Аудит оплаты труда: как и зачем проводится
Аудит оплаты труда — это проверка правильности начислений и выплат работникам, их соответствия нормативным требованиям. Он бывает обязательным и добровольным; внешним или внутренним. Разбираем в статье, как организовать аудит расчетов с персоналом по оплате труда, и в чем его польза для работодателя.
|
Содержание
Зачем нужен аудит оплаты труда Кто может проводить аудит расчетов с персоналом |
|
Перечень обязательных бухгалтерских аудитов |
Зачем нужен аудит оплаты труда
Расчеты с персоналом проверяют разные ведомства: страховые фонды, налоговая инспекция, Роструд, прокуратура. При выявлении ошибок работодателя могут привлечь к административной и уголовной ответственности.
Штраф для юрлица за неполную выплату заработной платы составляет от 30 000 до 50 000 рублей — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Также налоговая начислит недоимки по НДФЛ, взносам со штрафом в 40%.
Избежать подобных рисков помогает добровольный аудит заработной платы. Расходы на него меньше, чем возможные штрафные санкции.
В некоторых случаях аудит учета заработной платы является обязательной процедурой. Он проводится в рамках проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности за год. Обязательный аудит нужен, например, страховым и финансовым компаниям, организациям с участием государства в уставном капитале. Подробнее смотрите в справке от Минфина.
Скачать Перечень случаев обязательного аудита от Минфина РФ можно по ссылке
Кто может проводить аудит расчетов с персоналом
Проверка включает оценку:
- исполнения нормативных требований по расчету и выплате заработной платы;
- правильности отражения в регистрах бухучета операций по оплате труда;
- обоснованности удержания из заработной платы работников;
- данных бухгалтерского учета по расчетам с персоналом;
- наличия и правильности заполнения первичных учетных документов.
Для таких действий работодатель может привлечь внешнего аудитора — независимую экспертную организацию, или службу внутреннего аудита.
Один из принципов аудита — независимость эксперта. Сторонняя компания не должна быть аффилирована с заказчиком. Группу внутренних экспертов по аудиту рекомендуется подчинять напрямую директору или Совету директоров.
Самоаудит могут проводить совместно кадровые работники и бухгалтеры. Главное, чтобы они не проверяли непосредственно выполнение своей трудовой функции, иначе не соблюдается принцип независимости эксперта.
|
Важно! Ежегодный обязательный аудит финансовой отчетности проводится только внешними аудиторскими организациями. |
Зачем нужен аудит оплаты труда
Аудитор проводит оценку положений локальных нормативных актов работодателя, организационно-распорядительных документов, первичной документации. Для проверки правильности расчетов с персоналом подготовьте:
- положение об оплате труда или иной документ, где прописаны правила начисления и выплаты вознаграждений работникам;
- штатное расписание;
- должностные инструкции и положения о структурных подразделениях;
- приказы по личному составу;
- результаты специальной оценки условий труда (СОУТ);
- трудовые договоры;
- табели учета рабочего времени;
- листки временной нетрудоспособности;
- графики отпусков;
- расчетные и платежные ведомости;
- бухгалтерский баланс с приложениями;
- учетные регистры.
Конкретный перечень документов для проверки оплаты труда устанавливается в программе аудита. Для оценки расчетов с персоналом требуется комплексный анализ правил начисления, начислений и фактических выплат, поэтому список может быть шире. А какие-то документы аудитор требует уже в ходе проверки, если у него возникают вопросы.
Из каких этапов состоит аудит
Проверка проводится в соответствии с программой, которая включает график работы экспертов. Основные этапы аудита расчетов с персоналом:
1. Подготовительный. На этом этапе определяется программа аудита, список экспертов. Если привлекается сторонняя организация, то заключается договор.
2. Ознакомительный. Аудитор изучает положения локальных нормативных актов, в том числе должностных инструкций. Он смотрит трудовые договоры, штатное расписание, наличие результатов СОУТ на каждое рабочее место.
3. Основной. На этом этапе оценивается правильность расчетов с каждым сотрудником. Аудитор проводит выборочную проверку, поскольку сплошная занимает слишком много времени. Однако если при ней будут выявлены какие-то несоответствия, то эксперт может провести углубленный аудит по какому-то направлению. Это нужно, чтобы понять, является ли ошибка разовой или носит системный характер.
Результаты наблюдений оформляются чек-листами, протоколами или другими бланками, принятыми у аудитора. К ним прикладываются копии документов, которые изучал эксперт, — свидетельства аудита.
4. Заключительный. На этом этапе оформляется аудиторский отчет.
Эксперт может заранее передать проверяемым лицам протоколы регистрации несоответствий, чтобы получить объяснения причин выявленных нарушений. Все объяснительные также прикладываются к отчету.
Как использовать результаты аудита оплаты труда
Эксперты могут выявить нарушения у работодателя в части расчетов с персоналом, например:
- месячная зарплата за полностью отработанное время или выполненную норму составляет меньше МРОТ;
- нарушаются сроки выплаты отпускных;
- не оплачиваются в повышенном размере переработки, работа в выходные и праздничные дни;
- не подтверждены основания начисления премий и доплат отдельным сотрудникам.
Аудитор не может привлекать сотрудников к ответственности или выписывать штрафы работодателю. Он готовит отчет для органов управления компании, уполномоченных принимать решения.
Работодатель должен помнить, что основная цель аудита оплаты труда состоит не в наказании виновных. Проверка проводится для выявления ошибок и принятия мер по устранению их причин. Поэтому по итогам аудита работодателю рекомендуют составить план корректирующих мероприятий.
