Хранение трудовых книжек: разбираемся в деталях
Даже при переходе большинства сотрудников на электронные трудовые в коллективе по-прежнему будут те, кто предпочитает использовать бумажный вариант. А значит нужно знать не только, как вести бумажные трудовые книжки, но и как их правильно хранить. Поговорим о том, как делать это с соблюдением всех норм, кто по закону за это отвечает, и какие бывают нарушения правил хранения трудовых.
|
Содержание
Кто является ответственным за ведение и хранение трудовых книжек Как распределить эти обязанности между ответственными Где и как должна храниться трудовая книжка: разбираем порядок и сроки |
|
Бланк приказа о назначении ответственного за хранение и учет трудовых книжек Образец акта списания бланков трудовых книжек |
Кто является ответственным за ведение и хранение трудовых книжек
Минтруд в приказе № 320н утверждает, что обязанность организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче бумажных трудовых лежит на работодателе. При этом за все операции с ними отвечает сотрудник, которого назначает сам работодатель. В зависимости от размера компании (или предприятия) эту задачу могут выполнять специалист по кадрам, бухгалтер или секретарь.
Если компания имеет сразу несколько подразделений, ответственность за такую работу можно распределить между сотрудниками в каждом отдельном подразделении. Индивидуальный предприниматель может отвечать за хранение сам, тем более в том случае, если у него нет кадровика в штате, а задачи бухгалтера выполняет человек в формате занятости по ГПХ.
Узнать более подробно о том, как организовать кадровый оборот с нуля, в том числе как правильно вести трудовые книжки, Вам поможет наш курс «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0». Он будет полезен, как руководителю, так и специалисту по кадрам.
Как распределить эти обязанности между ответственными
Сам работодатель отвечает за:
- Фактическое хранение бланков и вкладышей в них;
- Обеспечение сохранности незатребованных книжек и их дубликатов. Их хранят либо до востребования, либо определенный срок;
- Обеспечение условий для надежного хранения, чтобы исключить их порчу или потерю;
- Своевременный контроль того, кому и по каким запросам выданы трудовые.
За сам порядок хранения трудовых книжек несет ответственность кадровик или бухгалтер, то есть:
- За наполнение журнала по учету трудовых;
- Содержание бумажных трудовых согласно всем правилам: в большой организации рассортировывать их по подразделениям, а невостребованные — держать отдельно;
- За подготовку ежемесячного отчета о количестве и расходе бланков (в том числе и вкладышей);
- За утилизацию тех, что были испорчены (с приложением специального акта).
Смотрите в экосистеме «Кадровый обзор» вебинар «Трудовые книжки. Новые бланки, правила ведения и практика». Если вы не являетесь подписчиком экосистемы, оформите пробный доступ.
Где и как должна храниться трудовая книжка: разбираем порядок и сроки
Для хранения бумажных трудовых книжек нужны особые условия.
Чтобы правильно это организовать работодатель:
-
приказом назначает лицо, которое ведет учет бланков, заполняет специальные журналы;списывает неправильно заполненные, оформляет акты;
-
выбирает место, где будут храниться книжки: сейф, отдельный шкаф, оснащенный замком или что-то иное;
-
для удобства поиска оформляет картотеку или реестр.
Как организовать хранение бланков трудовых книжек
Все трудовые книжки — заполненные, невостребованные и пустые бланки хранят раздельно.
Каждая компания ведет два разных журнала (книги) учета для трудовых книжек: один для пустых бланков, а второй – для полученных от работников и выданных книжек.
Так, в первой книге ответственный сотрудник заполняет сведения о полученных и израсходованных бланках трудовой книжки и вкладыша, в том числе с указанием конкретной серии и номера бланка.
А в книге по учету движения бумажных трудовых кадровик (иной работник) отмечает информацию о принятых трудовых книжках от новых работников, и о их выдаче при увольнении.
Данные журналы (книги) можно приобрести в магазине канцелярии или на маркетплейсе или разработать самим.
О том, как правильно закрыть заполненную Книгу учета, читайте здесь.
Что будет, если нарушить правила хранения трудовых книжек
За проверку условий хранения трудовых книжек отвечает ГИТ (трудовая инспекция). По результатам проверки инспектор при наличии нарушений может выдать предписание об устранении недостатков или наложить штраф на компанию до 50 тыс. руб. или на ответственного за ведение до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
На какие ошибки могут обращать внимание:
- По бумажным трудовым не ведется или отсутствует журнал (книга) учета;
- Бланки лежат на полке или на виду, так, что доступны всем работникам, входящим в кабинет;
- Среди прочих распоряжений нет приказа о назначении ответственного по хранению трудовых книжек;
- В журнале (книге) учета нет нескольких листов. Инспектор может решить, что в компании пытались скрыть информацию, и выписать штраф.
Эксперты ИПК рассказали, как правильно исправлять ошибки в трудовых. Все детали — в этой статье.
Даже если трудовые книжки ведутся давно и за них отвечает только один человек, рекомендуется проверять их количество и состояние записей по ним хотя бы раз в год.
И в завершение — несколько важных моментов о хранении трудовых, которые должен помнить каждый кадровик или работодатель:
1. Все операции с бумажными трудовыми регистрируют в специальных журналах по учету.
2. Испорченные экземпляры списывают только после составления отдельного акта.
3. Вести учет движения книжек и их бланков для контроля — это обязательно.
4. При смене ответственного за ведение лица трудовые передают только после того, как действующий сотрудник составит специальную опись или акт. Для этого можно использовать самостоятельно оформленный бланк (обязательного стандартного шаблона для этого документа не существует). В нем же указывают серии и номера книжек, а также фамилии их владельцев.
Если у вас остались вопросы по порядку хранения трудовых книжек или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru
