Сотрудник открыл электронный больничный лист: действия работодателя

Больничные листы оформляют и оплачивают по-новому с 2022 года. Теперь СФР выплачивает работникам пособия напрямую. Изменились сроки и порядок предоставления работодателем документов в фонд. Электронные больничные в бумажном варианте можно получить только в виде выписки (распечатки). А оригинал по общему правилу – это электронный больничный лист (Федеральный закон от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ). К тому же, в России увеличен МРОТ, что отразилось на минимальном и максимальном размере пособий. Кроме того, работодателю грозят новые штрафы, а ответственность для должностных лиц по-прежнему высока.

Алгоритм, как работать с электронным больничным

За что отвечает работодатель

За задержку и отказ в выплате пособий, а также за излишне уплаченные СФР суммы работодатель отвечал и ранее 2022 года (ст. ст. 5.27, 15.33 КоАП РФ, ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ, ст. 145.1 УК РФ, ст. 236 ТК РФ). Но теперь ему грозят новые штрафы (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ). Рассмотрим их и установим, какие особенности при оформлении и оплате больничных важно учесть. А также – выстроим алгоритм работы с этими документами.

Новые штрафы СФР для работодателя (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ)

Важно! Сохраняются высокие штрафы для должностного лица организации (300 000–500 000 рублей), если тот при проверке откажется предъявить документы, подтверждающие верность назначения, исчисления и выплаты пособий СФР, а также – предоставит сведения в неполном объеме или искаженном виде (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ)

Выплаты работодателя за нарушение срока и размера оплаты пособия работнику

Как вы убедились из вышеуказанных таблиц, работодателю важно контролировать и проверять:

1) сроки:

• подачи сведений в СФР;
• выплаты той части пособий, которую осуществляет он сам;

2) достоверность информации при оформлении больничного, а также – переданных для него сведений в ФСС.

Работодатель – участник электронного документооборота с СФР

Поскольку основание для выплаты пособия – это электронный больничный лист (Закон № 126-ФЗ), работодатель и СФР взаимодействуют тоже в электронном виде (далее – ЭДО, Правила, утвержденные ПП РФ от 16 декабря 2017 г. № 1567).

Для этого подойдет собственное доработанное программное обеспечение, либо – программное обеспечение, которое доступно для скачивания на сайте СФР, а также – через Личный кабинет (рекомендации СФР России).  

Взаимодействие происходит в информационной системе «ЕИИС «Соцстрах». В частности, благодаря новому сервису «Социальный электронный документооборот» (далее – СЭДО). В нем получают и обрабатывают информацию о больничном, а также работают по способу «Прямые выплаты». Присоединиться к СЭДО можно через систему отчетности. Электронная подпись может быть использована та же, что и при ее сдаче. Подтверждать сведения в больничном нужно усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для работы подходят программы для ведения бухучета (1С, ПАРУС и др.), операторов ЭДО (СБИС, Контур, Такском и др.) либо бесплатная программа АРМ «Подготовка расчетов для СФР»

Важно! Привычный бумажный больничный выдают в исключительных случаях: например, работникам, сведения о которых составляют государственную тайну, или которые находятся под государственной защитой (ч. 28 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).

Обратите внимание! Как таковой образец электронного больничного в законе не указан, но есть аналогичная форма бумажного бланка (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26 апреля 2011 г. № 347н), а также правила по заполнению электронной формы (утв. Приказом Минздрава России от 23 ноября 2021 г № 1089н, далее – Приказ – № 1089н)

Алгоритм действий при работе с больничными

Работа с электронными больничными совершается в четко установленных порядке и сроках (ч.1 ст. 15 Закона от № 255-ФЗ, Правила, утвержденные ПП РФ от 23 ноября 2021 г. № 2010, далее – Правила). Также работодатель обязан верно назначить и выплатить пособие за первые три дня нетрудоспособности в случаях, когда должен это сделать сам (кроме п. 2 – 5 ч. 1 ст. 5 и ст. 9 Закона № 255-ФЗ).

Краткий алгоритм действий по работе с электронными больничными найдете ниже.

Подробный вариант с пояснениями скачайте здесь.

О том, какие действия должен совершить работодатель, чтобы иметь доступ к сведениям из электронного больничного, вы узнаете из статьи на нашем сайте.

Краткий алгоритм действий работодателя при работе с больничными:

1. Стать участником электронного документооборота с СФР

2. Получить от СФР уведомление об открытии электронного больничного (п. 19 Правил)

3. Дождаться закрытия листа нетрудоспособности медицинской организацией и получить от СФР запрос о недостающих сведениях (п. 12, 17, 22, 23, 44 Правил)

4. Проверить «предзаполненные сведения» на достоверность и полноту.

5. Внести нужные сведения для назначения и выплаты пособия (из перечня п. 22 Правил, но только те из них, которые запрашивает СФР – п. 23 Правил):

• продолжительность страхового стажа;
• выплаты, включаемые в базу для начисления страховых взносов за расчетный период;
• замена календарных лет по заявлению работника;
• районный коэффициент;
• продолжительность рабочего времени;
• периоды освобождения/отстранения/заключения под стражу;
• периоды болезни в расчетном периоде;
• сведения о дате начала отпуска по беременности и родам и др.

6. Направить сведения в СФР (п. 22, 23 Правил)

7. Дождаться проверки сведений СФР на достоверность и полноту (п. 10, 12, 44 Правил)

Скачайте подробный алгоритм

Важно! Если период нетрудоспособности менее четырех дней, СФР уведомит работодателя только об открытии и закрытии электронного больничного (ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ).