Материальная помощь работнику: когда выплачивать и в каком размере

Материальная помощь сотруднику не входит в круг обязательных выплат для компании. Тем не менее, большинством локальных актов такие выплаты предусмотрены. Так работодатель может поддержать в сложных ситуациях персонал и сохранить здоровую обстановку в коллективе. В статье рассмотрим, какие виды матпомощи бывают в организации и как их выплачивают.

Образец заявления о материальной помощи Образец положения о материальной помощи Образец приказа о материальной помощи Пример указания материальной помощи в положении об оплате труда

Оказание материальной помощи работнику

Матпомощь относится к социальным выплатам и не связана с трудовой деятельностью. Поэтому законодательство РФ о труде никак ее не обозначает и не регулирует. В состав зарплаты (ст. 129 ТК РФ) этот вид компенсации также не входит. 

Обратите внимание! Что понимать под матпомощью, расшифровал Минтруд в Письме от 28.09.2020 года №14-1/ООГ-15412. Эта выплата в системе оплаты труда считается обособленно, как дополнительная мера соцподдержки. При этом размеры, способы выплаты остаются на усмотрение организации. Главное, прописать порядок предоставления такой помощи и лимиты во внутренних документах.

Таким образом, материальную помощь руководитель выплачивать не обязан, но вправе предусмотреть. В Трудовом кодексе и других законодательных актах нет четкого перечисления видов материальной помощи. Их можно определить самостоятельно и зафиксировать в отдельном положении, колдоговоре или Положении об оплате.

Все об алгоритме расчета среднего заработка — читайте в нашем материале.

Важно! Матпомощь не входит в расчет средней зарплаты сотрудника (п. 3 Положения о расчете, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 года).

Какие виды матпомощи бывают в компании

Обычно меры поддержки оказывают в связи с жизненными обстоятельствами или чрезвычайными событиями (ЧП) у сотрудника. Необязательно они несут негативный характер. Но важно, чтобы каждый вид был зафиксирован в колдоговоре или ЛНА.

Выплата материальной помощи сотрудникам обычно назначается в связи:

• с отпуском,
• свадьбой,
• рождением или усыновлением ребенка,
• дорогостоящим лечением самого работника,
• лечением или похоронами близких родственников сотрудников,
• уходом на пенсию,
• стихийными бедствиями и т. д.

Отдельно стоит выделить меры поддержки для лиц, которые не относятся к сотрудникам организации. Такие выплаты можно условно разделить на два типа.

• Материальная помощь бывшему работнику. Организация может поддерживать ушедших на пенсию сотрудников: выплачивать им матпомощь к юбилею или на лечение. Это не запрещено, в бухгалтерии такие выплаты проходят как «расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
• Материальная помощь родственникам сотрудника. Такая материальная помощь выдается в связи со смертью работника. Родственники должны подать заявление с копией свидетельства о смерти и документом, подтверждающим родство с умершим сотрудником. Сюда же относится материальная помощь семьям мобилизованных.

Можно ли удержать из матпомощи алименты или другие выплаты — читайте здесь.

Особняком стоит матпомощь от профсоюза. Обращаться за ней нужно непосредственно в профсоюзный комитет. Эта выплата не выдается из средств организации. Члены профсоюза формируют фонд для материальной помощи самостоятельно, регулярно перечисляя взносы.

Размер материальной помощи работнику

В законодательстве нет указаний на лимиты по оказанию матпомощи. Суммы материальной помощи работникам компания может установить самостоятельно. Ограничений нет, но от размера выплаты будет зависеть расчет налогового и страхового сбора.

Размеры матпомощи для каждого вида обязательно нужно прописать в ЛНА или колдоговоре. Часто их указывают, исходя от лимитов, установленных НК РФ. Но руководителю не запрещено выплачивать суммы больше, чем прописано в положении. Уменьшить же зафиксированные размеры уже не получится.

Материальная помощь работнику: НДФЛ и страховые выплаты

В отличие от ТК РФ, Налоговый кодекс регулирует вычеты из матпомощи. Учтите, что эта выплата начисляется из прибыли компании, нераспределенной за прошлые годы или текущей. В расходы при налогообложении матпомощь не учитывается (п. 23 ст. 270 НК РФ). При этом страховые взносы и налог 13 про центов платить придется, но есть исключения.

Материальная помощь сотруднику не всегда облагается налогами и страховкой. Платить 13 процентов НДФЛ не нужно в нескольких случаях:

1. Если сумма выплаты работникам, как действующим, так и бывшим, не превышает 4000 за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Исключение — матпомощь при рождении ребенка. С нее не начисляют ни налог, ни взносы, если она единовременна, составляет до 50 тысяч рублей и выдана пока ребенку не исполнился 1 год.
2. Смерть ближайшего члена семьи (пп 3 п.1 ст. 422 НК РФ). Это супруг, родители или дети работников.
3. Матпомощь, которую оказывает профсоюз (п. 31 ст. 217 НК РФ), так как деньги выделяются из членских взносов самих сотрудников.
4. Страховые взносы не взимают с матпомощи любого размера бывшим сотрудникам или их родственникам, так как в этом случае нельзя говорить о трудовых отношениях.
5. С 01.01.2022 года выплаты в рамках поддержки мобилизованным и их семьям также не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (Федеральный закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ).
6. Матпомощь в связи с чрезвычайными ситуациями: теракты, стихийные бедствия (п. 46 ст. 217 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как оформляется выплата материальной помощи работнику

В первую очередь размеры и порядок начисления матпомощи необходимо прописать во внутренних документах компании. Обычно раздел о материальной помощи добавляют в Правила внутреннего трудового распорядка. Но можно создать отдельный акт — Положение о материальной помощи работникам. 

Пример положения о матпомощи — скачать здесь

В положении нужно прописать:

• основные правила оказания поддержки, 
• лимиты выплат и основания,
• порядок оформления выплаты, в том числе необходимые документы для процедуры.

Важно! Допустимо установить особые условия для получения матпомощи. Например, сотрудник сначала должен отработать какое-то время (год или больше).

Основные документы для выплат – заявление самого работника и приказ руководителя. Подтверждающие документы требуются не всегда. Например, материальная помощь сотруднику в связи с отпуском выдается по заявлению. Его обычно пишут перед самым уходом в отпуск. Основанием в таком случае станет график отпусков или заявление работника. Если же работник хочет получить матпомощь в связи с браком или смертью супруга, то нужно приложить копию свидетельства о бракосочетании или смерти соответственно.

Образец заявления на матпомощь — скачать здесь

На основании заявления организация выпускает приказ. Унифицированной формы нет. В тексте нужно указать дату выплаты, точный размер и из каких средств она производится.

Обратите внимание! Если ООО платит матпомощь из текущей прибыли, достаточно визы руководителя. Для выделения денег из нераспределенной прибыли потребуется согласие всех собственников (акционеров), зафиксированное протоколом собрания. Учтите, что матпомощь гендиректору придется согласовывать с учредителями в любом случае (Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ).

Читайте на сайте статьи по теме Зарплата третьему лицу: когда такое возможно Как прописать оклад за неполную ставку Удержания из заработной платы: когда и сколько Премии работникам: как оформить документы и когда можно лишить поощрения Чем обернется для компании невыплата заработной платы Уменьшение зарплаты: как можно снизить сумму и не нарушить закон Аудит оплаты труда: как и зачем проводится