Табель учета рабочего времени 2026: коды отпусков ОТ, ОД, У и частые ошибки кадровика

В 2026 году ошибки в кодах табеля (Т-12, Т-13) могут повлечь штрафы ГИТ за нарушение трудового законодательства, а также привести к неверному расчёту зарплаты и, как следствие, искажению базы по страховым взносам. Коммерческие организации не обязаны применять унифицированные формы — с 2013 года они вправе разработать собственные, закрепив это в локальном акте. Однако большинство использует унифицированные буквенные коды: ежегодный оплачиваемый отпуск — «ОТ» (09), отпуск без сохранения зарплаты по основаниям, предусмотренным ТК РФ, — «ОЗ» (17), отпуск по беременности и родам — «Р» (14). Нерабочие праздничные дни, выпавшие на период ежегодного оплачиваемого отпуска, не включаются в число дней отпуска (ст. 120 ТК РФ), отмечаются отдельно кодом «В» (26) и не оплачиваются. Для остальных видов отпуска (без сохранения зарплаты, декретный, учебный) праздничные дни входят в период и не продлевают его.

Памятка «Нестандартные коды для табеля учета рабочего времени»

Кодировка для отпусков в табеле учета рабочего времени

Чтобы избежать путаницы и ошибок при начислении отпускных, при заполнении табеля каждый вид отпуска нужно обозначать отдельным, уникальным кодом. К примеру, отдых без сохранения заработной платы никак нельзя путать с другими видами отпусков. Для обозначения разных ситуаций работодатель может использовать не только общепринятые, но разработать свои собственные табельные коды. И чаще всего это и создает путаницу для тех, кто ведет табель в компании. 

Унифицированные формы остаются рекомендованным стандартом де-факто. Однако при использовании собственных форм ЛНА работодатель обязан закрепить расшифровку всех нестандартных кодов именно в приказе об учетной политике, а не только в инструкции по делопроизводству, чтобы избежать претензий со стороны ФНС при проверке расходов на оплату труда.

При выборе бланка табеля обратите внимание, что:

• в бланке Т-12 на каждого сотрудника вносят по две строки: в верхней указывают буквенные или цифровые обозначения, отражающие причины отсутствий или особенности режима работы, в нижней – отработанное по факту время;
• в Т-13 нет раздела с условными обозначениями, но они есть в предыдущей форме.

Важно! Как оформлять реквизиты кадровых документов, придать документам юридическую силу, составлять ЛНА и приказы по личному составу, узнаете из методички «Документы кадровой службы».

Как в табеле обозначается отпуск в разных ситуациях

Чтобы не допустить ошибок в расчетах оплат, необходимо фиксировать абсолютно все виды отпусков. Вот как это можно отобразить, используя различные виды обозначений для отпусков в любом табеле учета:

1. Ежегодный (основной) – обозначается кодом «ОТ» или цифровым кодом «09», его ставят каждый день, в выходные меняют на «В» (выходной), чтобы не учитывать их в расчетах. Для бюджетных учреждений понадобится другой код – «О».
2. Дополнительный ежегодный – обозначают кодом «ОД» или цифровым «10», например, для работников, у которых есть гарантия с правами на допотпуск из-за особых условий труда или по инвалидности.

Как без ошибок оформлять отпуска и другие кадровые процедуры, узнаете на нашем курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству». Это самый популярный среди кадровых специалистов курс. По окончании – официальный диплом о профпереподготовке.

Коды для отпусков за свой счет

Отпуск без сохранения заработной платы в табеле обозначают по-разному: 

• кодами «ОЗ» и «17», если его берут по поводам, предусмотренным в ТК РФ (рождение, регистрация брака, похороны близкого члена семьи);

• если отпуск без сохранения зарплаты нужен по иным причинам, в табеле его нужно показать как «ДО» и «16» (сюда подходят все случаи, которые одобряет сам работодатель). 

• для родителей двух детей до 14 лет, матерей- или отцов-одиночек, родителей или опекунов несовершеннолетних инвалидов, для тех, кто ухаживает за инвалидом (только I группы) есть ежегодный дополнительный отпуск за свой счет, в табеле его обозначают как «ДБ» и «18».

В большинстве случаев, эти виды отпусков не суммируются, т.е. если такие события прошли почти одновременно, нельзя ставить в табеле сразу два вида отпускных – только один, но тот, который длится дольше. Если же оба отпуска нужны в течение одного года, отмечаем в табельной форме сразу два, но с одной кодировкой.

Можно ли продлить отпуск за свой счет, если он совпал с больничным, можно узнать здесь.

Коды для тех, кто взял отпуск для учебы

В этой группе отпусков так же возможны два варианта (оба они будут считаться дополнительными):

• для тех, которые будут оплачены, используют кодировку «У» или «11», в случае с бюджетниками – «ОУ»,
• для неоплачиваемых – «УД» или «13» (подходит для всех типов организаций).

Как отметить отпуск по беременности в табеле

Обратите внимание, что в форме придется прописывать каждый день отсутствия работницы. Так как отпусков сотрудниц, которые уходят в декрет, два, то и обозначать их надо по-разному:

• отпуск, связанный с БиР (или для приемных родителей новорожденного) проставляют кодировкой «Р» («14») для коммерческих предприятий и «Б» для бюджетных;
• отпуск по уходу в табеле помечают иначе – «ОЖ» («15») в коммерческих, «ОР» — в больницах, школах и прочих бюджетных учреждениях.

Как в табеле указать отпуск, совпавший с больничным

Если отпуск придется переносить, дни, когда сотрудник болел, отмечают соответствующим кодом «Б» или «19», а в графике отпусков – новые даты отпуска. Такие правки нужны, чтобы правильно рассчитать зарплату. Дни продления надо отмечать «ОТ» или «9».

Позиция подтверждена письмом Минтруда: если болезнь продолжается после окончания учебного отпуска, с первого дня после его завершения ставится код «Б». Если же сотрудник заболел во время сессии, но выздоровел до её окончания, табельщик ставит «У», а пособие по болезни выплачивается только за дни, выходящие за рамки справки-вызова.

Как быть, если надо отметить праздничные дни в табеле, если они выпали на отпуск сотрудника, читайте в этой статье.

Отпуск по уходу за раненым на СВО в табеле

В табеле отпуск по уходу за раненым на СВО можно отметить кодом «ОЗ» («17»). Это будет считаться тем же отпуском без сохранения зарплаты, но по обстоятельствам, прописанным в ТК РФ, а не просто одобренным работодателем.

Обратите внимание, справки для подтверждения необходимости такого отпуска все же нужны, не забудьте их запросить при составлении заявления или приказа.

Какие трудовые гарантии предоставить участникам СВО, читайте в статье.

А в экосистеме «Кадровый обзор» можно скачать таблицу с полным перечнем гарантий для льготных категорий работников, в том числе для участников СВО. Если вы не подписчик, то для скачивания оформите пробный доступ на месяц.

Оформить пробный месяц

Чем опасны ошибки в кодировке

Неправильно оформленные коды, в том числе и для обозначения в табеле отпуска, могут подвести не только бухгалтера, считающего зарплату по поданному ему табелю. В самых тяжелых случаях неверную кодировку могут квалифицировать как подлог служебных документов. 

Поэтому при работе с табелем:

1. Четко определитесь с его формой.
2. Запишите кодировку и ее расшифровку, если она будет индивидуальной, не унифицированной, в ЛНА.
3. Постройте учет времени так, чтобы табель действительно отражал все реально отработанное сотрудниками.
4. Следите за тем, чтобы за заполнение табеля отвечал конкретный человек.

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Отпуск по уходу за ребенком: что нужно знать работодателю Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Отпуск по беременности и родам: как оформить Дополнительный отпуск для северян: как рассчитать и предоставить