Основная функция кадровых специалистов – обеспечить необходимую документацию для регулирования трудовых отношений сотрудников и компании. Эти документы должны быть юридически грамотно оформлены и не противоречить нормам закона о труде. Отдельная категория кадровых документов – локальные нормативные акты. В статье рассмотрим, чем они отличаются от другой документации, как правильно оформлять, разрабатывать и утверждать ЛНА.
Содержание
Виды локальных нормативных актов Обязательные локальные нормативные акты Разработка локальных нормативных актов организации |
Образец ПВТР с основными разделами
Образец положения о командировке
Образец положения о хранении персданных
Образец положения об аттестации
Перечень обязательных и дополнительных документов в компании
Проект положения об оплате труда и социальных выплатах |
Что означает ЛНА: расшифровка
Аббревиатура ЛНА расшифровывается, как «локальный нормативный акт». То есть, внутренний документ, который разрабатывают на основе норм трудового законодательства. Эти нормы допустимо уточнять и конкретизировать с учетом специфики деятельности конкретной организации, но только в рамках компетенции главы компании.
Частичное определение ЛНА дается в статье 8 Трудового кодекса. Эта же статья регулирует правила принятия части актов, но не конкретизирует, какие именно документы относить к локальным нормативным. При этом у всех ЛНА есть общие особенности.
К локальным нормативным актам относятся документы, которые:
- затрагивают всех или отдельные категории сотрудников, но никогда не применяются персонально к конкретному работнику;
- разработаны для неоднократного применения;
- созданы под конкретную организацию, с учетом ее особенностей;
- обязательны для исполнения обеими сторонами трудовых отношений;
- принимаются исключительно работодателем. В некоторых случаях нужно согласование профсоюзной организации;
- обязательны для ознакомления работниками под роспись, так как ЛНА непосредственно связаны с их деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Локальные нормативные трудовые акты будут считаться недействительными, если они нарушают гарантии сотрудников, которые им дает трудовое законодательство, другие законы, содержащие нормы трудовых прав, или колдоговор. То есть, уменьшить отпуск, зарплату или требовать документы не указанные в ТК РФ, запрещено (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Важно! Составлять ЛНА должны все работодатели, с тремя исключениями. Освобождены от обязанностей оформлять нормативные документы физлица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ). Микропредприятия и НКО могут не применять локальные акты, кроме документа о временном переводе на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК РФ). Но для этого они обязаны использовать типовую форму трудового договора с сотрудниками (ПП РФ от 27.08.2016 № 858). |
Виды локальных нормативных актов
Чаще всего ЛНА создают в формате положений, инструкций или правил. При этом классифицировать документы можно по нескольким видам.
- Обязательные и необязательные. Ряд локальных актов должны быть в наличии у работодателя. Их запрашивают при проверке трудовой инспекцией и во время трудовых споров в суде. Другие же ЛНА издаются на усмотрение компании, с целью автоматизировать или упростить рабочий процесс.
- Общие или специальные. Первые распространяются на всех сотрудников компании без исключения (например, Положения об оплате труда, корпоративной этике). Локальные нормативные акты специального характера затрагивают только определенную категорию лиц, которые трудятся в компании (Положение о служебных поездках с перечнем должностей, Положение о работе беременных сотрудниц / совместителей и т. д.).
- Принимают с учетом мнения профсоюза или единолично. Большинство обязательных ЛНА, касающихся норм труда и оплаты, нужно согласовать с представителями работников. Согласование необязательных актов при наличии профсоюза можно прописать в коллективном договоре.
Зачем нужно заключать колдоговор и как это сделать — читайте в статье
Обратите внимание! Коллективный договор не относится к ЛНА, так как это правовой документ, стоящий выше остальных локальных нормативных актов в компании. Такой вывод можно сделать из ст. 8 ТК РФ, которая выделяет колдоговор отдельным документом. Исходя из положений колдоговора необходимо разрабатывать прочие локальные нормативные акты организации. |
Обязательные локальные нормативные акты
Конкретного перечня обязательных трудовых актов в законодательстве нет. Но существует однозначное мнение, что те ЛНА, которые упоминаются в статьях Трудового кодекса, и являются обязательными к применению. Упоминание в статьях ТК РФ, что работники обязаны быть ознакомлены с такими документами, подтверждают необходимость их составления. Эти акты запросит в первую очередь инспектор ГИТ или судья.
Основные локальные нормативные акты, которые обязательны в любых организациях, связаны с наиболее важными рабочими процессами: общей трудовой дисциплиной, охраной труда, квалификацией сотрудников и начислением зарплаты.
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ). ПВТР определяют основные правила взаимодействия работодателя с подчиненными, способы организации труда и рабочей дисциплины. Может быть отдельным документом или приложением к колдоговору.
Образец ПВТР – скачать здесь
Чтобы вовремя корректировать ПВТР, важно отслеживать изменения в трудовом законодательстве и знать, как применять их на практике. В этом вам поможет экосистема «Кадровый обзор». Подробнее, что входит в подписку на экосистему, смотрите здесь. |
2. Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Должно содержать порядок сбора и хранения личных сведений о действующих, бывших сотрудниках, а также соискателей вакансий.
3. Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Они обязательны к ознакомлению сотрудников, так как от этих документов зависит их здоровье и умение работать с техникой / оборудованием. Такие ЛНА составляют с учетом СанПиНов, ГОСТов, инструкций по эксплуатации техники. Для разработки приглашают сторонних специалистов (пожарных), проводят регулярные оценки условий труда.
4. Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Любые документы, связанные с системой оплаты работы: начислением, правилами расчета зарплаты, премий, компенсационных / стимулирующих выплат относятся к обязательным. Так, обязательным будет и Положение о премировании, но закон не запрещает объединить эти два документа в один. Учтите, что Конституционный суд в 2023 году изменил порядок удержания премий за нарушения дисциплины.
Про Положение об оплате подробно – в нашем материале
5. Штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК). Документ Роструд относит к нормативным актам. Это единственный ЛНА, который не требует подписи сотрудников, так как напрямую к их работе не относится (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1).
6. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В упомянутой статье прямо указано на принадлежность документа к локальным нормативам и обязательность его применения. Также документ необходимо утвердить с учетом мнения профсоюза.
Обратите внимание! В исключительных случаях (техногенные катастрофы, пожар, авария или несчастный случай на производстве), сотрудников необходимо временно отправить работать удаленно. В таких случаях составляется еще один обязательный ЛНА – акт о временном переводе всех или группы сотрудников (ст. 312.9 ТК РФ). В документе нужно прописать перечень работников, сроки их перевода и порядок работы дистанционно. |
Необязательные ЛНА
К необязательным ЛНА относят такую документацию, которая касается отдельных рабочих моментов или ситуаций. Например, это локальные нормативные акты, содержащие нормы деловой этики, коммерческой тайны, описание процесса прохождения испытательного срока, правила предоставления корпоративной связи.
Важным документом станет и Положение об аттестации. Регулярная аттестация позволяет контролировать уровень квалификации сотрудника, проверить его соответствие должности. По результатам готовится кадровый резерв, принимаются решения направить работников на повышение квалификации или уволить его (ч. 2 ст. 81 ТК РФ). В Положении нужно подробно описать порядок мероприятия: причину, должности, состав комиссии, ответственного за проведение, саму процедуру.
Темы ЛНА формируется на усмотрение работодателя, но в рамках закона. Также допустимо создавать акты, дающие дополнительные гарантии сотрудникам (Положение о ДМС, дополнительных отпусках, командировках).
Образец Положения о командировках – скачать здесь
Обратите внимание! Перечень необязательных ЛНА может быть любым и зависит от особенностей организации. Основная их цель – упростить и прояснить конкретные рабочие процессы. Например, Положение о структурных подразделениях не считается обязательным, но может помочь сотрудникам в определении с иерархией внутри компании, понять, кто кому подчиняется, особенно если в организации сложная система СП. |
Разработка локальных нормативных актов
Для разработки проекта документа назначаются ответственные лица. Так как ЛНА могут стать доказательством правильных действий руководителя в ГИТ или суде, лучше подключить для их разработки юристов. Иногда процедуру разработки прописывают в отдельном Положении о создании локальных актов, но это необязательно.
- Создается рабочая группа или назначается исполнитель приказом руководителя.
- Если документ касается общих вопросов (оплаты труда, трудового распорядка), проект рассматривают основные структурные подразделения (руководители, бухгалтер, юрист, кадровый специалист).
- Ключевые сотрудники делают пометки в специальном листе согласования.
- Иногда требуется мнение экспертов со стороны, в частности, для разработки положений по охране труда.
- После первого этапа согласования Проекта переходят ко второму этапу (утверждение с учетом мнения профсоюза).
Требований по структуре документов, как и их оформлению, для негосударственных организаций закон не содержит. Но можно взять за основу инструкцию по делопроизводству для госучреждений (Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44).
- Стандартная структура документа: общие сведения, основная часть и заключение.
- Все разделы, пункты и подпункты должны содержать нумерацию и заголовки.
- ЛНА оформляют с титульным листом на бланке предприятия. В центре листа должно быть название, написанное прописными буквами и регистрационный номер.
- На этом же листе ставят гриф для утверждения руководителем в верхнем правом углу и гриф о согласовании с профсоюзом в нижнем углу справа.
- Нумерация начинается со второй страницы.
- Если ЛНА содержит приложения (например, лист ознакомления), отметка об их наличии ставится в конце основного документа.
- Приложениям присваивают номера и добавляют наименование акта с датой утверждения.
Как утвердить ЛНА
Прежде чем утверждать локальный нормативный акт организации, необходимо обратиться за мнением представителя работников. Если в организации есть профсоюз или иной представитель трудового коллектива, используйте инструкцию из статьи 372 ТК РФ.
- Проект документа направляется в первичный профсоюзный орган на ознакомление.
- В течение пяти суток профсоюз должен прислать свое мнение: согласие, несогласие или поправки в ЛНА. Мнение обязательно должно быть мотивированным (подкрепляться разъяснениями причины решения).
- Выразить несогласие с мнением профсоюза компания может в течение трех дней. Это время дается, чтобы стороны разрешили разногласия и пришли к компромиссу.
- Если все в порядке, руководитель переходит к утверждению документа. Если нет, – составляет протокол и также принимает нормативный акт.
- В случае, если представителей от лица сотрудников в организации нет, можно сразу приступать к принятию документа, сделав соответствующую пометку.
Принимать локальные нормативные акты может только работодатель. Некоторые важные Положения могут принимать только общим голосованием владельцы организации. Такой порядок обычно есть в Уставе. В таком случае документ подписывает председатель.
Утвердить нормативный акт можно двумя вариантами:
- Издать отдельный приказ. Если внутри не указана дата, с которой начнет действовать ЛНА, по умолчанию действие начнется с момента выпуска приказа.
- Подписать гриф на титульном листе (ГОСТ Р 7.0.97-2016, разд. 4). В этом случае действовать документ начинает с момента подписания (ч. 7 ст. 12 ТК РФ). В грифе руководитель пишет слово «Утверждаю», указывает должность, ФИО, дату, ставит подпись и печать.
Ознакомление и время действия нормативных документов
Напомним, что работодатель обязан ознакомить сотрудников с любым ЛНА, кроме штатного расписания. Подписи можно собрать разными способами: в отдельном листе ознакомления, специальном журнале. Для новых работников иногда добавляют специальную графу в Трудовом договоре, подтверждающую, что сотрудник до его заключения изучил все основные акты.
Окончить свое действие нормативный документ может в трех случаях (ч. 8 ст. 12 ТК РФ):
- истек срок, указанный в приказе / самом акте;
- был принят новый документ, частично или полностью отменивший текущий;
- произошли изменения в законе (или коллективном договоре), которые улучшили условия сотрудников, по сравнению с ЛНА.
Обратите внимание! Обратной силы ЛНА не имеют (ч. 7 ст.12 ТК РФ). Поэтому работодатель не сможет потребовать его исполнения задним числом. Прописать такое условие в документе будет нарушением закона. |
Чем грозит отсутствие ЛНА
Ответственность за то, что акты не были разработаны и с ними не ознакомились сотрудники, зависит от вида этих ЛНА и последствий нарушений.
- По ст. 5.27 КоАП за отсутствие основных нормативных документов руководителю грозит штраф до 5 000 руб., а компании – 50 000 руб.
- За нарушение охраны труда, в том числе в части неознакомления с правилами и инструкциями перед допуском к работе штраф на организацию может достигать 130 000 руб. (5.27.1. КоАП).
- Если нарушения норм охраны труда привели к вреду здоровью или смерти – наступает уголовная ответственность вплоть до тюрьмы (ст. 143 УК РФ).
Проверить наличие всех необходимых документов и провести аудит самостоятельно, чтобы избежать проблем от надзорных органов поможет наша программа переподготовки «Построение эффективной кадровой службы 3.0».. |