Как в табеле отметить отпуск сотрудника: примеры, коды, ситуации
Разобраться в табельной кодировке для отпусков не всегда просто. В одном случае надо знать, каким обозначением указать учебный отпуск сотрудника, в другом –дополнительный в третьем – не забыть все нюансы отображения отпуска за свой счет. Как не запутаться во всех этих случаях и указать правильные коды, даже если отпуск совпадает с больничными или нерабочими днями, узнаете из статьи.
|
Памятка «Нестандартные коды для табеля учета рабочего времени» |
Кодировка для отпусков в табеле учета рабочего времени
Чтобы избежать путаницы и ошибок при начислении отпускных, при заполнении табеля каждый вид отпуска нужно обозначать отдельным, уникальным кодом. К примеру, отдых без сохранения заработной платы никак нельзя путать с другими видами отпусков. Для обозначения разных ситуаций работодатель может использовать не только общепринятые, но разработать свои собственные табельные коды. И чаще всего это и создает путаницу для тех, кто ведет табель в компании.
Чаще всего берут обозначения, принятые на формах табелей Т-12 и Т-13, а для бюджетных предприятий и учреждений по ОКУД 0504421. Но с 1 января 2013 года эти бланки можно не применять, а разрабатывать собственные. Главное – подобрать понятные обозначения и закрепить их в отдельном ЛНА, чтобы чтение табеля было понятно всем – и кадровикам, и бухгалтеру, и (при необходимости) инспекторам ГИТ.
При выборе бланка табеля обратите внимание, что:
- в бланке Т-12 на каждого сотрудника вносят по две строки: в верхней указывают буквенные или цифровые обозначения, отражающие причины отсутствий или особенности режима работы, в нижней – отработанное по факту время;
- в Т-13 нет раздела с условными обозначениями, но они есть в предыдущей форме.
|
Важно! Как оформлять реквизиты кадровых документов, придать документам юридическую силу, составлять ЛНА и приказы по личному составу, узнаете из методички «Документы кадровой службы». |
Как в табеле обозначается отпуск в разных ситуациях
Чтобы не допустить ошибок в расчетах оплат, необходимо фиксировать абсолютно все виды отпусков. Вот как это можно отобразить, используя различные виды обозначений для отпусков в любом табеле учета:
- Ежегодный (основной) – обозначается кодом «ОТ» или цифровым кодом «09», его ставят каждый день, в выходные меняют на «В» (выходной), чтобы не учитывать их в расчетах. Для бюджетных учреждений понадобится другой код – «О».
- Дополнительный ежегодный – обозначают кодом «ОД» или цифровым «10», например, для работников, у которых есть гарантия с правами на допотпуск из-за особых условий труда или по инвалидности.
Как без ошибок оформлять отпуска и другие кадровые процедуры, узнаете на нашем курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству». Это самый популярный среди кадровых специалистов курс. По окончании – официальный диплом о профпереподготовке.
Коды для отпусков за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле обозначают по-разному:
-
кодами «ОЗ» и «17», если его берут по поводам, предусмотренным в ТК РФ (рождение, регистрация брака, похороны близкого члена семьи);
-
если отпуск без сохранения зарплаты нужен по иным причинам, в табеле его нужно показать как «ДО» и «16» (сюда подходят все случаи, которые одобряет сам работодатель).
-
для родителей двух детей до 14 лет, матерей- или отцов-одиночек, родителей или опекунов несовершеннолетних инвалидов, для тех, кто ухаживает за инвалидом (только I группы) есть ежегодный дополнительный отпуск за свой счет, в табеле его обозначают как «ДБ» и «18».
В большинстве случаев, эти виды отпусков не суммируются, т.е. если такие события прошли почти одновременно, нельзя ставить в табеле сразу два вида отпускных – только один, но тот, который длится дольше. Если же оба отпуска нужны в течение одного года, отмечаем в табельной форме сразу два, но с одной кодировкой.
Можно ли продлить отпуск за свой счет, если он совпал с больничным, можно узнать здесь.
Коды для тех, кто взял отпуск для учебы
В этой группе отпусков так же возможны два варианта (оба они будут считаться дополнительными):
- для тех, которые будут оплачены, используют кодировку «У» или «11», в случае с бюджетниками – «ОУ»,
- для неоплачиваемых – «УД» или «13» (подходит для всех типов организаций).
Как отметить отпуск по беременности в табеле
Обратите внимание, что в форме придется прописывать каждый день отсутствия работницы. Так как отпусков сотрудниц, которые уходят в декрет, два, то и обозначать их надо по-разному:
- отпуск, связанный с БиР (или для приемных родителей новорожденного) проставляют кодировкой «Р» («14») для коммерческих предприятий и «Б» для бюджетных;
- отпуск по уходу в табеле помечают иначе – «ОЖ» («15») в коммерческих, «ОР» — в больницах, школах и прочих бюджетных учреждениях.
Как в табеле указать отпуск, совпавший с больничным
Если отпуск придется переносить, дни, когда сотрудник болел, отмечают соответствующим кодом «Б» или «19», а в графике отпусков – новые даты отпуска. Такие правки нужны, чтобы правильно рассчитать зарплату. Дни продления надо отмечать «ОТ» или «9».
Совпали учебный отпуск и больничный – в табель прописываем только «У» (или «УД», исходя из ситуации), так как отпуска, отведенные для обучения, продлять нельзя, а значит, и перенести тоже.
Как быть, если надо отметить праздничные дни в табеле, если они выпали на отпуск сотрудника, читайте в этой статье.
Отпуск по уходу за раненым на СВО в табеле
В табеле отпуск по уходу за раненым на СВО можно отметить кодом «ОЗ» («17»). Это будет считаться тем же отпуском без сохранения зарплаты, но по обстоятельствам, прописанным в ТК РФ, а не просто одобренным работодателем.
Обратите внимание, справки для подтверждения необходимости такого отпуска все же нужны, не забудьте их запросить при составлении заявления или приказа.
Какие трудовые гарантии предоставить участникам СВО, читайте в статье.
А в экосистеме «Кадровый обзор» можно скачать таблицу с полным перечнем гарантий для льготных категорий работников, в том числе для участников СВО. Если вы не подписчик, то для скачивания оформите пробный доступ на месяц.
Чем опасны ошибки в кодировке
Неправильно оформленные коды, в том числе и для обозначения в табеле отпуска, могут подвести не только бухгалтера, считающего зарплату по поданному ему табелю. В самых тяжелых случаях неверную кодировку могут квалифицировать как подлог служебных документов.
Поэтому при работе с табелем:
- Четко определитесь с его формой.
- Запишите кодировку и ее расшифровку, если она будет индивидуальной, не унифицированной, в ЛНА.
- Постройте учет времени так, чтобы табель действительно отражал все реально отработанное сотрудниками.
- Следите за тем, чтобы за заполнение табеля отвечал конкретный человек.
