Государственные обязанности работника: как оформить отсутствие

Периодически сотрудники могут привлекаться к выполнению определенного рода действий на благо государству или обществу. Исполнение работником государственных обязанностей — не только уважительная причина для отсутствия на работе, но и право на определенные гарантии и компенсации. В статье рассмотрим, какие гособязанности существуют и как оформлять отсутствие сотрудника в связи с их выполнением.

Бланк заявления на освобождение от работы в связи с исполнением гособязанностей Бланк приказа на освобождение от работы в связи с исполнением гособязанностей Бланк соглашения об освобождении от работы для участия в коллективных переговорах Образец приказа об освобождении от работы в связи со сдачей крови Образец справки о средней зарплате

Исполнение работником государственных или общественных обязанностей

Общественные и гособязанности входят в перечень случаев, когда сотрудникам полагаются гарантии и компенсации (ч. 1 ст. 165 ТК РФ). Со стороны организации основная гарантия — это обязательство отпускать работника при возникновении необходимости. 

• На все время отсутствия за сотрудником сохраняется должность (ст. 170 ТК РФ). Время исполнения обязанностей не ограничено законом и устанавливается по необходимости.
• В некоторых случаях день освобождения от работы оплачивается по среднедневному заработку.
• За отсутствие по причине выполнения гособязанностей работнику нельзя назначить дисциплинарное взыскание.
• В испытательный срок эти дни не засчитываются (ч. 7 ст. 70 ТК РФ).

Еще одна гарантия сотрудникам, выполняющим гражданский долг, — автоматическое продление отпуска, если их привлекали к мероприятиям в этот период (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Соответственно, неотгулянные дни работник может перенести на другие даты по согласованию с компанией.

Важно! Выполнение государственных обязанностей подразумевает привлечение к определенной деятельности на другой территории. Например, нельзя отсутствовать на рабочем месте, если судебного заседания еще не было, но работник решил остаться дома, чтобы ознакомиться с материалами (Определение седьмого КСОЮ от 22.12.2022 по делу № 88-20586/2022).

Виды государственных обязанностей

Четкого разграничения гособязанностей от общественных в российском законодательстве нет. Указание на некоторые варианты общественно-важных работ содержатся в части 2 статьи 165 Трудового кодекса, на другие — в иных подзаконных актах.

Примеры обязанностей работника

Вызвать к себе по какой-то причине человека имеет право практически любой государственный орган. Отказаться от явки в большинстве случаев нельзя, поэтому согласие работодателя не нужно. Более того, организация не имеет права препятствовать сотрудникам в исполнении государственных или общественных обязанностей.

Оплата за выполнение государственных обязанностей работником

Компенсацию за пропуск рабочего дня обязан выплатить госорган, который привлек сотрудника к выполнению задач (ч. 2 ст. 170 ТК РФ). Обычно работодателю не нужно оплачивать средний заработок за время отсутствия работника. Но есть исключения.

На средний заработок работник может претендовать, если:

• участвовал в заседании арбитражного суда как свидетель (п. 4 ст. 107 АПК РФ).
• Был назначен для разрешения коллективных трудовых споров (ч. 1 ст. 405 ТК РФ).
• Участвовал в коллективных переговорах (ст. 39 ТК РФ).
• Является работником профсоюза, членом комиссии по трудовым спорам (ст. 171 ТК РФ)
• Был арбитражным заседателем (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 30.05.2001 г. №70-ФЗ).
• Его вызвали свидетелем в налоговую (п. 3 ст. 131 НК РФ).
• Проходил медкомиссию перед военными сборами и далее участвовал в сборах ( п. 2 ст. 5 Закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ).
• Сдавал кровь или ее компоненты (ст. 186 ТК РФ).

Обратите внимание! Все расходы работодателя по отправке сотрудников на военные сборы возмещает военкомат (Правила компенсации расходов, утв. ПП РФ от 01.12.2004 N 704). Сведения о расходах вместе с подтверждающими документами (например, справка о прохождении военных сборов) подают на бланке компании с подписью руководителя и печатью.

Свидетелям по гражданским, уголовным или административным делам, а также присяжным заседателям потерю заработка за день возмещает суд. От организации потребуется справка о размере средней зарплаты сотрудника. Ее составляют в свободной форме.

Образец справки о средней зарплате за год в суд — скачать здесь

Как рассчитать среднюю зарплату сотрудника — читайте в нашем материале.

На компенсацию дней привлечения к гособязанностям распространяются взносы НДФЛ и страховые выплаты. При оформлении налога на прибыль все выплаты за государственные обязанности граждан можно внести в расходы, за исключением трат на военные сборы.

Важно! Сроки сохранения средней зарплаты зависят от того, сколько времени займут обязанности. Это может быть как один день, так и несколько месяцев (например, при членстве в комиссии по трудовым спорам). Оплачиваются только рабочие дни, когда сотрудник выполнял гособязанности (мнение Роструда).

Как заполнить табель

Выполнение государственных обязанностей в табеле — это буква «Г» или числовой код «23». Форма табеля — унифицированная, Т-12 или Т-13.

Обычно сотрудник предупреждает работодателя заранее, а также предоставляет подтверждающие документы, по которым и заполняется табель учета.

По закону сотрудник не обязан сообщать заранее о любом вызове для выполнения гособязанностей: вызове в суд, донации или явке добровольцем. Поэтому, пока его местонахождение неизвестно, в табеле можно проставить «НН» (30). После уточнения сведений, документ корректируют.

Как оформить отсутствие работника, исполнявшего государственные обязанности

Порядок освобождения для выполнения гособязанностей законом не регулируется. В Трудовом кодексе нет упоминания, что сотрудник должен написать заявление для получения свободного дня, а работодатель издавать приказ. 

Роструд разъясняет общий алгоритм процедуры оформления таких работников (Инструкция на сайте Онлайнинспекция.рф).

1. Работник обращается с заявлением об освобождении в конкретный день (дни). К заявлению при наличии нужно прикрепить подтверждающие документы.
2. Организация издает приказ в свободной форме об освобождении на указанные дни сотрудника. Работника необходимо ознакомить с приказом.
3. Сведения об отсутствии вносят в табель учета рабочего времени.
4. При возвращении на работу сотрудник предоставляет документы, если не сделал этого до исполнения гособязанностей.
5. Если сотрудник принес справку или другой подтверждающий документ после выполнения гособязанностей, приказ делают уже по факту. Наказывать за прогул, если работник не предупредил о невыходе на работу, в этом случае нельзя.

Бланк приказа об освобождении работника в связи с выполнением гособязанностей — скачать здесь

Вид общественной обязанности влияет на особенности оформления отсутствия сотрудника. Отличаются требования к подтверждающим документам, самой процедуре, расходы компании (сохраняется или нет зарплата на дни отсутствия). 

Например, освобождение от работы для участия работника в коллективных переговорах оформляется в виде соглашения между сотрудником и организацией (ст. 39 ТК РФ). В документе, в том числе, оговаривают период, во время которого за работником сохраняется средняя зарплата.

Образец соглашения об освобождении от основной работы для участия в коллективных переговорах скачать здесь

Освобождение для доноров крови

Несмотря на то, что донация является добровольным действием, государство относит сдачу крови к общественным обязанностям и поощряет рядом компенсаций (ст. 186 ТК РФ).

• Освобождение от работы с сохранением среднего заработка.
• Дополнительный день отдыха также оплачивается.
• Если медкомиссия перед донацией проходила в другой день, сотрудника также освобождают от работы, но это время не оплачивают.
• Предоставление любого дня для оплачиваемого отгула, если сотрудник придет на работу в день сдачи крови.

Справку доноры получают уже после окончания мероприятия, поэтому для оформления приказа вначале достаточно заявления. Справку сотрудник приносит по факту. Если донор планирует отработать в день донации, то заявление на перенос дня отдыха писать нужно обязательно.

Образец приказа об освобождении сотрудника для сдачи крови — скачать здесь

Подробно о гарантиях  за донорство крови и нюансах освобождения работника — читайте в статье

Вызов на военные сборы или мобилизацию

На время медосвидетельствования и сборов руководитель также должен отпускать сотрудника с сохранением места работы и выплатой средней зарплаты (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ). 

Процедура освобождения от работы для участия в сборах начинается с получения повестки (форма утверждена ПП РФ от 11.11.2006 N 663). Ее сотрудник должен приложить к заявлению о своем отсутствии на работе.

1. В повестке должна быть указана цель вызова «Для прохождения медкомиссии» или «Для прохождения военных сборов», чтобы оформить убытие как выполнение гражданского долга..
2. Средний заработок выплачивают за время прохождения медкомиссии и на период сборов. Размер компенсации рассчитывается исходя из справки по форме, содержащейся в приложении 2 к ПП РФ от 29 мая 2006 г. N 333.
3. На сборы или медкомиссию работника могут вызвать и в связи с мобилизацией. В этом случае действия такие же: издать приказ и поставить на эти дни «Г» в табеле.

Если сотрудник убыл без предупреждения или в повестке нет конкретной цели вызова, нужно ставить в табеле неявку («НН») до выяснения обстоятельств. Далее, если подтверждающий документ получен, издайте приказ для перерасчета дней в бухгалтерии и скорректируйте данные табеля.

Участие в судебном заседании

Граждан вызывают в суд с помощью судебного извещения. В документе указывают орган, цель вызова, указание, в каком качестве будет выступать работник, а также дата и время. Именно его должен предоставить работник, как подтверждение выполнения государственных обязанностей. 

Для оформления отсутствия важно, в каком статусе сотрудник будет участвовать в разбирательстве и кто его вызывает. Если в повестке есть указание, что явка обязательна и описаны последствия неявки, это показатель, что сотрудника необходимо отпустить. Кроме того, запрашивать работника должен именно суд, а не третьи лица.

Когда работника отзывают свидетелем или присяжным в суд, а также в любой орган дознания, это считается выполнением гособязанностей с соответствующим оформлением.

1. На основе справки о вызове оформляется приказ.
2. Заявление сотрудник может подать после вызова.
3. Проставляется «Г» для табеля.
4. В приказе нужно указать для каждого случая, нужно ли оставлять за подчиненным среднюю зарллату.

Важно! Если сотруднику нужно отправиться в суд в своих интересах (подал иск, стал ответчиком), он действует не по долгу государству. К гособязанностям такие процедуры не относятся. Но причина неявки на работу остается уважительной по Конституции РФ (ст. 46). Лучше договориться о заявлении на отпуск без сохранения зарплаты.

Участие в избирательной комиссии

Привлечение к выборам регулирует Федеральный закон от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ. Согласно пункту 17 статьи 29 этого закона, член комиссии имеет право на освобождение от работы на основании двух документов:

• заявления,
• представления от избирательной комиссии (форма в Приложении 1 Постановления ЦИК России от 22.06.2016 г. №13/104-7).

Дополнительно некоторым категориям участников выдают специальные удостоверения или уведомление от кандидата (для наблюдателей). Их копии также нужно приложить к заявлению.

Обратите внимание! Привлечение к работе наблюдателем и часть мероприятий для членов избирательной комиссии выпадает на выходные дни. Делать приказ на освобождение с включением выходных не нужно, так как работника освобождают только при выполнении гособязанностей в рабочее время.

Имеют право не выйти в свой рабочий день:

• члены избирательной комиссии,
• помощники кандидата,
• наблюдатели,
• члены комиссий при проведении референдума (ФКЗ от 28.06.2004 года № 5-ФКЗ).

Все выплаты идут из средств бюджета, которые выделили на избирательную кампанию.

Сотрудник имеет право выдвинуть свою кандидатуру в депутаты. В этом случае нужно руководствоваться ч. 1 статьи 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ. В любое время до окончания предвыборной кампании работника нужно отпускать по его заявлению с работы. Уволить сотрудника или перевести его на другую работу без согласия во время выборов невозможно. Средний заработок выплачивать не нужно.