Заявление на отпуск: когда подавать и как составить

Существует несколько видов отпусков, в который может уйти работник, однако не для всех из них потребуется подача заявления. Например, оно необходимо, если сотрудник уходит на отдых не по графику или его вызвали на сессию в вуз. В статье – в каких случаях заявления на отпуск обязательны, а в каких нет.

Бланк графика отпусков (форма Т-7) Бланк приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6а) Образец заявления на отпуск за свой счет Образец заявления на отпуск с последующим увольнением Образец уведомления о начале отпуска

Виды отпусков

Сначала рассмотрим виды отпусков, предусмотренные Трудовым кодексом: 

ежегодный оплачиваемый отпуск (28 календарных дней в год, право на отпуск на новом месте появляется через полгода начала работы); 

ежегодный дополнительный отпуск (действует для определенных категорий работников, таких как ветераны, инвалиды и пенсионеры); 

отпуск без сохранения заработной платы (предоставляют в случае значимых жизненных обстоятельств); 

учебный отпуск (для студентов, аспирантов и соискателей ученых степеней); 

отпуск по беременности и родам; 

отпуск по уходу за ребенком.

В кадровой практике существуют и другие виды отдыха, предусмотренные коллективным договором или приказом руководства. При этом законодательством регулируется только минимальная продолжительность отпусков, а максимальная остается на усмотрение работодателя.

Подробнее о видах отпусков, читайте в статье

Когда заявление на отпуск не понадобится

Роструд подчеркивает, что если речь идет об очередном отпуске, заявления на ежегодный отпуск не понадобятся. Дело в том, что раз сотрудники идут на отдых по графику, то и никаких дополнительных документов от них требовать не стоит.

При этом в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 Минтруд утверждает, что и знакомить коллектив с графиком тоже не надо. Достаточно подготовить для каждого работника специальное уведомление за две недели до ухода на отдых и ознакомить с этим документом каждого под подпись.

Уведомление о начале отпуска не имеет конкретной формы, его можно составить самостоятельно.

Когда просить заявление от сотрудника

Как говорили выше, заявление на ежегодный отпуск, как правило, не требуется. Однако работник должен написать заявление, если:

• хочет уйти на отдых раньше срока шести месяцев непрерывной работы у работодателя;

• планирует отпуск в даты, которые отличаются от запланированных в графике отпусков.

Кроме того, заявление потребуется, если работник

• хочет взять отпуск без сохранения зарплаты;

• относится к категории, которой работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное для нее время.

В какие сроки нужно подавать заявление на отпуск

Крайний срок подачи заявления на отпуск – четыре календарных дня, чтобы бухгалтерия смогла успеть оформить выплату отпускных. В идеале, чтобы пойти в отпуск вовремя и без проблем с выплатами, сотрудник должен написать заявление на отпуск за две недели до ухода, то есть за 14 календарных дней. 

И хотя современное законодательство не предусматривает никакой ответственности для работника за несвоевременную подачу заявления (например, при уходе за свой счет), работодателю это грозит штрафами – за просрочку выплат. Штраф составит ( п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц;

• от 1 000 до 5 000 руб. для ИП.

Как составить текст заявления

Сам бланк заявления на отпуск может быть составлен в свободной форме, но в документе должны быть такие пункты:

1. В правом углу – название организации, должность и фамилия руководителя, фамилия и имя самого работника, от кого принимается документ («шапка»).

2. Заголовок документа.

3. Текст (само заявление на отпуск) в свободной, произвольной форме с лаконичной просьбой (указанием причины, даты начала отпуска, указания его длительности/календарных дней и подписью заявителя).

Скачайте образцы для написания заявлений на отпуск без содержания и с увольнением после отдыха. 

После приема документов (или подписания уведомления работником) оформляют приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 или по собственному шаблону с подписью руководителя с указанием данных сотрудника, дат и количества дней планируемого отдыха.

Подробнее, как составить заявления на разные виды отпуска, читайте здесь

Читайте на сайте статьи по теме Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Как предоставить отпуск авансом Как предоставлять отпуск по уходу за ребенком-инвалидом, учитывая изменения в законе Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением: как оформить