Как писать заявление на отгул в разных ситуациях

Хотя слово отгул употребляется довольно часто, в трудовом законодательстве такого термина нет. Обычно под этим понимают дополнительный выходной, который дают взамен за переработанные дни или часы – например, если кто-то работал в выходные, праздники или сверхурочно. 

Казалось бы, все просто, но иногда проблемы с предоставлением отгулов начинаются уже на стадии составления заявления. Как в этот момент избежать проблем с формулировками, возможными проверками и даже судами и что предусмотреть заранее, расскажем в этой статье.

Образец заявления на отгул в счет отпуска Образец заявления на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам

Заявление на отгул – основания

Отгул можно дать тому, кто:

• отработал своей нормы часов (в такой ситуации предлагают компенсацию в виде дополнительного дня отдыха или допвыплату);
• трудился в свой нерабочий день и не брал после этого денежную компенсацию;
• нуждается в дополнительном дне, чтобы решить домашние дела (в этом случае можно подавать только заявление на выходной за свой счет);
• находился в командировке во время выходного или другого нерабочего дня по производственному календарю. Сюда же входят даты отъезда или приезда, даже если это произошло из-за форс-мажора (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и Трудового кодекса);
• проходит медицинский осмотр (диспансеризацию).

Отдельного внимания заслуживают донорские отгулы. Как следует из ст. 186 ТК РФ, сотруднику, сдавшему кровь, предоставляется освобождение от работы в день сдачи и на время медицинского обследования, и еще один дополнительный выходной после каждой сдачи. 

Но и здесь есть несколько нюансов:

• использовать донорский день отдыха нужно до конца текущего года, иначе он «сгорает»;
• при увольнении такое освобождение не компенсируется;
• донор имеет право использовать день отдыха в свой выходной день по графику, а не в рабочий день, что актуально, когда какие-то дни меняются по производственному календарю или начальство просит взять подработку в другой нерабочий день. 

За сколько дней нужно подавать заявление на отгул за ранее отработанное время. Хотя этой процедуры нет жестких сроков, обычно заявление подается минимум за 1-2 дня до планируемого дня отдыха, чтобы руководитель успел одобрить просьбу, а сотрудник – закрыть важные рабочие задачи. 

Но чтобы предупредить любые конфликтные ситуации, этот срок тоже лучше прописать во внутренних ЛНА.

У кого нет права на дополнительные выходные. Есть особые случаи, когда сотрудникам не положены отгулы, даже за работу в выходной день: 

• тем, кто трудится по ненормированному графику (согласно ст. 119 ТК РФ, в этом случае возможно взять только дополнительный отпуск); 
• тем, кто оформлен по краткосрочному договору (длительностью до 2 месяцев). Последним полагается только компенсационная выплата. 

Как предоставлять дни отдыха в разных ситуациях, как компенсировать неиспользованные дни при увольнении, разбираем на нашем авторском курсе. И это лишь малая часть программы курса. Это полноценная обучающая программа, после которой вы приобретете новую профессию.

Обратите внимание! Предпенсионеры и пенсионеры имеют право на два дня отдыха для диспансеризации, но для этого все равно будут нужны соответствующие медицинские справки. Более подробно о всех нюансах, связанных с диспансеризацией, читайте в следующей статье.

Как написать заявление на отгул

Какого-то унифицированного шаблона у заявления на отгул нет, поэтому его можно составить по следующему алгоритму:

1. Оформляем шапку документа. В шапке укажите:

• должность и ФИО руководителя, которому адресуется заявление,
• название организации,
• инициалы заявителя, его должность и подразделение, в котором он работает (если у компании или предприятия есть несколько подразделений).

2. Оформляем заголовок. Пишем крупно по центру – «Заявление».

3. Составляем текст. Четко сформулируйте просьбу:

• укажите дату (или даты) предполагаемого отгула;
• причину: за занятость в выходной, семейные обстоятельства и т. п.

4. В нижней части документа оставляем дату его составления и подпись.

Обратите внимание, если вы оформили отгул и уже провели их через 1С, но потом оказалось, что работы слишком много и без этого сотрудника никак не обойтись, придется издать приказ об отмене предыдущего приказа и перенести эти дни на другой срок на выбор.

Возможно ли взять отгул без заявления. Чтобы взять дополнительный выходной, одной устной договоренности будет мало: сотруднику может грозить прогул. Но на практике бывает так что начальник и работник договорились устно о выходе в выходной без приказа о привлечение к такой работе. В таком случае и отгул согласовывают без заявления. Но такая практика может быть чревата конфликтами и судебными спорами.

Как оформить заявление, чтобы отпроситься с работы на несколько часов. Каждый работодатель сам решает, как оформить уход сотрудника раньше окончания рабочего дня. Сделать это можно двумя способами.

Первый способ – дать отгул без сохранения зарплаты. Этот вариант хорош тем, что у сотрудника есть подтверждение от начальства, что досрочный уход согласован, например, с помощью переписки в мессенджерах. Минус этого способа в том, что нужно соблюдать всю процедуру оформления такого отгула с изданием распоряжений и т.п.

Заявление на отгул (образец) по семейным обстоятельствам без сохранения оплаты можно скачать в начале статьи.

Второй способ – просто указать в табеле реальное отработанное время, например, 7 часов вместо 8. С точки зрения подготовки документации, это проще и быстрее, но и здесь понадобится любое подтверждение, что уход сотрудника согласован (звонок, сообщение в переписке и т. п.). Но всегда лучше прописать порядок оформления досрочного ухода в ваших ЛНА, чтобы всем было понятно, как действовать в подобных случаях.

Можно ли написать заявление на отгул в счет отпуска. В кадровой практике есть и такие ситуации, ведь с законодательной точки зрения, отпуск можно разбивать на несколько частей. Главное – одна из них не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).

Как правило, работник просит такой отгул, потому что не хочет брать день без содержания и терять в деньгах. По сути, этот выходной считается однодневным оплачиваемым отпуском. Закон не запрещает брать по одному дню можно хоть каждую неделю, если руководство не возражает. Если сотрудник разбивает отпуск на части,

Если работник просит отгул как часть отпуска, то оформить и оплатить его должны как отпуск. Формулировка в заявлении будет такая:

«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на один день __.__.2025 года».

Эксперты Института профессионального кадровика получают множество вопросов, как применять ст. 153 Трудового кодекса. Тем более что с 1 марта 2025 года в ней появились новые нормы о компенсации отгулов за работу в выходной день при увольнении. Собрали для вас подборку разъяснений от наших экспертов из экосистемы «Кадровый обзор». Скачать можно здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Заявление на отпуск Заявления на разные виды отпуска: как оформить Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Когда можно взять отпуск частями Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам