1. Нормативно-правовое регулирование и риски кадрового учета:
• Как понять, где достоверная информация? На что опираемся при поиске ответов на вопросы по построению кадрового документооборота;
• Роль кадрового документооборота в системе корпоративной безопасности. Документ как основное доказательство в трудовых спорах;
• Финансовая цена ошибок: Анализ типовых нарушений и административной ответственности. Разбор прецедентов с максимальными суммами штрафов;
• Принцип достаточности: методология разграничения императивных требований Трудового кодекса РФ и внутренних инициатив компании. Отказ от избыточного документирования.
2. Архитектура кадрового документооборота:
2.1. Локальные нормативные акты (ЛНА): Фундамент кадрового учета. 3 обязательных документа;
2.2. Жизненный цикл сотрудника как основа классификации:
• Прием на работу: перечень документов, обязательных к оформлению до начала исполнения трудовых обязанностей;
• Перемещение: документирование переводов, совмещения и командировок (разграничение обязательных и факультативных процедур);
• Отпуска: обязательные и нет и отличие документооборота;
• Прекращение трудового договора: критические ошибки при увольнении, ведущие к судебным рискам.
3. Обязательный минимум и оптимизация документооборота:
3.1. Императивный перечень (Требования ТК РФ):
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Приказы по личному составу;
• Трудовые книжки (электронные и бумажные) и отчетность ЕФС-1;
• График отпусков (как предмет первостепенного контроля ГИТ);
• Статус унифицированных форм (Т-2 и др.): переход от обязательного к рекомендательному характеру их применения.
3.2. Избыточный документооборот (Оптимизация):
• Выявление и исключение документов, не предусмотренных законодательством;
• Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) в случаях, допускаемых законом.
4. Регламенты сроков, хранения и защиты информации:
• Сроки выдачи документов;
• Организация кадрового архива: Принципы систематизации, ведения номенклатуры дел и обеспечения сохранности документов;
• Соблюдение требований 152-ФЗ «О персональных данных»: минимально необходимые организационные меры для непрофильных специалистов (получение согласий, регламенты копирования, хранения и передачи персональных данных).
5. Подведение итогов и методическое обеспечение:
• Перечень документов, оформляемых при приеме на работу и при увольнении;
• Справочная таблица сроков оформления кадровых документов;
• Контрольный список (чек-лист) для самопроверки состояния кадрового учета перед проверками контролирующих органов.
