Как составить положение о премировании работников

Положение о премировании — необязательный документ именно в таком наименовании по трудовому законодательству. Но его удобно применять, когда в компании действует сложная система стимулирующих выплат. Если оно у вас есть, то его надо обязательно актуализировать к 1 сентября 2025 года. 

Рассказываем в статье, что надо поменять в Положении о премировании к 01.09.2025.

Памятка «Основные виды премий» Памятка «Что указать в положении о премировании» Таблица «Варианты как прописать премии в трудовом договоре» Таблица ответственности за невыплату премий

Как задокументировать премии в компании

Премии бывают:

• входящие в систему оплаты труда как стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ);

• поощрения вне системы оплаты труда — выплаты к юбилею, праздникам и т.д. (ст. 191 ТК РФ).

Разницу между ними смотрите в таблице.

Виды премий по трудовому законодательству

Подробнее про виды премий читайте в статье: Премия работнику: виды, начисление, выплаты

Премии в системе оплаты труда  работодатель закрепляет в коллективных договорах, соглашениях, трудовом договоре (ст. 135 ТК РФ). 

Последовательность действий следующая:

1. Узнать, действует ли для компании отраслевое соглашение. Если оно есть, то работодатель не может устанавливать условия оплаты труда хуже, чем предусмотренные в нем (ст. 48 ТК РФ; Определение ВС РФ от 22.05.2023 № 32-КГПР23-4-К1).

2. Прописать систему оплаты труда в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Второй вариант более гибкий, потому что для коллективного договора существует сложная схема разработки и утверждения через коллективные переговоры. Нужно собрать заседание, согласовать с представителем сотрудников и зарегистрировать документ. Это неудобно, если нужно изменить размеры или порядок назначения премии. Для принятия ЛНА достаточно получить мотивированное мнение профсоюза (ст. 8, ст. 135, ст. 372 ТК РФ).

3. На основании системы оплаты труда работодатель закрепляет в трудовом договоре работника индивидуальные условия оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ). При этом Трудовой кодекс не требует указывать размеры премий — достаточно перечислить их виды (ст. 57 ТК РФ). Ссылки на колдоговор или Положение об оплате труда (Положение о премировании) будет недостаточно — это могут расценить как нарушение в виде ненадлежащего оформления трудового договора.

Не рекомендуем выплачивать премии только на основании приказа директора, без закрепления в ЛНА. Работодателю будет сложно включить такие расходы в себестоимость. Также претензии могут возникнуть у трудовой инспекции, которая может заподозрить в «премировании по приказу» дискриминацию.

Важно! Как прописать премии в ЛНА и трудовом договоре по новым требованиям, как установить связь условий премирования с качеством и продолжительностью работы сотрудника, обсудили на мастер-классе «Премии с 1 сентября 2025 года». Запись мероприятия смотрите здесь.

Положение о премировании сотрудников: этапы разработки

Обычно положение о поощрительных выплатах распространяется на всю организацию. Однако закон не запрещает сделать отдельный документ для каждого отделения компании. Основная цель положения — подробно и прозрачно описать правила премирования. Саму же систему компания вправе разработать самостоятельно, кроме бюджетных организаций (ст. 135 ТК РФ).

Обязанности составлять отдельный документ по премиям у работодателя нет. Соответственно, закон не регулирует и форму документа. Структура и содержание оформляется на усмотрение компании. Единственное условие — не нарушать трудовое законодательство и не допустить дискриминации сотрудника.

Обратите внимание! Существующее в организации положение о поощрении работников делает выплаты указанных в нем премий обязательными для работодателя. Основанием для лишения премии может стать только невыполнение конкретных условий, которые также необходимо прописать в документе.

Процедура выглядит следующим образом:

1. Назначение ответственного по разработке Положения. Обычно это специалист по кадрам, но может потребоваться созыв комиссии с представителями бухгалтерии и экономистом.
2. Разработка проекта документа. Ответственное лицо прописывает все основные положения акта. Документ подписывают начальник отдела кадров, главный бухгалтер. Если есть профсоюз, потребуется его мотивированное мнение по проекту.
3. Утверждение. Руководитель согласует проект и издает приказ об утверждении (свободная форма).
4. Ознакомление. Каждый сотрудник организации должен ознакомиться под подпись с положением. Для этого заводят специальный ознакомительный лист или используют журнал ознакомления с локальными актами.

Содержание положения

Положение о материальном премировании реализует право компании устанавливать собственную систему поощрений работников. Поэтому ЛНА должен включать в себя все условия и этапы по премированию и снижению премии.

Важно! Только те премии, которые будут указаны в Положении, можно включать в расходы по оплате труда. Чтобы не было проблем с налоговой, не забудьте подробно расписать все вознаграждения в организации.

Основные пункты положения о премировании

1. Разновидности премий, которые начисляют в компании. Обычно они бывают регулярными или периодическими. Периодические поощрения выдают по итогам месяца, квартала и года. 
2. Их периодичность и сроки выплаты. Срок может отличаться от дат выплаты зарплаты (Письмо Минтруда от 21.06.2020 № 14-1/ООГ-9132).
3. Круг лиц, которые могут претендовать на вознаграждение. Например, по отделам, филиалам, категориям сотрудников или подразделениям.
4. Размер поощрений для каждой категории сотрудников (фиксированная сумма или дифференцированная (в процентах). За счет каких средств выдаются деньги (нераспределенная прибыль за прошлые годы, свободные средства).
5. Условия получения вознаграждения. Обычно это показатели работы, возможна отдельная система оценки (например, по баллам или KPI). С 1 сентября 2025 года обязательно при определении оснований и условий премирования установить их связь с качеством работы работника, эффективностью его работы, продолжительностью работы сотрудника, наличием или отсутствием у работника дисциплинарного взыскания, другими показателями. Это значит, что неполное начисление премии надо будет обосновать невыполнением каких-то установленных показателей по труду, чтобы не было дискриминации.
6. Процесс рассмотрения заслуг работника. Составление документов по премиям (распоряжение руководителя, отчеты работников или начальников подразделений, заседание комиссии, служебные записки).
7. В каких случаях премию могут снизить или не выплатить (нарушение ТБ, невыполнение показателей и т.д.). Здесь же лучше указать, что размеры и выплата премий зависят от результатов деятельности организации. Так можно обезопасить себя при финансовых сложностях.

Важно! Помните, что снизить премию можно только при наличии дисциплинарного взыскания и так, чтобы размер снижения не привел к уменьшению зарплаты более чем на 20%

Можно ли выплачивать премиальные после расторжения ТД — отвечают эксперты ИПК.

В заключении нужно указать с какого момента будет действовать Положение и на какой срок. Если сроки действия документа не указаны, он считается бессрочным.

Подписчики экосистемы «Кадровый обзор» могут посмотреть записи вебинаров:

• «Премии с 01.09.2025 — изменения законодательства и необходимые действия работодателя» (спикер — Валентина МИТРОФАНОВА);

• «ЛНА по оплате труда 2025: что необходимо учесть при его разработке» (спикер — Татьяна ГЕЖА);

• «Премии с 01.09.2025: отнесение на затраты, средний заработок и риски» (спикер — Валентина МИТРОФАНОВА).

Если вы не подписчик экосистемы, посмотреть эти и другие вебинары вы сможете, оформив пробный доступ на месяц

Оформить пробный месяц

Читайте на сайте статьи по теме Стимулирующие выплаты работникам Премии работникам: как оформить документы и когда можно лишить поощрения Материальная помощь работнику: когда выплачивать и в каком размере Средняя заработная плата: когда применяют и как рассчитать Фонд заработной платы: чем отличается от ФОТ и как его анализировать Аудит оплаты труда: как и зачем проводится Как прописать оклад за неполную ставку