить тому ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть не менее 14 дней для сопровождения ребенка на поступление в образовательное учреждение в другой местности — ст. 322 ТК РФ. Для других категорий сотрудников отпуска по их желанию при подготовке детей к школе или на 1 сентября даются по решению работодателя или если это установлено коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА).

Продолжительность отпуска и его частей

Ежегодный отдых состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных дней, которые даются работникам по требованиям закона или по локальному нормативному акту работодателя.

Продолжительность основной части составляет:

• 28 календарных дней (к. д.) – для всех, кроме «льготников»;

• 31 к. д. – для работников, не достигших возраста 18 лет;

• 30 к. д. – для инвалидов;

• 30-40 суток – для профессиональных спасателей в зависимости от стажа непрерывной службы;

• 42 к. д. или 56 к. д. – для отдельных категорий педагогических работников;

• 49 к. д. или 56 к. д. – для работников, занятых на работах с химическим оружием.

Дополнительный отпуск дается «вредникам»; работающим в условиях Крайнего Севера; сотрудникам с ненормированным рабочим днем или с особыми условиями работы. 

Ежегодный отдых можно делить на части. При этом одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней, а остальные могут быть любой продолжительности.

Но есть один нюанс. Разделить отпуск на части согласно ст. 125 ТК РФ можно только по соглашению между работником и работодателем. Роструд еще раз напомнил об этом в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477. Это означает, что работодатель не вправе в одностороннем порядке не только делить отпуск сотрудника, но и устанавливать его продолжительность. Иначе у сотрудников трудовой инспекции будут претензии к работодателю.

На практике работодатели используют один из двух вариантов:

1. В графике указывают отпуск полностью, без деления на части. Потом разделение отпуска на части оформляют письменным соглашением с сотрудником. Оно служит основанием для издания соответствующего приказа. Изменения отражают в графе 7 «Фактическая дата отпуска». В столбце «Примечание» приводят реквизиты приказа. Либо получают письменное заявление работника с просьбой разделить отпуск на части, визируют документ у руководителя.

2. Сразу указывают в графике деление отпуска на части. При выборе этого варианта, нужно иметь доказательства, почему отпуск разделен на части, чтобы доказать свою позицию Роструду.

Важно! Нерабочие праздничные дни в общую продолжительность ежегодного отпуска не включаются. Об этом тоже надо помнить при составлении графика отпусков на 2024 год. При этом работодатель вправе спланировать отдых работника так, что первый день придётся на выходной. Роструд разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что законодательство не устанавливает правил для определения начала отпуска.

Форма графика отпусков

Есть унифицированный бланк Т-7, который работодатель может применять для планирования. Либо организация вправе разработать свою форму графика отпусков и утвердить ее приказом, поскольку формы Госкомстата добровольны к применению.

Скачать график отпусков (форма Т-7) вы можете по ссылке.

В любом случае бланк нужно закрепить документально, чтобы все работники компании знали единые правила. 

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать заполненный график отпусков приказом. Это необязательно. График отпусков составляется и принимается в том же порядке, что ЛНА. Подпись руководителя на нем — это гриф утверждения. Приказ оформляют, если хотят дать организационные поручения в связи с введением в действие ЛНА. Например, ознакомить с графиком в такой-то срок сотрудников и представить копии графика с подписями в отдел кадров.

Важно! Минтруд считает, что ознакомить под подпись работников с утвержденным графиком отпусков по правилам ст. 22 ТК РФ необязательно. Достаточно не забыть письменно уведомить сотрудника за две недели до начала отдыха. Такую позицию Минтруд высказал в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846. Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления работников с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно. Например, компания вправе вывесить утвержденный документ на корпоративной Доске объявлений.

Как вносить изменения в график отпусков

Документ действует год, и за это время в компании могут произойти изменения. Например, прием на работу новых сотрудников или увольнение старых. Это влияет на график отпусков.

Изменения в ЛНА по общему правилу вносятся в том же порядке, в котором он утверждался: составляется проект, получается мнение профсоюза, утверждаются поправки. Исключение касается только случаев фактических отклонений по уважительным причинам, например:

• «льготник» воспользовался своим правом уйти на отдых в удобное для себя время;
• отпуск продлен или перенесен из-за болезни сотрудника.

При таких исключениях кадровик отмечает в графике фактический период, в который отдыхал работник.

Читайте также: «Изменение графика отпусков — как внести коррективы».

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2024 году