Как вести кадры, если вы не кадровик: что обязательно знать каждому ООО и ИП

1. Нормативно-правовое регулирование и риски кадрового учета:

• Как понять, где достоверная информация? На что опираемся при поиске ответов на вопросы по построению кадрового документооборота;

• Роль кадрового документооборота в системе корпоративной безопасности. Документ как основное доказательство в трудовых спорах;

• Финансовая цена ошибок: Анализ типовых нарушений и административной ответственности. Разбор прецедентов с максимальными суммами штрафов;

• Принцип достаточности: методология разграничения императивных требований Трудового кодекса РФ и внутренних инициатив компании. Отказ от избыточного документирования.

2. Архитектура кадрового документооборота:

2.1. Локальные нормативные акты (ЛНА): Фундамент кадрового учета. 3 обязательных документа;

2.2. Жизненный цикл сотрудника как основа классификации:

• Прием на работу: перечень документов, обязательных к оформлению до начала исполнения трудовых обязанностей;

• Перемещение: документирование переводов, совмещения и командировок (разграничение обязательных и факультативных процедур);

• Отпуска: обязательные и нет и отличие документооборота;

• Прекращение трудового договора: критические ошибки при увольнении, ведущие к судебным рискам.

3. Обязательный минимум и оптимизация документооборота:

3.1. Императивный перечень (Требования ТК РФ):

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;

• Приказы по личному составу;

• Трудовые книжки (электронные и бумажные) и отчетность ЕФС-1;

• График отпусков (как предмет первостепенного контроля ГИТ);

• Статус унифицированных форм (Т-2 и др.): переход от обязательного к рекомендательному характеру их применения.

3.2. Избыточный документооборот (Оптимизация):

• Выявление и исключение документов, не предусмотренных законодательством;

• Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) в случаях, допускаемых законом.

4. Регламенты сроков, хранения и защиты информации:

• Сроки выдачи документов;

• Организация кадрового архива: Принципы систематизации, ведения номенклатуры дел и обеспечения сохранности документов;

• Соблюдение требований 152-ФЗ «О персональных данных»: минимально необходимые организационные меры для непрофильных специалистов (получение согласий, регламенты копирования, хранения и передачи персональных данных).

5. Подведение итогов и методическое обеспечение:

• Перечень документов, оформляемых при приеме на работу и при увольнении;

• Справочная таблица сроков оформления кадровых документов;

• Контрольный список (чек-лист) для самопроверки состояния кадрового учета перед проверками контролирующих органов.