Сдача личных дел в архив: как подготовить документы

После увольнения работника его личное дело нужно передать в архив. Это делают не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после расторжения трудового договора в общем случае или через 10 лет для государственных и муниципальных служащих. Рассказываем в статье про процедуру сдачи личных дел в архив – подготовку папок или электронных дел, составление описи.

Бланки документов к архивным личным делам

Требования к архивному хранению личных дел

Личное дело содержит кадровые документы, которые относятся к конкретному работнику. Папку заводят, когда сотрудник трудоустраивается, и завершают после его увольнения.

Отдел кадров ведет личное дело работника. Он хранит документы у себя, пока сотрудник не уволится. После расторжения трудового договора папку надо передать в архив.

Сроки хранения личного дела в архиве:

• 75 лет, если работник уволился до 1 января 2003 года;
• 50 лет в общем случае.

Сроки считают с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.

Обратите внимание! Бывают ситуации, что работник уволился, и его личное дело передали в архив. Через некоторое время гражданин вновь принят на работу в эту же компанию. Кадровик должен завести новое личное дело. Старая папка так и останется в архиве.

Подшивка личного дела

Подготовку к сдаче личных дел в архив проводите в соответствии с разделом VI Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правил №77). Они действуют с 17 сентября 2023 года.

Основные требования к подшивке личного дела:

1. Не объединяйте несколько личных дел в одно. Документы в них содержат персональные данные и иную информацию ограниченного использования. При объединении нарушается принцип работы с конфиденциальными сведениями.
2. Все документы в личном деле подшивайте в хронологическом порядке. Первой идет  заверенная копия приказа о приеме на работу, если он оформлялся, а последней — копия приказа об увольнении.
3. В деле должен храниться один экземпляр одного документа. Уберите все лишние копии и дубликаты.
4. Приложения, листы ознакомления, визы и резолюции к документу — его неотъемлемая часть. Подшивайте их вместе.
5. Не вносите в дело черновики, а также личные документы работника, которые подлежат возврату.

Перед сдачей личных дел в архив из бумажного дела уберите все скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы-вкладыши, стикеры. Если какие-то документы представлены на отдельных носителях (дискеты, диски, флеш-накопители), то их передачу в архив оформляйте в соответствии с разделами X и XII Правил № 77.

Подшейте документы на четыре прокола в твердую папку. Следите, чтобы все резолюции и текст при этом оставались читаемы. Одна папка не может содержать более 250 листов при ширине корешка не более 4 см. Если документов больше, то оформляйте несколько томов (частей).

Обязательно пронумеруйте все листы в валовом порядке. О том, как это правильно сделать, смотрите в п. 52 Правил № 77.

Составьте лист-заверитель личного дела. Он нужен, чтобы потом отражать все изменения в папке, которые произойдут при архивном хранении. Его форма приведена в приложении 4 к Правилам № 77. Лист-заверитель подписывается его составителем.

Подготовьте внутреннюю опись документов в деле. Она нужна для правильного учета. Ее форму смотрите в приложении 5 к Правилам № 77. Количество листов во внутренней описи укажите в листе-заверителе.

Обратите внимание! Лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруйте вместе с листами в деле. Они оформляются отдельно.

Заполнение обложки личного дела

Форма обложки приведена в приложении 6 к Правилам № 77.

Скачайте бланки документов для работы (лист-заверитель, внутренняя опись, обложка дела) здесь.

На обложке укажите:

• полное и сокращенное наименование организации и ее непосредственную подчиненность (при наличии);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Если по каким-то причинам оформить обложку невозможно, то сделайте титульный лист. Подшейте или вклейте его к документам в деле с самого начала. Содержание титульного листа должно быть аналогично обложке.

Наименование организации и структурного подразделения указывайте в именительном падеже. Сокращенное название запишите в скобках после полного.

Заголовок дела должен соответствовать его фактическому содержанию. Для личных дел это Ф.И.О. работника полностью. Например, Иванов Николай Трофимович.

Крайние даты личного дела — это даты подписания приказов о приеме на работу и увольнении того сотрудника, на которого оно заведено. Их указывайте в формате «число арабскими цифрами, месяц прописью, год арабскими цифрами». Например, 21 сентября 2023 года.

Количество листов на обложке укажите из листа-заверителя. Срок хранения поставьте 50 или 75 лет, в зависимости от даты увольнения работника.

Архивный шифр дела ставит архивариус после того, как руководитель или уполномоченное лицо утвердят опись дел.

Обратите внимание! Если дата определяется приблизительно по содержанию документов в личном деле, то заключите ее в квадратные скобки.

Сдача в архив электронного личного дела

У цифровых документов такие же сроки хранения, как и у бумажных. То есть личные дела в электронном виде тоже нужно сберегать 50 или 75 лет. Но для них действуют свои правила.

Цифровые документы хранят в СХЭД — системе хранения электронных документов. Она может быть интегрирована в программу ЭДО компании или размещаться отдельно. Также частная организация имеет право организовать свою СХЭД или отдать это на аутсорсинг.

Чтобы передать электронные личные дела в СХЭД, все документы в них надо привести к единому формату в соответствии с п. 141 Правил № 77:

1. Файл основной части электронного документа в формате PDF/A.
2. Файлы приложений, если они есть, в форматах для текста, таблиц, графики, аудио.
3. Файлы электронных подписей.
4. Метаданные. Это регистрационно-учетные сведения о документе, например, дата и номер; результат проверки электронной подписи; объем файлов в байтах и др.

Есть смешанные личные дела. Это те, в которых присутствуют как бумажные, так и электронные документы. Напомним, что все оригиналы должны сохраняться в том формате, в каком они сформированы или поступили в организацию.

Для электронного личного дела все бумажные документы надо оцифровать. Это будет электронная копия, требования к формату которой приведены в п. 160 Правил № 77.

Читайте на сайте статьи по теме Как вести личное дело работника Что включить в личное дело сотрудника с учетом закона о персональных данных Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм