Правила внутреннего трудового распорядка: кто утверждает и вводит в действие

Помимо трудового договора, новых сотрудников ознакамливают еще с рядом нормативных актов, действующих в компании. Одним из главных документов являются Правила внутреннего трудового распорядка. Их отсутствие грозит серьезными штрафами. В статье рассмотрим структуру, содержание и способ утверждения ПВТР.

Образец ПВТР с основными разделами Образец приказа об утверждении ПВТР

Что такое ПВТР

Внутренний трудовой распорядок – это свод правил для сотрудников компании на их рабочем месте (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Эти правила координируют их деятельность в рабочее время и обеспечение трудовой дисциплины. Но распорядок касается и работодателей – они должны соблюдать права сотрудников, избегать нарушений трудового законодательства. Закрепляют на документальном уровне эту договоренность Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

О том, что такое ПВТР, написано в статье 189 Трудового кодекса. Это локальный акт (ЛНА) компании, в котором прописано, как правильно взаимодействовать сторонам трудового договора. В разных организациях распорядок может отличаться, но в любом случае Правила должны быть составлены с учетом ТК РФ, чтобы не ухудшить положение сотрудников в сравнении с нормами закона.

Зачем вводят Правила внутреннего распорядка

Сотрудники обязаны соблюдать внутренние правила организации, касающиеся распорядка труда (ст. 15 ТК РФ). В свою очередь ПВТР призваны юридически закрепить ответственность по соблюдению трудовой дисциплины работников и создания для этого условий работодателем. Но главная необходимость наличия такого ЛНА в компании – требование закона.

Правилами внутреннего трудового распорядка относятся к обязательной документации. Если в организации не будет этого документа, при проверке трудовой инспекцией на компанию наложат штраф за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ. Это касается любых компаний, независимо от форм правовой собственности.

Два исключения – микропредприятия (меньше 15 человек в штате) и некоторые виды НКО (некоммерческие организации – ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ). Такие предприятия имеют право не использовать ЛНА, в том числе Правила внутреннего распорядка (ст. 309.2 ТК РФ). Единственное условие – трудовые договоры должны быть составлены по унифицированной форме (утв. ПП РФ от 27.08.2016 № 858) Если компании меняют форму / численность, им нужно будет разработать документ в срок до четырех месяцев (ст. 309.1 ТК РФ).

Важно! Еще одна важная функция ПВТР – предупредить трудовые споры. Будет практически невозможно доказать, что трудовой распорядок нарушен, если в компании нет Правил внутреннего распорядка или в них отсутствуют соответствующие положения.

Структура и примерное содержание документа

Несмотря на то, что ПВТР можно составить в свободной форме, некоторые требования к содержанию все же есть. Так, согласно статье 189 ТК РФ, в документе обязательно должны быть следующие разделы:

1. Прием сотрудников: перечень необходимых документов, порядок самого приема, как заключают трудовой договор, составляют приказ, вносят данные в трудовую книжку. Также условия для допуска к работе, испытательный срок.
2. Расторжение трудового договора. Указан порядок мероприятия, основания для увольнения (исключительно по Трудовому кодексу).
3. Права сторон (сотрудника и работодателя). Пропишите основные положения ТК РФ. Здесь же можно добавить дополнительные гарантии работникам, если они есть в компании (ДМС, развоз на служебном транспорте и т.д.)
4. Обязанности сторон. Также используйте формулировки Трудового кодекса. 
5. Ответственность. Пропишите, исходя из положений о материальной ответственности, указанных в разделе XI ТК РФ.
6. Распорядок рабочего режима / отдыха. В этих двух разделах нужно конкретно указать весь распорядок рабочего дня (время начала и окончания работы, время обеденного и дополнительных перерывов, предоставление отпусков. Если в компании несколько режимов работы (ненормированный, посменный, пятидневная неделя), укажите их все и систему учета.
7. Поощрения (премирование) сотрудников. Заполняется при отсутствии отдельного Положения. Если Положение есть, дается отсылка на него. Здесь нужно указать все варианты поощрений: материальные или нематериальные.
8. Дисциплинарные нарушения и взыскания. Перечислить виды взысканий из трудового кодекса или из Федеральных законов для особых категорий. Дополнять их запрещено.

Важно! При составлении правил внутреннего трудового распорядка воспользуйтесь Руководством Роструда (утв. приказом Роструда от 11.11.2022 № 253). Кроме вопросов приема, увольнения, перевода и других кадровых мероприятий, этот документ содержит разъяснения по грамотному составлению и утверждению ПВТР. Заменил предыдущий Приказ Роструда № 123.

Разделы можно добавлять и пополнять, исходя из особенностей самой организации. Так, указание на использование дресс-кода допустимо вписать в обязанности сотрудника, а в поощрения – отдельные меры, принятые в компании. Если задействованы дистанционные работники, отдельный раздел нужно посвятить условиям работы с ними. То же касается пропускного режима на территории, коммерческой тайне и другой специфики компании.

В начале документа пропишите Общие положения. В разделе можно указать на цели ПВТР, содержании ЛНА, особенностей ознакомления с ним, необходимости соблюдать Правила.

Правила внутреннего трудового распорядка – образец с основными разделами скачать здесь

О главных изменениях 2023 года и чем дополнить Правила внутреннего распорядка – читайте в материале ИПК

Обратите внимание! В 2023 году произошел ряд изменений, касающихся трудового законодательства. Были изменены несколько статей ТК РФ, относящихся к льготным категориям граждан, дисциплинарной ответственности, выдаче расчетных листков, зарплат и компенсаций дистанционным работникам, суточным вахтовиков и т.д. Важно учесть все новые требования при составлении ПВТР.

Как разработать Правила трудового распорядка

Правила разработки ПВТР аналогичны, как и для любых ЛНА (ст. 8 ТК РФ, ч. 1 ст. 190 ТК РФ). 

1. Руководитель компании назначает уполномоченных, которые под его контролем подготавливают Проект. Ответственными за составление документа часто бывают кадровые специалисты и юристы. 
2. При разработке обязательно опираться на нормы ТК РФ и учитывать особенности трудового процесса в конкретной организации.
3. После предварительного составления Проект необходимо направить на согласование в профсоюз, при его наличии (ст. 372 ТК РФ).
4. Если сотрудники компании не объединялись в профсоюз, документ следует передать иному представителю трудового коллектива (ст. 31 ТК РФ).
5. Шаги 2, 3 применяют при наличии какого-либо представительного органа. Если его нет, на документе делают соответствующую пометку и приступают к окончательному утверждению (Ст. 8 ТК РФ).
6. Работодатель утверждает окончательную версию Правил выбранным способом. Если в согласовании участвовал профсоюз, его представитель также ставит свою подпись в отдельной графе.
7. Всех работников организации знакомят с документом под роспись. Это одно из необходимых условий для локальных актов. Без подписи сотрудника. его нельзя будет обвинить в нарушении трудовой дисциплины.

Обратите внимание! Новых сотрудников необходимо знакомить с ПВТР до того, как они подпишут трудовой договор (ст. 68 ТК РФ).

Какими способами можно ознакомить сотрудников с ЛНА – читайте рекомендацию экспертов ИПК

Порядок согласования ЛНА с профсоюзом описаны в статье 372 Трудового кодекса:

1. После получения Проекта Правил внутреннего трудового распорядка, у профсоюза есть пять рабочих дней, чтобы вынести свое мнение: согласие, несогласие или указание на недостатки.
2. Письменное мнение нужно обосновать – документ должен содержать конкретные пояснения, и предложения по корректировкам.
3. Если работодатель не согласится с замечаниями или комментариями, ему нужно в трехдневный срок постараться прийти к компромиссу с профсоюзом.
4. Если согласие так и не было достигнуто, дебаты оформляют в виде протокола. После этого организация имеет право принять проект без согласия представителей коллектива работников.
5. Профсоюз в свою очередь может обратиться за обжалованием в суд или ГИТ.

Обратите внимание! Если профсоюз отправит письмо с мнением позднее пятидневного срока, компания может его не учитывать (Руководство Роструда № 253).

Как правильно утвердить Правила внутреннего трудового распорядка организации

В первую очередь важно понимать, каким образом будут утверждены Правила:

• как самостоятельный документ,
• как приложение к Коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК РФ).

О составлении и утверждении колдоговора – читайте в статье

В первом случае утверждение возможно двумя способами:

1. Заполнение грифа на титульном листе. Тогда действовать Правила начинают с момента утверждения. Обратите внимание, что при оформлении графы утверждения, необходимо применить раздел 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2. Составление приказа. В приказе указывают дату, с которой ЛНА вступит в силу, срок ознакомления сотрудников, дальнейшие действия с учетом появления ПВТР. Также руководитель назначает ответственного сотрудника, который будет контролировать исполнение распоряжений.

Утверждение ПВТР – образец приказа скачать здесь

Если Правила внутреннего трудового распорядка сделаны в виде приложения к колдоговору, действовать они начнут только с момента вступления в силу самого коллективного соглашения. Кроме того, если вы запланируете внести в ПВТР изменения, потребуется заново проводить коллективные переговоры, так как приложения будут неотъемлемой частью основного документа.

За утверждение, как и разработку ПВТР, отвечает работодатель. Но это не обязательно будет генеральный директор. Предварительно необходимо уточнить, есть ли у него право подписывать ЛНА. Такие полномочия обычно прописаны в Уставе предприятия. Если организация имеет вышестоящие органы управления или является подразделением, утверждение обычно проводит головное учреждение.

Чек лист: как ничего не забыть при составлении Правил трудового распорядка

Так как отсутствие определенных положений в Правилах внутреннего трудового распорядка может привести к штрафу или невозможности привлечь сотрудников к дисциплинарной ответственности, важно учесть специфику труда в компании и указания законодательства.

1. При составлении структуры документа используйте обязательные пункты, которые указаны в Трудовом кодексе (ст. 189 ТК РФ).
2. Допустимо добавить положения, связанные с особенностями трудовой дисциплины и специфики производства предприятия. Но в этих пунктах необходимо не нарушать гарантии работников, которые дает им закон.
3. Не нужно полностью переписывать содержимое ТК РФ, где изложен порядок кадровых мероприятий. Достаточно сделать отсылки на соответствующие статьи.
4. Опирайтесь на внутреннюю документацию. Если у вас уже есть отдельные ЛНА (например, Положение о премировании), достаточно сделать отсылку в соответствующем разделе на этот документ.  
5. Учитывайте изменения в трудовом законодательстве при составлении или корректировке ПВТР. Например, изменились правила приема несовершеннолетних, убрана возможность депремирования на 100 % при привлечении к дисциплинарной ответственности, добавлены льготы для мобилизованных, родителей детей-инвалидов и т. д.