Когда потребуется служебная записка на премирование и как составить документ

Нередко в компаниях сотрудникам выдают разовые поощрительные премии, не предусмотренные системой оплаты труда. Чтобы специалисты по персоналу издали приказ, а бухгалтерия правильно отразила в учете такие выплаты, нужно основание. В качестве этого документа выступает служебная записка на премирование. В статье рассмотрим, как ее составить и какие сведения включить.

Образец служебной записки о представлении на премирование Образец служебной записки о премировании нескольких сотрудников

Нужна ли служебная записка на премию в век цифровых технологий

Служебная записка — это внутренний документ компании. Ее составляют, чтобы решить рабочие вопросы: проинформировать о каком-то событии, запросить сведения, согласовать действия или выдать инструкции. 

Документ может составить любой человек. Но в случае с поощрительными денежными выплатами ходатайство о премировании подает директору компании непосредственный начальник того подразделения, где работает отличившийся сотрудник. Иногда инициатором бывает представитель профсоюза, если он есть в организации, или совет коллектива. 

Согласно зарплатной политике компании, вознаграждение за труд обычно включает в себя несколько частей (ст. 129 ТК РФ): 

• сама оплата за трудовые обязанности исходя из оклада или тарифной ставки;
• доплаты и компенсации за условия труда;
• поощрительные выплаты, мотивирующие работников трудиться эффективнее.

Если премии регулярные, они фиксируются в Положении о премировании и в трудовом договоре, выплачиваются каждый период: ежемесячно, за квартал, к концу года в виде тринадцатой зарплаты или в любом другом порядке, зафиксированном в ЛНА компании.

Обратите внимание! С августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту Р 7.0.97-2025. Если вы ранее использовали старый ГОСТ при составлении своих инструкций по делопроизводству, то вам обязательно нужно учесть в работе новый ГОСТ и поменять свои локальные акты и бланки документов. Мы подробно разберем все изменения на Мастер-классе «Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025». Он пройдет 29 сентября 2025 года. Участники мастер-класса получат постатейное сравнение ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так им будет проще вносить изменения в свои кадровые документы.

Система оплаты труда может предусматривать и нерегулярные премии, например, к юбилею или празднику, за успешное прохождение аттестации или сдачу проекта, или за какие-то особые заслуги.

На регулярные поощрения не оформляют отдельные документы, весь порядок отражается в локально-нормативных актах. Но на разовые выплаты нужна служебная записка на премирование сотрудника. 

Переписка в мессенджерах или по электронной почте полностью не может заменить эту бумагу даже в наш век цифровых технологий и электронных документов. Контролирующие органы хоть и стараются идти в ногу со временем и постепенно переходят на «цифру», но до сих пор часто требуют именно бумажную служебку, оформленную надлежащим образом, чтобы обосновать расходы компании. 

Без подтверждающих документов не удастся включить в расходы такие выплаты и тем самым уменьшить налог на прибыль. Поэтому ходатайство на премию не стоит считать бесполезной и ненужной бюрократией, лучше отнестись к этому документу серьезно. 

С переходом многих компаний на ЭДО все же появилась возможность подавать руководителю служебки в цифровом виде. Для них закон не предусматривает специальную электронную подпись (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409). Даже системный логин и пароль пользователя могут считаться простой электронной подписью. 

Подробнее о том, какие требования к электронным документам учитывать при переходе на ЭДО.

Если на распечатанном документе есть информация о том, кто его подписал, и правила использования электронных документах значатся в ЛНА компании, то такой документ можно выдавать по требованию проверяющих или использовать в суде.

Подробнее о том, какие документы выдавать при увольнении.

Важно! Когда работник увольняется, работодатель не обязан отдавать ему копию служебной записки о премировании. Роструд аргументирует тем, что в статье 62 ТК РФ среди документов, которые выдают человеку по его письменному требованию при расторжении трудового договора, служебные записки не упоминаются.

Правила составления служебной записки о поощрении работников

Закон не регламентирует форму служебной записки. Ее можно написать от руки, или на компьютере. Можно использовать чистый лист А4 или фирменный бланк организации. 

Компания может разработать специальный шаблон служебной записки, но его форму и порядок использования обязательно нужно закрепить в ЛНА.

Обратите внимание! Служебная записка не должны быть в форме заявления. Заявительный порядок используют для решения других вопросов.

В документе нужно прописать:

• кому и за какое события полагается премия;
• деловые качества работника и сведения о стаже в этой компании;
• временной промежуток, за который она начисляется;
• размер и форма выплаты;
• отметка отдела по персоналу о том, что у работника нет нарушений дисциплины.

В конце указывают дату и ставят подпись и ФИО человека, который подает этот документ.

Служебная записка о премировании (образец) может содержать в себе ходатайство о поощрении как одного, так и нескольких сотрудников. 

Алгоритм составления служебной записки на премию

Если нет утвержденного шаблона документа, записку составляют в свободной форме. При этом рекомендуют ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные ГОСТом ГОСТ Р 7.0.97-2025 утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. N 622-ст.

Ходатайство о премировании сотрудников (образец) включает в себя три части:

• Шапка документа, в которой справа в верхнем углу указывают, на чье имя составляется документ, то есть должность и ФИО генерального директора. Также от имени кого направляется служебка – сведения о руководителе потенциального награждаемого. 

Ниже пишут название документа. Обычно это «Служебная записка о премировании» или «Представление о награждении». Эти названия – синонимы и означают одно и то же.  

Рядом прописывают номер записки. Его нужно обязательно указать, потому что позже документ регистрируют в специальном журнале. 

• Основная часть. Здесь отражают просьбу к начальству о поощрении одного или нескольких отличившихся коллег. Указывают их достижения и вид премии. Если она в денежном выражении, то ставят точную сумму. 

Когда награждают за перевыполнение плана, то к служебке стоит приложить документы, которые это свидетельствуют, например, отчет по продажам или производственный план-норматив.

• Заключительная часть. В ней отмечают должность составившего записку, дату, подпись и расшифровку. 

Печать на такой служебке не ставится.

Читайте на сайте статьи по теме Стимулирующие выплаты работникам Какая система оплаты труда подойдет для вашей компании Как прописать оклад за неполную ставку Удержания из заработной платы: когда и сколько Средняя заработная плата: когда применяют и как рассчитать Премии работникам: как оформить документы и когда можно лишить поощрения Материальная помощь работнику: когда выплачивать и в каком размере Фонд заработной платы: чем отличается от ФОТ и как его анализировать