Какие требования к электронным документам нужно учитывать при переходе на ЭДО

Работа в кадровом электронном документообороте (КЭДО) для организаций остается факультативной. Но с 1 марта 2023 года организации, которые выбрали этот способ учета, будут подчиняться единым требованиям по ведению документов. В материале расскажем, что подразумевается под кадровым ЭДО и какие требования к оформлению электронных документов выдвигает Минтруд.

Памятка по использованию ЭЦП в КЭДО

Электронные кадровые документы: что это

Электронный документ — это вся документация, связанная с работой, которой организация обменивается с сотрудниками, а далее собирает и хранит на цифровом носителе, без бумажного дубликата (абз. 1 ст. 22.1 ТК РФ). Все они должны быть заверены электронной подписью (ЭП) как со стороны юрлица, так и со стороны сотрудника. Она может быть усиленной квалифицированной или неквалифицированной, а также простой — в зависимости от подписанта и типа документа (ст. 22.3 ТК РФ).

Таблицу с правилами использования ЭП скачайте здесь

Перевести в КЭДО можно практически любую документацию, включая заявления сотрудников, договоры, расчетные листки, большинство приказов и локальные акты компании, но есть исключения. В бумаге должны остаться четыре вида кадровых мероприятий, в основном те, где обязательно требуется личная подпись подчиненного (абз. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

1. Трудовые книжки (если сотрудник отказался от их заполнения в электронном формате).
2. Приказ о прекращении трудового договора.
3. Акты о несчастном случае на производстве (форма Н-1)
4. Журналы ознакомления с инструктажем по охране труда.

Все остальные документы с марта при наличии в компании КЭДО и ЭП у сотрудников можно будет не хранить в бумажном варианте.

О преимуществах кадрового ЭДО и алгоритме перехода на цифровой обмен документами читайте в нашей статье.

Важно! Даже если организация перешла на КЭДО, работодатель обязан будет выдать копию электронного документа в бумажном виде, если сотрудник запросит дубликат именно на бумаге (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ). Это относится и к справке по форме СТД-Р для сотрудников с электронной трудовой, если работник в заявлении попросил выдать сведения на бумажном носителе (ч.5 ст. 66.1 ТК РФ).

Единые требования к электронному документу

С 1 марта 2023 года вступил в силу абзац 11 статьи 22.1 Трудового кодекса. Министерство труда выпустило подробные требования в пояснение к законодательной статье (приказ от 20.09.2022 № 578н). Приложение к приказу регулируют единый формат для кадрового ЭДО. 

В основном требования к форме электронного документа и его составу сугубо технические, но Минтруд также подготовил шаблоны названий файлов и справочник 123 видов кадровых мероприятий и другой информации, связанной с работой. Каждое из них получило собственный код, который работодатель должен будет указывать в файле-описании электронного документа.

Требования к электронным кадровым документам по их структуре

Состав каждого документа по сотрудникам в электронном виде включает в себя шесть элементов:

1. Сам документ в виде электронной скан-копии.
2. При наличии — приложения в виде графиков, таблиц, дополнений.
3. ЭП для основного файла и приложений, если она предусмотрена для этого вида кадрового мероприятия.
4. При наличии — машиночитаемая доверенность (МЧД). Это цифровой аналог передачи полномочий на сотрудника для подписания определенных документов от лица руководителя. Ее содержание установлено законодательством (Приказ Минцифры от 14 сентября 2020 г. № 472).
5. Описание документа (приложение к приказу № 578н «Перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой»). 

Пакет из документа, приложения, описания и подписи перед отправкой в систему ЭДО должен быть заархивирован в одном файле — транспортном контейнере.

Описание и сравнение всех зарегистрированных в реестре ФНС операторов КЭДО — в нашем материале.

Обратите внимание! С 1 сентября 2023 г. МЧД станет обязательной для организаций (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). До этой даты работники могут использовать КЭП работодателя, после — только с добавлением доверенности к квалифицированной подписи.

Состав описания электронного документа

В описание входит ряд данных, в том числе размеры файлов (байты), реквизиты юрлица и работника, дата подписания, сведения о наличии и видах каждой ЭП, код документа из перечня. Все элементы делятся на обязательные, необязательные уточняющего характера и условно-обязательные (заполняется при соблюдении определенных условий). 

К 11 обязательным элементам относятся:

• размеры файлов (байт),
• корневой файл,
• общее название документа (в произвольной форме) и наименование основной его части,
• уникальный ID описания,
• наименование организации / ИП,
• реквизиты юрлица,
• дата окончательного подписания (ГГГГ-ММ-ДД),
• код кадрового мероприятия.

Требования к формату электронных документов

Формат документации с 1 марта 2023 года также становится единым. Это необходимое условие для автоматизации процесса контроля за соблюдением трудового законодательства и сбора аналитики.

1. Основной документ должен быть в виде файла PDF-формата версии A-1A, которая рассчитана на длительное хранение архивных документов.
2. Приложение в формате файлов, зависящих от содержимого (текстовые, графические, таблицы и прочие).
3. Формат электронной подписи регулирует приказ Минцифры от 14 сентября 2020 г.№ 472.
4. Требования к формату МЧД указаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 858. Сама доверенность загружается в виде файла XML, а усиленная квалификационная подпись к ней — в формате XMLDSIG или по утвержденному в приказе Минцифры № 472 формате.

В учетную систему ЭКДО все файлы необходимо добавлять в транспортном контейнере. Носители электронных документов представляют собой зашифрованные файлы, сжатые до zip-формата с реквизитами шифрования. 

О внедрении ЭКДО с учетом нового законодательства, информационных системах и особенностях электронного обмена документами с сотрудниками вы узнаете на нашем курсе «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0».