Какие обязательные реквизиты должны быть на кадровых документах

Каждый документ должен включать обязательные элементы – реквизиты, без которых он не будет иметь юридической силы. Какие именно, часто зависит от типа документа. В статье рассмотрим, какие реквизиты для кадровых документов будут основными и каковы правила их оформления согласно действующему в нашей стране ГОСТу.

Реквизит документа: что это такое

Реквизит документа – это обязательный элемент или сведения, которые несут какую-либо важную информацию о его содержании и отражают его форму. Реквизитами могут быть название (заголовок) документа, адреса работника и компании, гриф утверждения и т. д. Они имеют стандартную (унифицированную) форму и расположение в тексте документа. 

Неправильное оформление обязательных реквизитов документа (или пропуск одного из них) может привести к тому, что в суде или при проверке ГИТ любой приказ могут признать недействительным, а кадровую процедуру – незаконной. Например, уволенного сотрудника придется восстанавливать на прежнем рабочем месте, а взыскание – отменять, возмещать потерпевшему моральный вред и т. п. Вот почему важно следить за правильным оформлением реквизитов.

Какие виды реквизитов существуют

В оформлении документов можно использовать до 30 реквизитов, согласно действующей редакции ГОСТа. Это могут быть герб (РФ или муниципального образования, где находится предприятие), наименование организации, реквизит место составления и т. д. С их полным списком можно ознакомиться здесь.

При этом в некоторых типах и видах бумаг какие-то из них обязательны к применению, а какие-то – нет. Поэтому их можно разделить на две большие группы: постоянные и переменные:

• Постоянные – это те реквизиты, что используются стандартным набором, характерным для формы какого-то типа документов (например, для писем или приказов);

• Переменные – те, что используются в зависимости от ситуации и задачи, для которых создают решение, акт или иную официальную бумагу. 

Кроме этого, бывают основные и дополнительные реквизиты, которые также можно назвать обязательными и необязательными (что чаще встречаются в бухгалтерской документации). Разница между ними в том, что без основных реквизитов документ не будет иметь юридической силы, а без дополнительных можно обойтись, но они дополняют или уточняют ту информацию, что есть в основных сведениях. 

Дополнительный реквизит после строки «Адресат». Сведения о прописке и фактическом месте жительства работника к этому реквизиту, с точки зрения ТК РФ (ст. 57), формально не относятся, но многие компании вносят эту строку и в договоры, и в другие ЛНА под указанием адресата. Специалисты Роструда считают, что указывать адрес сотрудника здесь не нужно.

Электронная документация должна соответствовать общим требованиям делопроизводства и содержать реквизиты, аналогичные бумажной. Единственным исключенным реквизитом для электронного документа будет «Герб» (п. 4 Методических рекомендаций к ГОСТ).

Обратите внимание! При определении обязательных и необязательных реквизитов часто есть нюансы. например, при составлении трудового договора, с точки зрения Роструда, реквизит подпись обязателен, а печать для ее заверения – нет.

Какие реквизиты для кадровых документов обязательны

К обязательным и основным в кадровой документации можно отнести следующие реквизиты документа (номера указаны по ГОСТ):

Этот список неполон, так как для признания юридической ценности каждого конкретного типа документа нужны и другие реквизиты. Например, для положения потребуется гриф утверждения (16), для ряда приказов (о поощрении, взыскании и пр.) – место издания документа и т. п. 

Для того чтобы определить, какие именно реквизиты понадобятся в том или ином документе, надо руководствоваться:

• его назначением,

• типом (например, стандартный набор реквизитов для приказа и графика различаются),

• текстом ГОСТ,

• рекомендациями по оформлению типовых форм, согласно действующему стандарту.

Общие правила оформления для реквизитов

Все правила и советы по расположению и верстке реквизитов можно найти как в ГОСТ, указанном выше, так и в Методических рекомендациях к нему. Коротко расскажем о принципах оформления тех блоков, без которых в кадровой документации не обойтись.

Наименование организации в документах. Название компании (автора документа) должно точно соответствовать учредительным документам. Если в уставе компании указано сокращенное название, его указывают после полного в скобках. Если документ подготовлен в филиале или структурном подразделении компании, вверху указывают название организации, а под ним – название филиала или подразделения (для этого есть специальный реквизит, № 6). 

Если несколько компаний работают вместе, названия организаций должны быть указаны на одном уровне. В этом случае используют чистый лист бумаги вместо фирменного бланка. Для систематического создания совместных документов создают специальный шаблон.

При продольном положении реквизитов указывают автора посередине верхнего поля бланка документа, при угловом – в левом углу верхнего поля бланка.

Название типа/вида документа. Указывают наименование вида документа заглавными буквами на любых документах, кроме писем.

Если реквизиты расположены продольно, название размещают по центру бланка документа. Если же они размещены угловым образом – указывают в левом верхнем углу страницы.

Реквизиты: дата документа. Указывают дату арабскими цифрами или прописью между реквизитами «Наименование организации» и «Место составления». Последовательность: день месяца – месяц – год. 

Обязательно нужно следить за соответствием дат: подписания и зафиксированного в бумаге события. Если этого реквизита нет, в любой проблемной ситуации сотрудник может оспорить этот приказ, заявление или распоряжение в суде.

Порядковый номер. Регистрационный номер бумаги проставляют после даты, между наименованием компании/организации и местом издания документа. Если другие реквизиты расположены ближе к левому полю листа, ставим номер там. Если посередине – номер проставляем ближе к правому полю.

Если надо составить ответ на письмо, проставляют ссылку на номер бумаги, на которую ссылаются, и рядом ссылку на дату этого документа. Как правило, все они располагаются наверху, в левом углу, под реквизитами регистрационного номера.

Заголовок. Указывают в заголовке краткое содержание бумаги, которое будет отвечать на вопрос: о чем этот приказ или распоряжение. Либо в левом верхнем углу под названием вида документации, либо посередине, над основным содержанием.

Подпись. Размещают подпись под основным текстом документа, слева указывают наименование должности, затем оставляем место для подписи, а справа от него – место под расшифровку росчерка. 

Если бумагу подписывают несколько лиц, размещают подписи друг под другом в порядке иерархии должностей. Если те имеют одинаковые должности, располагаем их росчерки рядом, по одному уровню.

Если бумага подписана через ЭДО, ставят отметку, где будет следующее:

• строка «Документ подписан электронной подписью»;

• указание на сертификат ключа (его номер);

• инициалы владельца ключа;

• дата, до которой ключ действует.

При оформлении трудового договора эксперты советуют проставлять реквизит подписи на каждом листе, хотя формально в ТК РФ (ст. 67), такого требования нет. Это нужно для того, чтобы увольняемый вами сотрудник не смог подать иск в суд, о том, что часть текста ТД с важными для него условиями подменили, поэтому увольнение можно признать незаконным.

Важно! Роструд пишет, что этот реквизит печать не входит в список обязательных, однако на многих предприятиях все же есть такая практика. Следите за расположением печати на листе: старайтесь проставлять ее, не захватывая подписи лица, заверившего документ, ровно, не переворачивая оттиск.

Читайте на сайте статьи по теме Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить Нумерация приказов: какие правила должен знать кадровик Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу Как правильно заверить копию документа Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии