Работник просит учебный отпуск: как предоставить

Учебный отпуск — это регулируемая законом гарантия для работника, который хочет получить образование без отрыва от работы. Этот вид отпуска может быть оплачиваемым или нет, имеет особый способ оформления. При его предоставлении часто возникают сложности в вопросах, обязана ли компания давать и оплачивать ученический отпуск. 

В статье рассмотрим, кому положен такой отпуск, как оформить учебные отпуска сотрудникам, какие документы потребуются и как оплатить ученические отпуска.

Алгоритм предоставления и завершения учебного отпуска соискателя ученой степени кандидата или доктора наук Бланк запроса согласия на отзыв из отпуска Бланк справки-вызова на гарантии и компенсации при совмещении работы и учебы Образец заявления на учебный отпуск Образец приказа о предоставлении учебного отпуска (произвольная форма) Образец приказа о предоставлении учебного отпуска (форма Т-6) Таблица видов учебных отпусков Таблица дополнительных гарантий работникам в связи с обучением, совмещаемым с работой

Что такое учебный отпуск и может ли работодатель отказать в учебном отпуске

Учебные отпуска являются дополнительными. Их предоставляют, если сотрудникам приходится совмещать обучение и работу. Это особая гарантия обучающимся, которую регулирует трудовое законодательство. Понятию и условиям получения ученических отпусков посвящена глава 26 Трудового кодекса. 

1. Ученическим отпуском называют гарантию давать возможность сотруднику организации не посещать работу с целью получения образования (в основном — на время сессий).
2. Будет он оплачиваемым или нет — зависит от формы обучения.
3. Руководитель обязан одобрить отпуск только в случае, если конкретно этот уровень образования работник получает первый раз (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Так, при получении второго высшего, сотрудник теряет право на допотпуска в связи с обучением.
4. Учебные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением, обязательно предоставляют только при условии, что учреждение имеет государственные сертификаты и аккредитацию. При этом платит работник за образование или учится на бюджете, значения не имеет.
5. Возможность предоставления учебных отпусков в неаккредитованные учреждения можно прописать в колдоговоре или индивидуально в трудовом соглашении (ч. 6 ст. 173 ТК РФ, ст. 174 ТК РФ).
6. Такая гарантия доступна сотруднику только на основной работе (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).

Важно! Работник имеет полное право поступить на СПО, имея «за плечами» высшее образование. Это разные уровни обучения, что дает право сотруднику на получение ученического отпуска. Зато специалитет и магистратура считаются одним уровнем (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ), а значит обеспечивать допотпуском в этом случае компания не обязана.

Продолжительность учебного отпуска зависит от того, зачем сотрудник должен покинуть на время рабочее место и уровня образования: 

• Доктора наук — полгода (ст. 173.1 ТК РФ).
• Кандидаты — 3 месяца.
• Обучающиеся в аспирантуре, ординатуре, стажеры-ассистенты в сфере науки — 30 дней ежегодно (ч. 3 ст. 173.1 ТК РФ).
• Итоговые экзамены при получении в/о — до 4 месяцев (ст. 173 ТК РФ).
• Вступительные экзамены — 10 дней для СПО, 15 — для в/о.
• Промежуточные экзамены для очников СПО — 10 дней.
• Выпускные экзамены для учеников на СПО — до 2 месяцев.
• Текущие сессии на очно-заочном СПО — 40 дней, кроме 1 и 2 курсов — по 30 дней (абз. 2 ст. 174 ТК РФ).
• Промежуточные сессии на высшем образовании заочно — 40 и 50 к.д. на первых двух и старших курсах соответственно (абз. 2 ст. 173 ТК РФ).
• При выпускных экзаменах для соискателей на подготовительных программах — 15 дней.
• ВКР и госэкзамены для получающих высшее образование — до 4 месяцев. (абз. 3 ст. 173 ТК РФ).
• Сессии для студентов вузов по очной форме — по 15 дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ).
• На выпускные экзамены студентам с основным общим — 9 дней, среднее общее — 22 дня (ст. 176 ТК РФ).

Важно! Если сотрудник получает одновременно два образования, предоставить ученический отпуск работодатель может только по одному из двух учреждений (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Условия предоставления отпуска, какие документы нужны от сотрудника

Исходя из положений ТК РФ, отправить в ученический отпуск работодатель обязан не только трудоустроившихся студентов или сотрудников по целевому направлению, но и любого работника, если он начал обучаться. Главных условие для предоставления отпусков всего два:

• этот уровень образования сотрудник получает впервые,
• программа имеет госаккредитацию.

Об особенностях трудовых отношений со студентом — читайте в нашем материале

Оформляют ученический отпуск по справке-вызову. Документ обязательный и это основание, чтобы предоставить работнику гарантию (ст. 177 ТК РФ). В справке должно быть указано:

1. Реквизиты образовательного учреждения, данные свидетельства об аккредитации.
2. Наименование и реквизиты организации, где трудится работник, совмещающий работу с учебой.
3. ФИО вызываемого сотрудника.
4. Форма, уровень обучения, программа и специальность.
5. Цель, с которой его вызывают (вступительные, промежуточные или итоговые экзамены, защита ВКР и т.д.)
6. Период, на который вызывают обучающегося и количество дней (в календарных).

Форма справки-вызова утверждена Минобрнауки РФ (Приказ от 19 декабря 2013 г. № 1368) и является обязательной.

Бланк справки-вызова скачать здесь

Важно! В конце справки находится отрывной лист, который ответственный секретарь образовательного учреждения должен заполнить и отдать сотруднику. После завершения ученического отпуска работник обязан отдать этот документ в свою организацию. Таким образом он подтвердит, что действительно использовал положенные дни отпуска для сдачи экзаменов.

Дополнительно работник подает заявление на ученический отпуск. Это необязательный документ, но он подтверждает запрос работника, а также предоставление им в организацию справку-вызов. 

О заявлении, как одном из предоставляемых для оформления учебного отпуска документов, упоминают и специалисты ОнлайнИнспекции. Форма — свободная, но важно указать определенную информацию:

• ФИО и должность сотрудника,
• просьбу о предоставлении допотпуска в связи с учебой,
• цель ученического отпуска,
• даты, в которые сотруднику потребуется освобождение от работы,
• указание учреждения.

В конце заявления нужно дописать, что к документу прилагается справка-вызов и указать ее реквизиты (номер и дату).

Заявление на учебный отпуск образец скачать здесь

Обратите внимание! Обязанность подать заявление на ученический отпуск в конкретные сроки (за год до планируемого отпуска) закреплена за соискателями ученой степени (п. 3 ПП РФ от 05.05.2014 № 409). К заявлению нужно прикрепить выписку решения диссертационного совета (п. 5 Постановления № 409).

Как оплачивается ученический отпуск

Допотпуск в связи с получением образования доступен только сотрудникам, которые учатся по заочной (очно-заочной) форме или получают общее образование. От уровня обучения это не зависит: оплата положена как заочникам на высшем образовании (ст. 173 ТК РФ), так и обучающимся по программам СПО (ст. 174 ТК РФ) или на впервые осваивающим общую основную или среднюю программы (ст. 176 ТК РФ). При оплате не забывайте про общие условия предоставления ученических отпусков: программа вуза или суза должна быть аккредитована.

Обратите внимание! На сроки оплаты ученических отпусков действуют общие правила (ч.9 ст. 136 ТК РФ). Компания обязана произвести выплаты за три дня до ухода в допотпуск учащегося-работника. Поэтому лучше договориться с сотрудником, чтобы он принес необходимые документы заранее, а не в последний день.

Обязана ли компания платить компенсацию за задержку отпускных, если сотрудник-студент принес справку-вызов в последний день — объясняют эксперты ИПК.

В остальных случаях выходные дни предоставляются работнику за свой счет. Исключение — если гарантии на оплачиваемую учебу прописаны во внутренних локальных актах компании.

Важно! Учебные отпуска оплачиваются только исходя из расчета среднего заработка сотрудника за последний год.

Оплата учебного отпуска проходит следующим образом:

1. После визирования приказа руководителем бухгалтер делает записку-расчет (Т-60).
2. Рассчитывается средняя зарплата работника за год, по правилам ПП РФ от 24.12.2007 года № 922.
3. Для расчетного периода берут 12 месяцев, предваряющих ученический отпуск.
4. Далее вычисляют среднедневную зарплату: заработок за год делят на сумму, полученную от умножения по формуле «12 х 29,3», где последняя цифра означает усредненное количество дней в месяце.
5. Полученную цифру нужно умножить на количество календарных дней, на которые предоставлен учебный допотпуск.

Что учесть при расчете средней зарплаты — узнаете в статье

Важно! При оплате учебных отпусков оплачивается каждый календарный день, указанный в справке вызове, независимо от того, выпал ли этот день на праздничную дату (п. 14 Правил № 922).

Предоставление учебного отпуска: пошаговый алгоритм

Чтобы правильно оформить ученический отпуск, потребуется заявление сотрудника, подкрепленное справкой вызовом. Без справки кадровое мероприятие начинать запрещено. все документы будут участвовать в кадровом документообороте.

1. Проверьте наличие свидетельства об аккредитации в справке-вызове. Также изучите форму обучения и цель вызова, чтобы определить, будет допотпуск оплачиваемым или нет.
2. На основании заявления и приложенной к нему справки составьте приказ. Можно использовать стандартную (необязательную) форму Т-6. Сведения об учебном отпуске вписывают  в графу Б. Укажите количество дней, период и ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.

Приказ на учебный отпуск бланк скачать здесь

3. Если в организации утверждена собственная форма приказа, заполняйте ее.

4. Приказ лучше издать как минимум за три дня до начала учебного отпуска, чтобы бухгалтерия успела оплатить отпускные в положенный срок.

5. Если в организации ведут карточки Т-2, впишите период и количество дней отпуска в соответствующем разделе.

6. Пока сотрудник находится в ученическом отпуске отмечайте его в табеле. Для учебного отпуска с сохранением средней зарплаты применяют коды «У»/ «11». Неоплачиваемый имеет кодовое обозначение «УД» (13).

Обратите внимание! В отличие от ежегодных отпусков, другие нельзя увеличить, если во время такого отпуска сотрудник заболел. Кроме того, оплачивать ему больничный работодатель также не обязан (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Также не продляется время отпуска и на официальные праздники.

Что делать, если ученический отпуск совпал с ежегодным

Трудовое законодательство не предусматривает одновременного предоставления разных видов отпусков. Кроме того, ежегодные отпуска оплачиваются, как и некоторые виды ученических, что может привести к неверным расчетам в дальнейшем.

Трудовое законодательство не предусматривает одновременного предоставления разных видов отпусков. Кроме того, ежегодные отпуска оплачиваются, как и некоторые виды ученических, что может привести к неверным расчетам в дальнейшем.

Обратите внимание! Учебные отпуска переносить нельзя, так как это противоречит их основному назначению — целевой сдаче сессии в конкретный период. Поэтому, если перед работодателем встает проблема, что даты ученического и очередного отпусков совпадают, переносить придется именно последний (ответ Роструда). Не забудьте, что разделять отпуск на части или отзывать из него можно только по соглашению с сотрудником (ст. 125 ТК РФ).

Ежегодный отпуск допустимо присоединить к ученическому (ч. 2 ст. 177 ТК РФ), но для этого потребуется согласие работника. Если же справка-вызов пришла в моменте нахождения сотрудника в основном отпуске, его лучше всего прервать. 

1. Официально отзовите работника из отпуска приказом, чтобы перерасчитать отпускные и период работы.
2. Для отзыва из отпуска по требованию закона необходимо получить письменное согласие.
3. Сразу при подписании соглашения на отзыв из отпуска можно согласовать новые даты для использования его оставшейся части.
4. Направьте сотрудника в новый отпуск, ученический.
5. После завершения отпуска пересчитайте период.
6. Направьте работника в основной отпуск в согласованные даты.

Бланк запроса об отзыве из отпуска скачать здесь

Читайте на сайте статьи по теме Виды отпусков и порядок их предоставления Изменение графика отпусков: как внести коррективы Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Заявления на разные виды отпуска: как оформить Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Как рассчитать отпускные

Все о нюансах кадрового делопроизводства и спорных вопросов законодательства вы узнаете на нашем обновленном курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Полный пакет знаний для специалиста по кадровому делопроизводству»