Воинский учет 2023: как организовать в компании

Правонарушениям в сфере воинского учета граждан посвящена целая глава 21 КоАП РФ. Руководители и должностные лица организаций заплатят штраф за непредставление или несвоевременное представление сведений в комиссариаты.

К тому же, 14 апреля 2023 года подписан закон о цифровизации воинского учета. Теперь контроль за ведением ВУ станет цифровым, а взаимодействие между работником, комиссариатом и работодателембудет происходить в том числе и в электронной форме.

Разъясним, как организовать в компании ведение воинского учета «с нуля», чтобы выполнить нормативные требования, включая последние изменения закона о реестре военнообязанных.

Полный пакет документов по воинскому учету Таблица новых штрафов за нарушения в воинском учете с 1 октября 2023

Изучаем нормативную базу

Воинский учет граждан в организации — это обязательный комплекс мероприятий с работниками из категории призывников и военнообязанных. Он предполагает сбор, систематическое ведение и хранение сведений о них; направление регулярной отчетности в комиссариаты. Государство должно знать, какие у него есть человеческие ресурсы на случай призыва, мобилизации — в количественном и качественном разрезе. 

Воинский учет ведут по требованиям:

• статьи 8 Закона №53-ФЗ;
• Положения о воинском учете в ред. Постановления Правительства РФ №719;
• Инструкции Минобороны России в ред. приказа от 22.11.2021 №700;
• Методических рекомендаций, утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017 (МР).

Эти документы регламентируют воинский учет в организациях, а не у индивидуальных предпринимателей. Формально ИП-работодатели не несут такой обязанности, хотя комиссариаты не всегда с этим согласны.

Выпускаем приказ

Назначьте распорядительным документом ответственных за ведение воинского учета и хранение документов. В зависимости от численности учитываемых, это может быть один совместитель или несколько освобожденных работников — п.12 Положения №719.

Важно! Кандидатуры военно-учетных работников и проект приказа должны быть согласованы с военным комиссаром муниципального образования — п. 22 МР. На практике специалисты военкоматов не тратят на это время и запрашивают уже утвержденные документы. Но этот вопрос уточняйте в своем ВК.

Если освобожденных работников больше двух, то в компании создают военно-учетный стол (ВУС). Для хранения документов оборудуют отдельное помещение с железными шкафами — п. 21 МР. Все расходы по организации воинского учета несет компания, а ее руководитель отвечает за состояние этого процесса на предприятии — п. 9 Положения №719.

Проект приказа об организации воинского учета скачайте здесь.

Совет. Обязанности работников по воинскому учету закрепите в их трудовых договорах или должностных инструкциях. При этом руководствуйтесь п. 30-32 Положения №719, разделом III МР.

На этом этапе выясните в военкомате, следует ли вашей организации осуществлять бронирование — специальный воинский учет. Направьте письменный запрос и уже после получения ответа готовьте проект приказа, должностных инструкций.

Подробнее о бронировании читайте в нашем экспертном материале.

Как организовать и вести делопроизводство по воинскому учету, как подготовиться к проверке военкомата, что делать, если работник призван на военные сборы или военную службу вы узнаете из нового авторского курса по воинскому учету на нашем сайте.

Определяем категории граждан, подлежащих воинскому учету

Закрепите в отдельном документе, например, в Положении (инструкции) о ведении воинского учета или приказе, два списка работников:

• подлежащих воинскому учету;
• не подлежащих ВУ.

При их составлении руководствуйтесь п. 14-16 Положения №719. Если у организации нет обязанности по бронированию, соответствующие работники подлежат только общему ВУ.

Читайте на сайте статьи по теме «Воинский учет» Форма 10 воинский учет: как заполнять новые карточки Форма 18 по воинскому учету: как заполнить План работы по воинскому учету Бронирование граждан в запасе

Составляем номенклатуру дел

В каждой организации должны вестись и храниться документы воинского учета (раздел IV МР Генштаба):

• приказ о ВУ;
• план работы по ведению ВУ и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учету, со сроками;
• картотека личных карточек формы №10 (раздел IV, приложение 22 Инструкции №700);
• журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции №700);
• расписки в приеме от граждан документов ВУ;
• переписка с военкоматом, в т.ч., по сдаче отчетности;
• список граждан пребывающих в запасе;
• справочная информация;
• другие документы.

Образцы документов по воинскому учету скачайте здесь.

На их основе формируем номенклатуру дел по ВУ. Сроки хранения документов определяем по п. 8.1 приказа Росархива от 20.12.2019 №236. Некоторые компании уничтожают карточки воинского учета уволенных сотрудников вместо передачи в архив и очень рискуют. Это административное правонарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Совет. Военкоматы проверяют ведение ВУ в компаниях раз в три года, а при численности свыше 500 чел. — ежегодно (раздел VII Инструкции №700). При составлении номенклатуры дел проконсультируйтесь у их инспекторов, какие папки и с каким содержимым они хотят видеть.

Встаем на учет в военкомате

Регистрация организаций в целях воинского учета — сфера ответственности муниципалитетов. Единых шаблонов по этой процедуре нет. Поэтому обратитесь в местный военкомат за разъяснениями и бланками документов:

• заявлением о постановке на воинский учет компании;
• формой Ф-18 «Карточка организации» — пример можно посмотреть здесь.

Вам подскажут, куда подать документы, и в какие сроки пройдет процедура. Во всех случаях вам понадобятся копии учредительных документов, заполненная карточка организации по форме 18.

Организуем текущий воинский учет

В первую очередь, составляем списки для постановки работающих в компании граждан на воинский учет. Заполняем на них карточки по форме 10 и формируем картотеку. В дальнейшем эту работу ведем постоянно по отношению ко всем, кого приняли в штат:

• проверяем отношение к воинской обязанности в паспорте, документы для постановки на воинский учет;
• сверяем сведения о работнике, в т.ч., об образовании со списками категорий, подлежащих ВУ;
• информируем работников об обязанности постановки на воинский учет;
• заполняем личную карточку по форме 10;
• информируем военкомат;
• проводим сверку сведений в соответствии с разделом V Инструкции №700.

Полный перечень работ по ведению ВУ содержится в плане (приложение 17 к МР), который организация утверждает ежегодно.

Совет. Разработайте и утвердите внутренний документ с пошаговым алгоритмом по ВУ, в котором объедините все процедуры по Положению №719, МР и Инструкции №700. Так вы обеспечите преемственность в передаче обязанностей и сэкономите время на обучении нового сотрудника.

Учитываем в воинском учете 2023 изменения

Закон о цифровом контроле уже принят (от 14.04.2023 № 127-ФЗ). Однако отдельные нормы вступят в действие с даты фактической реализации всех изменений. Предположительно, это произойдет с сентября 2023 года. При этом к изменениям нужно быть готовым уже сейчас, поскольку на проведение проверок военных комиссариатов не распространяется мораторий. Выясним, что знать работодателю, чтобы пройти проверку и избежать ответственности.

Реестр воинского учета. Ключевое изменение 2023 – система цифрового контроля за военнообязанными. Выявлять нарушения при ведении ВУ станут автоматически. Для этого будут применять цифровые технологии.

В первую очередь создадут цифровой реестр воинского учета. На основании него будут вести реестр повесток, в котором учтут все повестки в электронном виде.

В частности, в реестре военнообязанных укажут:

• учетные сведения гражданина;

• действия, которые предприняты для ведения на него ВУ.

По сути, единый реестр военнообязанных будет содержать электронное личное дело на каждого человека, подлежащего военной службе. Таким образом осуществят цифровой учет военнообязанных.

О едином реестре военнообязанных, электронных повестках и новом перечне обеспечительных мер для уклонистов подробно узнайте в нашей статье.

Измененные обязанностей работодателя. В обязанностях работодателя прежде всего изменят некоторые сроки и форму коммуникации с военкоматом (местной администрацией). А именно:

1. Взаимодействие с военными комиссариатами будет происходить, в том числе и в электронной форме.

2. Обо всех изменениях о работнике для ведения на него ВУ необходимо уведомлять в течение пяти дней. Сведения можно будет предоставить на «информационном ресурсе, в информационной системе» (предположительно, портал Госуслуги). Порядок подачи дополнительно определит Правительство.

3.При выявлении военнообязанного кандидата (работника) нужно уведомить комиссариат в электронном виде в течение трех рабочих дней.

4. Отвечать на запросы военкомата по-прежнему важно в течение двух недель. Однако сам запрос теперь может прийти как в бумажной, так и в электронной форме. Согласие работник на отправку таких данных не требуется.

Кроме того, нужно обрабатывать увеличенный объем сведений при ведении ВУ. В частности, добавлены:

• данные о документе, удостоверяющем личность, включая вид, серию, номер, дату выдачи, – наименование или код органа, выдавшего такой документ;

• страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии);

• идентификационный номер налогоплательщика;

• сведения о водительском удостоверении (при наличии);

• номер мобильного телефона (при наличии).

Важно! С работодателя сняли обязанность подавать в военный комиссариат списки о лицах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. Больше не надо представлять ежегодно в военный комиссариат списки граждан мужского пола, достигших возраста 15 лет–16 лет. Списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году нужно предоставлять по запросу военкомата. Делать такой запрос он будет до 15 сентября.

Обеспечительные меры. Для призывников и уклонистов введут ограничения и обеспечительные меры. Сделают это для явки гражданина по повестке. Меры возможны как на федеральном, так и на региональному уровне. Работодателю в свою очередь придется скорректировать из-за этого свою работу.

Например, призывнику запретят пересекать границу. А уклонисту могут отказать в:

• регистрации недвижимости, автомобиля,

• выдаче потребительского кредита,

• осуществлении кадастрового учета,

• праве на управление транспортным средством.

Вот почему работодателю нужно подготовится к возможным негативным последствиям при применении для них санкций.

Читайте подробно о снятии с ВУ с учетом правил 2023.

Влияние обеспечительных мер на работу организации

Обратите внимание! Работодатели могут (но не обязаны) проводить дополнительные разъяснения военнообязанным работникам о возможных негативных последствиях в случае неявки в военкомат.

Сдаем отчетность вовремя

Компании при сдаче отчетов руководствуются рекомендациями Генштаба, Положением №719, а также формами 6 и 18 (получают в военкомате).

Общие принципы:

• до 31 декабря согласовываем План на следующий год;
• в течение года придерживаемся сдачи отчетов по Плану;
• обо всех изменениях о работнике для ведения на него ВУ уведомляем в течение пяти дней, а при выявлении военнообязанного кандидата (сотрудника) – в течение трех рабочих дней. Делаем это в том числе через портал Госуслуги;
• отвечаем на запросы военкомата по-прежнему в течение двух недель;
• ежегодно проводим сверку данных воинского учета в организации с данными военного комиссариата и др.

Таблицу со штрафами скачайте здесь

Обратите внимание! Если проверка военкомата выявит нарушения в организации воинского учета, компанию привлекут к ответственности за каждое отдельное правонарушение на каждого работника. Срок давности привлечения к административной ответственности за все указанные административные правонарушения в области воинского учета 3 года.