Как предоставить отпуск авансом

Все, кто работает по трудовому договору, имеют право на ежегодный отпуск. Обычно можно брать его после шести месяцев работы. Но бывают ситуации, когда нужно срочно решить личные проблемы или очень хочется отдохнуть раньше. В статье расскажем, можно ли попросить у работодателя отпуск авансом и какие риски возникают для каждой из сторон.

Алгоритм предоставления ежегодного отпуска

Дают ли отпуск авансом по закону

В Трудовом кодексе самого термина «отпуск авансом» нет, есть просто ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Если удастся договориться с руководителем, то сотрудника могут отпустить раньше, когда он отпуск еще не заработал, в этом случае дни отдыха даются авансом.

Отпуск предоставляют за каждый отработанный год. Период отсчитывают не с 1 января, а с даты трудоустройства работника. Со второго года работы сотрудники уходят в отпуск по графику. В Трудовом кодексе не говорится, сколько должно пройти времени после предыдущего отпуска, чтобы получить новый. Поэтому, когда составляют график, сначала стараются учесть пожелание каждого, например, отпустить работников на отдых летом хотя бы по одной неделе. Получается, что некоторым сотрудникам предоставляют дни отдыха до того, как закончится их рабочий год, то есть авансом, это не запрещено (Правила об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169).

Взять отпуск авансом можно только ежегодный, другие виды отпусков: за свой счет или учебный, или декретный взять вперед не получится. Эти виды отдыха нужно подтвердить документально, а документ выдадут, только если есть соответствующие основания. 

Отпуск работнику авансом также можно делить на части в соответствие со ст. 125 ТК РФ.

Какие вопросы об отпуске чаще всего возникают у кадровых специалистов, читайте в статье. 

Руководитель компании вправе не согласиться с просьбой работников отдохнуть наперед. Но есть категории трудящихся, которым по закону отказать в отпуске нельзя, даже если он авансовый: 

• будущие матери и женщины в отпуске по уходу за ребенком;

• их супруги;

• родственники, если они вместо матери будут ухаживать за малышом;

• многодетные сотрудники, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет;

• родители детей-инвалидов до 18 лет;

• совместители, которые идут в отпуск на основной работе;

• супруги военнослужащих, при условии, что их вторая половинка идет в отпуск;

• другие работники, у которых есть право на досрочный отпуск согласно трудовому или коллективному договору.

Важно! Дни отпуска авансом нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти деньги сотрудник еще не заработал. Также нельзя предоставить отпуск в текущем году за будущий рабочий год.

Минтруд в своем письме разъяснил, что отпуск не может начаться раньше самого рабочего года, за который его предоставляют (Письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Это значит, что, если сотрудник устроился на работу 01.11.2020 и до 31.10.2021 уже отгулял 28 дней, то в следующий отпуск он может идти после 01.11.2021, отпустить раньше работодатель уже не вправе. В таком отдыхе можно отказать даже льготным категориям работников. С этим согласны и суды (определение городского суда СПб № 33-16777/2012).  

Оформляют авансовый отпуск также как и обычный. Когда сотрудник уходит отдыхать с 1 числа, то аванс в месяце отпуска он не получит, только отпускные и часть зарплаты, при условии, что он будет в отпуске не весь месяц.

Алгоритм как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск, скачайте здесь.

В нашем курсе «Управление оплатой труда» вы узнаете, какие требования закона существуют для компенсационных выплат и как выбрать оптимальную систему оплаты труда.

Отпуск предоставлен авансом. Минусы для каждой стороны

Если отпуск отгулян авансом частично, то единственный минус для сотрудника — остается меньше дней отдыха, если полностью, то придется отрабатывать время отдыха и ждать, пока появится право на следующий отпуск. 

Для работодателя авансовый отпуск станет проблемой, если вдруг сотрудник решит уволиться. Если работник брал отпускные дни, которые еще не заработал, нужно будет при увольнении удержать выплаченные отпускные. Тут есть два пути: работник сам добровольно вносит их в кассу компании, или у него удерживают их при окончательном расчете из зарплаты. 

Важно! Если человек решил уволиться сам или его увольняют «по статье» и в этом есть его вина, то отпускное пособие за отпуск авансом удержать можно даже не спрашивая согласия.

Но есть ряд причин, когда работодатель не может требовать возврата отпускных:

• истек срок действия трудового договора;

• в связи с переводом на другое место или в другую компанию;

• отказ работать в новых условиях труда;

• сокращение или ликвидация компании;

• приходится освободить место для восстановленного судом другого работника;

• призыв на военную или альтернативную службу;

• человек оказался непригодным к работе по заключению медиков;

• сотрудник вышел на пенсию;

• после подписания соглашения сторон.

Как правильно оформить увольнение по соглашению сторон читайте в статье.

Даже если нет ни одной из перечисленных причин и сотрудник должен возместить пособие, он может и не захотеть этого делать. Например, если при окончательном расчете полагается маленькая сумма, и ее не хватает на покрытие отпускных. Вряд ли он будет возмещать разницу. Или если при увольнении компенсацию не удержали, то после придется только судиться. Но вероятность вернуть деньги мала, закон защищает интересы работников.

Сколько можно удержать, если отпуск использован авансом

Согласно ст. 138 ТК РФ сумма удержания не должна превышать 20 процентов при каждой выплате зарплаты. Но в Кодексе не говорится, можно ли применить эту норму к окончательному расчету. 

Мнения судов разделились. Одни считают, что удержать можно всю сумму, даже если она больше 20% (ст. 137 ТК РФ) и ограничения по 138 статье здесь не применяются, потому что в ней говорится именно о ежемесячной зарплате (определение Волгоградского областного суда от 26.04.2018 № 33-6322/2018). 

Другие встают на сторону работников и считают, что можно удержать только 20 процентов из каждой зарплаты в том числе и последней. Если работодатели приводят в качестве аргументов решения судов, по которым удерживали большую сумму, то такие аргументы отклоняют. Мотивируют тем, что судебные акты — это не законодательные документы (апелляционное определение Ярославского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33-3207/2017).

Минтруд согласен со вторыми (Письмо от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142). 

Если работник выплачивает алименты или на него есть исполнительный лист по другому делу, то этот документ приоритетнее. Соответственно, удерживать можно только с суммы, которая осталась после листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). 

Обратите внимание! Удерживать с работника деньги за отпуск авансом при увольнении можно только с суммы окончательного расчета. Если работник перед этим болел, то с суммы больничных ничего удерживать нельзя (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142).