3 способа как ознакомить с графиком отпусков сотрудников

При составлении графика отпусков неизбежно встает вопрос: нужно ли знакомить с ним сотрудников. С точки зрения кадровой политики и поддержания дисциплины, без него никак не обойтись. С другой стороны, сотрудник не обязан подписывать этот документ. Рассказываем в статье, как можно организовать процесс ознакомления с графиком отпусков и какие документы для этого пригодятся.

Бланк листа ознакомления с графиком отпусков Бланк уведомления о начале отпуска

Нужно ли знакомить с графиком отпусков работников

Законодательство не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Однако, чтобы для избежать возможных недоразумений и конфликтов лучше сделать.

Дело в том, что согласно ст. 123 ТК РФ, работодатель обязан уведомлять работников о начале их отпуска. Технически это возможно только после составления и оформления графика ежегодного отдыха сотрудников. Кроме того, ознакомление с графиком отпусков позволит в спорных ситуациях напомнить особо забывчивым сотрудникам о том, что с документом они все-таки ознакомлены.

Получается, что знакомить работников с графиком отпусков все-таки необходимо, так как это:

1. Профилактика недоразумений и спорных ситуаций в коллективе: все будут знать заранее, когда тот или иной человек идет в отпуск, и что это не после личной договоренности с начальством, а часть запланированного.

2. Поддержка доверия к работодателю, так как сотрудник видит, что с его интересами в компании считаются. 

Важно! Обойтись без графика отпусков и его согласования с сотрудниками имеют право только микропредприятия и некоммерческие организации. Они могут заменить график отпусков на письменное соглашение, но при условии, что это будет прописано в трудовом договоре.

Как знакомить сотрудников с графиком отпусков

Есть несколько способов ознакомления работников с графиком отпусков. Выбор зависит от особенностей компании и предпочтений работодателя.

1. Ознакомление под подпись. Наиболее надежный способ – это ознакомление под роспись. Работодатель может подготовить лист ознакомления, где каждый сотрудник ставит свою подпись, а значит, подтвердит, что уведомлен о графике отпусков.

Преимущества способа:

• У работодателя остается документальное подтверждение ознакомления.

• Есть возможность избежать трудовых споров о том, что работник не был осведомлен, когда начинается и заканчивается его отпуск.

Недостатки: Придется потратить время на сбор всех подписей в коллективе.

2. Разместить информацию о графике на корпоративном стенде. График отпусков так же можно оставить на видном месте в офисе или на стенде, в корпоративном уголке. Это позволит всем работникам иметь доступ к нужной информации и не обращаться лишний раз в отдел кадров.

Преимущества способа:

• Удобство для сотрудников: график всегда будет у них перед глазами.

• Можно сэкономить время на выдачу консультаций, когда и кто идет в отпуск по графику следующим. 

Недостатки:

• На случай иска или трудового спора у работодателя не останется никакого документального подтверждения, что сотрудники действительно были ознакомлены с графиком. 

• Достать нужные подписи можно будет только через сбор специальных уведомлений.

3. Провести общее собрание. Организация общего собрания для обсуждения графика так же может быть эффективным способом ознакомления сотрудников с графиком отпусков. Это позволит сразу ответить на все возникшие вопросы по отпускам и учесть пожелания работников.

Преимущества способа: Есть возможность обсуждения и уточнения деталей сразу и на месте.

Недостатки: На организацию и проведение собрания потребуется время.

Лист ознакомления с графиком отпусков: что это такое

Лист ознакомления с графиком отпусков – это внутренний документ, который фиксирует факт ознакомления работника с графиком отпусков. 

В нем должны быть:

• название документа (лист ознакомления);

• дата составления;

• ФИО работника;

• его подпись;

• ФИО лица, ответственного за составление графика (например, кадровика).

Пример формы листа можно увидеть здесь

Совсем другой документ – уведомление о графике отпусков. Это корпоративное письмо, которое раздают сотрудникам с целью еще раз напомнить и зафиксировать время ухода и выхода из отпуска. Однако, как считают эксперты ИПК, делать его совсем не обязательно: иногда достаточно самой подписи при чтении приказа на отпуск или в том же графике отпусков.

Форма такого уведомления произвольна. В содержании достаточно упомянуть:

• реквизиты компании по традиционному для нее шаблону;

• название документа;

• дату составления и подписания;

• основной текст с указанием, по какой норме ТК РФ оно действует и в какие сроки сотрудник должен быть на своем рабочем месте по выходу из отпуска.

Образец такого уведомления можно скачать здесь.

В какие сроки провести ознакомление с графиком отпусков

Действующие нормы ТК РФ не определяют конкретных сроков для ознакомления с графиком отпусков. Однако логичнее всего сделать это в течение двух недель после утверждения графика.

Если сотрудник временно нетрудоспособен, его можно ознакомить с графиком сразу после окончания больничного.  И хотя по закону сотрудники должны получать уведомление о начале отпуска по графику отпусков в письменном виде не позднее чем за две недели до даты ухода в отпуск (ст. 123 ТК РФ), так вы подстрахуетесь даже в самых сложных случаях, когда больничный работника грозит плавно перейти в отпускные дни.

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2025 году Изменение графика отпусков: как внести коррективы Когда можно отозвать сотрудника из отпуска Как оформить отпуск совместителя