Как проводить учет должностных инструкций

Грамотный учет должностных инструкций (ДИ) — не только залог упорядоченной работы кадровика, но и залог защиты работодателя в трудовых спорах. Рассмотрим основные этапы этого процесса в деталях: как хранить, регистрировать и оформлять учетную документацию, а также расскажем, почему лучше иметь сразу два журнала и чем они отличаются.

Пример оформления журнала регистрации должностных инструкций Пример оформления основной страницы журнала выдачи должностных инструкций Пример оформления титульной страницы журнала выдачи должностных инструкций

Для чего нужен учет должностных инструкций

Учет — это процесс регистрации должностных инструкций и их хранения в компании. Результат учета записывают в специализированный журнал, где регистрируются все такие инструкции.

Зачем нужен такой учет:

1. Обеспечение порядка в ведении документации. Все изменения и дополнения в ДИ фиксируются с указанием даты введения и ответственного за внесение изменений лица, поэтому за всеми нововведениями удобно следить в одном месте.
2. Контроль за соответствием содержания ДИ законодательству и внутренним процессам компании или предприятия.
3. Упрощение поиска нужных должностных инструкций, что помогает сделать журнал учета должностных инструкций.
4. Разрешение споров и разногласий. Журнал может выступать доказательством того, что работник знал свои обязанности до возникновения какого-либо конфликта.

Как правильно хранить ЛНА и другие кадровые документы, читайте в журнале «Важное кадровику» в экосистеме «Кадровый обзор». Становитесь подписчиком экосистемы и получайте только самые актуальные новости и материалы.

Оформить пробный месяц

Так как основных действий с ДИ всего два: издание и ознакомление, на практике стоит завести два журнала — для регистрации новых ДИ и для фиксации фактов ознакомления и выдачи этих инструкций.

Как правило, такие журналы делят на следующие части:

1. Титульный лист (где будут указаны название компании и самого документа, дата заведения и последнего дня заполнения).
2. Обратная сторона (на которой можно заверить документ и поставить пломбу).
3. Раздел с регистрацией ответственных за учет (этот лист не обязателен, так как может быть включен в содержание самих таблиц).
4. Листы с таблицами.

За ведение учета, как правило, отвечает бухгалтер, кадровый работник или любое другое должностное лицо, назначенное руководством.

Обратите внимание! Утвержденных форм ни для одного из этих двух видов журналов не существует. Работодатель разрабатывает их самостоятельно, исходя из специфики своей организации и делопроизводства.

Как правильно регистрировать должностные инструкции

Чтобы не запутаться в процессе работы с документами, сначала разрабатывают отдельное Положение, где описывают условия не только по самому учету, но и по разработке текста, согласованию содержания, форме журналов и прочим нюансам.

Подробно о том, какие ЛНА бывают, как их правильно утвердить – в новой методичке от Валентины МИТРОФАНОВОЙ. Кратко, доступно и всегда под рукой. Познакомиться с ее содержанием и заказать методичку можно на нашем сайте.

Следующий этап — сама регистрация должностных инструкций. Для этого заводят специальный журнал, а затем его шнуруют и нумеруют (по необходимости, если работают с самодельным изданием). 

К его ведению тоже есть свои требования:

1. ДИ следует регистрировать в день, когда они подписаны или утверждены. Каждой из них необходимо присвоить уникальный номер.
2. Так как в процессе ведения одного экземпляра журнала ответственные за его ведение могут меняться, нужно указывать период, в который занимался учетом тот или иной сотрудник.
3. Содержание журнала должно быть структурированным и понятным для всех — и для тех, кто его заполняет, и для тех, кто его проверяет.
4. Следите за сохранностью порядка записей в журнале. Его страницы должны иметь нумерацию, шнуровку и бумажную пломбу (в быту это чаще всего простой прямоугольник) с подписью ответственного лица, печатью организации или кадровой службы. Если вы покупаете готовый журнал, имейте это в виду и выбирайте вариант в мягкой обложке (если он не продается в комплекте со шнуровкой).

Обратите внимание! Современные готовые журналы иногда оснащены голографической пломбой, так что шнуровать и пломбировать их не придется. Но и поставить печать на такой пломбе будет непросто. Купить готовый журнал или изготовить его самостоятельно — ваш выбор.

Как вести журнал учета должностных инструкций

При первой работе с журналом учета должностных инструкций его можно прошнуровать и пронумеровать (по необходимости). 

Затем кадровик заполняет:

1. Титульный лист с указанием сроков ведения и хранения;
2. Таблицу по ответственным за учет ДИ. Ее следует заполнять каждый раз при смене ответственного;
3. Таблицы с графами для проведения регистрации, где надо будет указать порядковый номер, даты утверждения и введения ДИ, названия должности и подразделения (при необходимости), графу по изменениям (номер раздела, где есть корректировки, и дату внесения корректировок).

После заполнения все журналы регистраций должностных инструкций сдают в архив. Если в организации нет архива, журнал можно хранить в отделе кадров или у администрации. Также для хранения кадровых электронных документов, в том числе журналов, можно использовать системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), но чаще всего его просто дублируют на бумаге.

Книга по ознакомлению с должностными инструкциями: что это такое и как ее вести

Журнал регистрации должностных инструкций может называться не журналом, а книгой. 

Какие графы в ней нужно заполнить при первой записи:

• фамилию, инициалы работника, который ознакомился с ДИ;

• дату ознакомления;

• личную подпись инструктируемого;

• подпись ответственного за ведение журнала.

В остальном и правила ведения, и правила хранения для этой книги будут такими же, что и для журнала учета ДИ.

Если у вас остались вопросы по учету должностных инструкций, или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru.

Читайте на сайте статьи по теме Должностная инструкция: как составить и утвердить Как вносить изменения в должностную инструкцию