Аудит оплаты труда — это проверка правильности начислений и выплат работникам, их соответствия нормативным требованиям. Он бывает обязательным и добровольным; внешним или внутренним. Разбираем в статье, как организовать аудит расчетов с персоналом по оплате труда, и в чем его польза для работодателя.
Содержание
Зачем нужен аудит оплаты труда Кто может проводить аудит расчетов с персоналом |
Перечень обязательных бухгалтерских аудитов |
Зачем нужен аудит оплаты труда
Расчеты с персоналом проверяют разные ведомства: страховые фонды, налоговая инспекция, Роструд, прокуратура. При выявлении ошибок работодателя могут привлечь к административной и уголовной ответственности.
Штраф для юрлица за неполную выплату заработной платы составляет от 30 000 до 50 000 рублей — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Также налоговая начислит недоимки по НДФЛ, взносам со штрафом в 40%.
Избежать подобных рисков помогает добровольный аудит заработной платы. Расходы на него меньше, чем возможные штрафные санкции.
В некоторых случаях аудит учета заработной платы является обязательной процедурой. Он проводится в рамках проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности за год. Обязательный аудит нужен, например, страховым и финансовым компаниям, организациям с участием государства в уставном капитале. Подробнее смотрите в справке от Минфина.
Скачать Перечень случаев обязательного аудита от Минфина РФ можно по ссылке
Кто может проводить аудит расчетов с персоналом
Проверка включает оценку:
- исполнения нормативных требований по расчету и выплате заработной платы;
- правильности отражения в регистрах бухучета операций по оплате труда;
- обоснованности удержания из заработной платы работников;
- данных бухгалтерского учета по расчетам с персоналом;
- наличия и правильности заполнения первичных учетных документов.
Для таких действий работодатель может привлечь внешнего аудитора — независимую экспертную организацию, или службу внутреннего аудита.
Один из принципов аудита — независимость эксперта. Сторонняя компания не должна быть аффилирована с заказчиком. Группу внутренних экспертов по аудиту рекомендуется подчинять напрямую директору или Совету директоров.
Самоаудит могут проводить совместно кадровые работники и бухгалтеры. Главное, чтобы они не проверяли непосредственно выполнение своей трудовой функции, иначе не соблюдается принцип независимости эксперта.
Важно! Ежегодный обязательный аудит финансовой отчетности проводится только внешними аудиторскими организациями. |
Зачем нужен аудит оплаты труда
Аудитор проводит оценку положений локальных нормативных актов работодателя, организационно-распорядительных документов, первичной документации. Для проверки правильности расчетов с персоналом подготовьте:
- положение об оплате труда или иной документ, где прописаны правила начисления и выплаты вознаграждений работникам;
- штатное расписание;
- должностные инструкции и положения о структурных подразделениях;
- приказы по личному составу;
- результаты специальной оценки условий труда (СОУТ);
- трудовые договоры;
- табели учета рабочего времени;
- листки временной нетрудоспособности;
- графики отпусков;
- расчетные и платежные ведомости;
- бухгалтерский баланс с приложениями;
- учетные регистры.
Конкретный перечень документов для проверки оплаты труда устанавливается в программе аудита. Для оценки расчетов с персоналом требуется комплексный анализ правил начисления, начислений и фактических выплат, поэтому список может быть шире. А какие-то документы аудитор требует уже в ходе проверки, если у него возникают вопросы.
Из каких этапов состоит аудит
Проверка проводится в соответствии с программой, которая включает график работы экспертов. Основные этапы аудита расчетов с персоналом:
1. Подготовительный. На этом этапе определяется программа аудита, список экспертов. Если привлекается сторонняя организация, то заключается договор.
2. Ознакомительный. Аудитор изучает положения локальных нормативных актов, в том числе должностных инструкций. Он смотрит трудовые договоры, штатное расписание, наличие результатов СОУТ на каждое рабочее место.
3. Основной. На этом этапе оценивается правильность расчетов с каждым сотрудником. Аудитор проводит выборочную проверку, поскольку сплошная занимает слишком много времени. Однако если при ней будут выявлены какие-то несоответствия, то эксперт может провести углубленный аудит по какому-то направлению. Это нужно, чтобы понять, является ли ошибка разовой или носит системный характер.
Результаты наблюдений оформляются чек-листами, протоколами или другими бланками, принятыми у аудитора. К ним прикладываются копии документов, которые изучал эксперт, — свидетельства аудита.
4. Заключительный. На этом этапе оформляется аудиторский отчет.
Эксперт может заранее передать проверяемым лицам протоколы регистрации несоответствий, чтобы получить объяснения причин выявленных нарушений. Все объяснительные также прикладываются к отчету.
Как использовать результаты аудита оплаты труда
Эксперты могут выявить нарушения у работодателя в части расчетов с персоналом, например:
- месячная зарплата за полностью отработанное время или выполненную норму составляет меньше МРОТ;
- нарушаются сроки выплаты отпускных;
- не оплачиваются в повышенном размере переработки, работа в выходные и праздничные дни;
- не подтверждены основания начисления премий и доплат отдельным сотрудникам.
Аудитор не может привлекать сотрудников к ответственности или выписывать штрафы работодателю. Он готовит отчет для органов управления компании, уполномоченных принимать решения.
Работодатель должен помнить, что основная цель аудита оплаты труда состоит не в наказании виновных. Проверка проводится для выявления ошибок и принятия мер по устранению их причин. Поэтому по итогам аудита работодателю рекомендуют составить план корректирующих мероприятий.
От нарушений законодательства не застрахована ни одна компания, но грамотные специалисты ошибаются реже. Предлагаем пройти программу повышения квалификации «Система оплаты труда работников: управление правовыми рисками и достижение задач работодателя». |