Дистанционная работа: как оформить сотрудника и подать отчет в СФР
На рынке труда много организаций, в которых сотрудники работают удаленно. Этот формат работы отлично вписался в разные сферы бизнеса и даже закрепился законодательно, но все равно продолжает вызывать вопросы у кадровиков. В статье – чем отличается дистанционная работа от офисной и как правильно оформить удаленных сотрудников.
|
Образец допсоглашения к трудовому договору о переводе на периодическую дистанционную работу Образец заявления о переводе на дистанционную работу Образец приказа о переводе на дистанционную работу |
Что следует знать про дистанционный режим работы
Дистанционная работа в послепандемийный период не сдала свои позиции, а наоборот, укрепила их. Людям понравился такой удобный формат труда: работникам не нужно тратить время на дорогу, можно уделять больше времени семье и личным делам. Работодатель экономит средства на аренду помещения и обустройство рабочих мест. Можно нанять квалифицированных работников из регионов и даже других стран, не обязывая их менять локацию, что позволяет бороться с дефицитом кадров.
Но чтобы правильно оформить удаленных работников, нужно знать нюансы дистанционного труда.
В законодательстве нет понятия удаленки, это народное название и подразумевается под ним как раз дистанционная форма работы. Такой труд представляет собой выполнение рабочих обязанностей не на территории компании. Сотрудник может работать из дома, коворкинга, кафе или парка и даже с пляжа, лишь бы там был интернет. Контактировать с работодателем можно также через интернет или по телефону.
Есть в законе еще одно понятие «надомная работа». Надомники тоже не сидят в офисе организации, но такую работу не стоит причислять к дистанционной, это другой вид деятельности. В отличие от дистанционных работников надомники трудятся только дома, их труд физический, а результат работы материальный. Сырье и инструменты им предоставляет компания.
Надомники могут разделить работу с членами своей семьи, дистанционщик же трудится интеллектуально и выполняет свои обязанности только сам. Трудовой договор при надомной работе заключают в бумажном формате (ч. 4 ст. 310 ТК РФ), при его расторжении человек должен присутствовать лично. Запись о надомной работе вносят в трудовую книжку. Для удаленных специалистов таких правил нет.
Дистанционный формат работы бывает четырех видов:
- постоянный, когда человека сразу оформляют на удаленку;
- временный, не больше полугода, например, когда нанимают сотрудника из другого региона с последующей релокацией;
- экстренный, когда людей вынужденно переводят на такой формат из-за угрозы жизни или здоровью. Срок не лимитируют, возвращение к прежнему формату возможно после устранения угрозы;
- гибридный, когда человек часть времени работает удаленно и часть проводит в офисе.
При направлении дистанционщика в командировку на него также распространяются нормы Трудового кодекса (ст. 166–168 ТК РФ). Компания сохраняет за человеком рабочее место и среднюю зарплату, а также компенсирует расходы и выплачивает суточные.
В вопросе охраны труда закон снял с компании ряд обязанностей. В отношении сотрудников на дистанционном режиме работы организация должна выполнять только четыре пункта:
- ознакомить с требованиями охраны труда к его профессии;
- не нарушать трудовые права сотрудника;
- следить за несчастными случаями и профессиональными заболеваниями на удаленке;
- страховать сотрудника от них.
Если в компании есть коллективный договор или другой ЛНА с дополнительными требованиями охраны труда, или они прописаны трудовом договоре с сотрудником, то она обязана их тоже соблюдать.
Для увольнения дистанционщика применяют общие основания плюс два дополнительных:
- сотрудникне выходит на связь без уважительной причины больше двух рабочих дней подряд;
- работник сменил локацию и не готов сотрудничать на прежних условиях.
В течение трех рабочих дней после увольнения компания должна передать человеку бумажную копию приказа о расторжении договора.
|
Важно! Сотрудник на удаленке с трудовым договором имеет те же права и социальные гарантии, что и офисные работники: он вправе уйти на больничный, в ежегодный отпуск или в декрет. |
Как перевести на дистанционную работу сотрудника, который уже трудится в компании
Компания может установить дистанционную форму работы не только вновь пришедшим работникам, но и тем, кто уже давно трудится в офисе. Чтобы перевести сотрудников на удаленку и оформить этот процесс документально, следует выяснить, кто инициатор перевода.
Если это сотрудник и работодатель не против, то работника просят написать заявление на имя гендиректора, где аргументировать смену формата работы. Если директор дал добро, то стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому контракту, где закрепляют перевод на дистанционную работу по инициативе работника и его условия. На последнем этапе отдел кадров издает приказ.
Если, к примеру, у организации финансовый кризис и она вынуждена сокращать расходы, в том числе и на аренду офиса, то в этой ситуации работодатель может инициировать перевод на дистанционную работу.
Необходимо взять письменные согласия, что сотрудники не против выполнять работу дистанционно. После также с каждым сотрудником заключают допсоглашение к трудовому договору и издают приказы.
Особого внимания заслуживает экстренный формат дистанционной работы в случае природных катастроф, аварий на производстве, эпидемий и других опасных для общества обстоятельств. Перевод на него происходит по инициативе руководителя и оформляется внутренним ЛНА компании. Согласие работников при этом не требуется.
В ЛНА указывают порядок перевода и правила работы в сложившихся условиях. Работодатель должен ознакомить с ЛНА всех будущих удаленщиков.
Читайте подробнее, каким способом знакомить работников с ЛНА.
Иногда из-за специфики деятельности невозможно перевести всех сотрудников на дистанционный режим работы. В такой ситуации сотрудников, неподлежащих переводу, отправляют в простой по независящим от обеих сторон причинам.
Компания оплачивает это время в размере ⅔ оклада, если в коллективном договоре или остальных ЛНА не предусматривается другая, более высокая оплата. После устранения причины экстренного перевода люди возвращаются к работе на прежних условиях.
|
Обратите внимание! Менять трудовой договор или заключать дополнительное соглашение при экстренной форме дистанционной работы не нужно. |
Оформление дистанционной работы
В зависимости от вида дистанционного труда оформляют один из документов:
- трудовой договор – для новых работников;
- внутренний ЛНА – в экстренных ситуациях;
- допсоглашение – при оформлении дистанта уже работающим сотрудникам.
Работнику разрешается подписывать документы электронно с помощью ЭЦП. Можно использовать усиленную неквалифицированную подпись, а для последующего документооборота – простую ЭЦП и пересылать документы через электронную почту и мессенджеры.
Ознакомиться с ЛНА компании тоже можно в электронном виде, как и отправить нужные для приема на работу документы (ст. 65 ТК РФ). Но стоит помнить, что компания вправе попросить бумажные копии. Работнику придется их заверять у нотариуса и отправить почтой.
Работник тоже может попросить свой экземпляр соглашения или договора на бумаге, написав заявление. Работодатель обязан выслать документы в течение трех рабочих дней.
Если у работника до сих пор бумажная трудовая книжка, то прием на дистанционную работу в ней отражают, если человек сам этого хочет, и предоставил документ работодателю.
|
Если вам потребуется получить структурированные знания по оформлению договора, рекомендуем пройти обучение на нашем мини-курсе. |
ЕФС-1 – дистанционная работа
Многие спрашивают, нужно ли в отчете ЕФС-1 указывать, что работник на дистанционной работе. Да, нужно. В подразделе 1.1 первого раздела в шестой графе ставят код «ДИСТ». Если дистанционная работа сотрудников началась с 2023 года, то в следующих годах код «ДИСТ» нужно писать в дополнение к коду ОКЗ, если работников будут переводить или увольнять.
При оформлении на дистанционный режим работы отчет подают не позже 25 числа следующего месяца. Также форму сдают при ее отмене, если сотрудник переходит на постоянную работу в офис.
|
|
Важно! Когда перевод временный и компания не планирует оставлять удаленный формат, ЕФС-1 подавать не надо. |
Условия дистанционной работы, которые должны быть в допсоглашении или договоре
Когда кадровый специалист оформляет прием на работу дистанционного работника, в документах обязательно нужно отразить следующие пункты:
- рабочее время. Начало и конец трудового дня, выходные дни, перерывы на отдых и обед. Если это остается на усмотрение сотрудника, то следует отметить количество рабочих часов, которые человек должен отработать.
Учитывает рабочее время работодатель. Это можно делать через тайм-трекеры и подобные программы. Условия их использования нужно также внести в договор, чтобы работник о них знал. В противном случае это будет незаконно.
При гибридном формате нужно внести в договор четкий график работы;
- правила предоставления отпусков;
- место работы – это обязательный элемент договора. Обычно указывают наименование организации, затем уточняют, что сотрудник трудится дистанционно и прописывают населенный пункт, где фактически работник будет выполнять трудовую функцию;
- срок дистанционной работы, если она временная;
- правила информирования о выполненной работе. Обычно это составление отчетов;
- вознаграждение за труд. Здесь стоит иметь в виду, что за равный труд полагается равная зарплата. Нельзя платить меньше только за то, что человек не приходит в офис (ст. 312.5 ТК РФ).
- техническое обеспечение. Компании выдают сотрудникам компьютеры, телефоны или другое оборудование, нужное для удаленной работы, устанавливают специальное ПО и средства защиты информации. Человек может работать со своими техническими средствами, но тогда компания должна компенсировать их использование (ст. 312.6 ТК РФ).
Подробнее о том, как оставить договор с дистанционным работником, читайте здесь.
