Как вносить изменения в должностную инструкцию

Должностная инструкция (ДИ) – это документ, в котором конкретизирована трудовая функция работника и его должностные обязанности, ответственность. Трудовой кодекс не регламентирует вопросы ее составления, поэтому работодатель оформляет ДИ по своей инициативе. Но это не значит, что он может спокойно корректировать ее содержание — без согласования с работником. Рассказываем в статье, как правильно вносить изменения в должностную инструкцию.

Бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции Образец ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре Ответственность за отстутствие должностной инструкции Пошаговый алгоритм утвеждения должностной инструкции

Способы оформления должностных инструкций

Вариант, как изменить должностную инструкцию, прямо зависит от того, в каком виде она была у вас подписана. Здесь возможны два способа:

1. ДИ оформлена как отдельный локальный нормативный акт. В трудовом договоре нет прямой ссылки на нее.
2. ДИ – приложение к трудовому договору, либо в трудовом договоре сделана прямая ссылка на этот документ.

Во втором случае изменение должностной инструкции по инициативе работодателя, без согласования с работником, провести нельзя. Это будет нарушением ст. 72 ТК РФ, согласно которой условия трудового договора можно корректировать только по письменному соглашению сторон. Но и здесь есть способы изменить ДИ – об этом читайте ниже. 

Как составить должностную инструкцию, читайте в статье

Оформление изменений в должностную инструкцию

Работодатель самостоятельно определяет порядок разработки, утверждения, корректировки и отмены должностной инструкции – Трудовой кодекс такие вопросы не регулирует. Минтруд России разъяснил это в своем письме от 27.09.2022 №14-6/ООГ-6058.

Обычно документ меняют в том же порядке, в каком он был утвержден. То есть если вы оформили ввод ДИ приказом, то меняйте ее тоже приказом. Но и здесь возможны варианты:

• утвердить изменения в должностную инструкцию;
• ввести в действие новую редакцию ДИ, а старую – отменить.

Повторим, порядок вы определяете самостоятельно.

Важно! Если у вас должностная инструкция оформлена как часть трудового договора, обойтись только изданием приказа не получится. Нужно будет подписать письменное соглашение с работником.

Изменение должностной инструкции как части трудового договора

Причины, по которым требуется скорректировать ДИ, могут быть разные:

• изменение штатного расписания и оргструктуры;
• перераспределение и уточнение обязанностей;
• актуализация нормативных требований и т. д.

В любом случае, если вы изначально оформляли должностную инструкцию как приложение к трудовому договору, то менять вы ее можете только с согласия работника. Если он отказывается от корректировки ее условий, то действуйте в порядке по ст. 74 ТК РФ:

1. Подготовьте обоснование изменения должностной инструкции из-за организационных или технологических изменений условий труда. Оно пригодится вам при возможном трудовом споре.
2. Издайте приказ об изменении должностной инструкции. Он составляется в свободной форме.
3. Письменно уведомьте работника об изменении условий трудового договора не менее чем за два месяца.
4. При отказе сотрудника трудиться по новой ДИ предложите ему перевод на другую должность. Если вакансий нет, или работник на перевод не согласен, увольте его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
5. Если сотрудник согласен с изменениями, то подпишите допсоглашение к трудовому договору об изменении должностной инструкции.

Из-за того, что должностную инструкцию как часть трудового договора можно изменить только по соглашению с работником, это не самый удобный вариант ее оформления. На практике ее чаще составляют как отдельный локальный нормативный акт, который работодатель вправе менять по своей инициативе (ст. 8 ТК РФ).

Внесение изменений в должностную инструкцию как в самостоятельный документ

Вы вправе скорректировать ДИ, если это не затрагивает трудовую функцию работника или не добавляет ему дополнительной работы. Изменение в должностную инструкцию вносится приказом руководителя.

Обязательно ознакомьте работника под личную подпись с новой редакцией должностной инструкции. Если он отказывается от ознакомления, составьте акт об отказе.

Важно! Без согласия работника вы не сможете «дописать» ему в должностную инструкцию дополнительные обязанности, даже если она утверждена у вас как самостоятельный документ. Например, поручить бухгалтеру по зарплате ведение воинского учета. На внутреннее совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ требуется письменное согласие работника (ст. 60.2 ТК РФ).

Изменение трудовой функции работника

Описанные выше способы, как внести изменения в должностную инструкцию, относятся к ситуации, когда вы корректируете ее текст, не затрагивая трудовую функцию работника – работу по определенной должности, профессии или специальности. Например, уточняете содержание функциональных обязанностей, дополняете перечень нормативных документов, конкретизируете порядок подчиненности.

Если же вы изменяете трудовую функцию, то есть поручаете работнику новую работу, то это уже перевод. Он возможен только с письменного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ; письмо Минтруда России от 27.09.2022 №14-6/ООГ-6058).

Исключения – ситуации, когда условия трудового договора не меняются (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Например, сотрудник продолжает выполнять те же функции, но его переводят в другую службу или на другое рабочее место, или ему поручают работу на другом оборудовании.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Трудовой кодекс разрешает переводить сотрудника без его согласия на другую работу в исключительных случаях:

• при природной или техногенной катастрофе, аварии, пожаре или любой ЧС, которая ставит под угрозу жизнь населения;
• во время простоя, вызванного ЧС;
• необходимости предотвращения порчи имущества или замещения другого работника во время указанных выше чрезвычайных ситуаций.

Но у такого перевода есть ограничения. Во-первых, он не может длиться больше месяца. Во-вторых, при переводе на работу более низкой квалификации все-таки требуется письменное согласие сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ).

Читайте на сайте статьи по теме Как разработать и принять локальные нормативные акты в организации Как прописать место работы в трудовом договоре Когда проводить ознакомление работника с локальным актом Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии