Что относится к документам по личному составу
Документы по личному составу – это документы, которые отражают трудовые отношения работодателя и работника. Без них формальное ведение кадрового учета просто невозможно. Расскажем в этой статье, что относится к этой категории документации, как правильно их составлять и хранить.
|
Содержание
Что относят к документам по личному составу Что учесть при работе с документами по личному составу |
|
Бланки документов к архивным личным делам Таблица сроков и норм хранения кадровых документов |
Что относят к документам по личному составу
К документам по личному составу относятся несколько групп документации:
1. По трудовой деятельности работников. Это все кадровые документы о приеме, переводе, перемещении, совмещении, увольнении, отпусках, аттестациях, присвоении чинов, званий и др. Это, например, организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты).
2. По учету и работе с кадрами. К ним можно отнести личные карточки работников, трудовые книжки, личные дела, различные журналы учета и др.
3. По оплате труда и прочим расчетам и выплатам. К этой группе относят акты выполненных работ, платежные (расчетно-платежные) ведомости, табели учета рабочего времени, и пр.
4. По охране труда. Это списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и другие.
Смотрите вебинары в экосистеме «Кадровый обзор»:
Документы по личному составу. Срок хранения 50 лет
Номенклатура дел: закрытие, обязательный процесс учета документов
Если вы не подписаны на экосистему, то посмотреть вебинары можно, оформив пробный доступ.
|
Обратите внимание! Договоры ГПХ с физлицами – это не документы по личному составу, поэтому хранить их надо отдельно и по определенным правилам. |
Что учесть при работе с документами по личному составу
При работе с документами по личному составу есть свои особенности:
1. Использование определенных форм и шаблонов. Для работы с разной документацией в кадровом делопроизводстве используются как унифицированные, так и произвольные формы. Не исключение документы по личному составу: чаще всего их оформляют на фирменном бланке организации в бумажной или электронной форме.
С 1 января 2013 года отменены требования по обязательному использованию унифицированных форм приказов, все шаблоны можно разработать и принять самостоятельно.
Однако на практике большинство организаций по-прежнему придерживается форм, которые утверждены Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года. Это удобно, потому что при их использовании можно сэкономить время на заполнение готовых бланков, при этом риск допустить ошибку при оформлении такого документа – минимальный.
Для унифицированной документации по личному составу, которая касается одного человека, применяют бланки с заглавной буквой «Т». Если распоряжение готовят сразу на несколько работников, берут бланки с добавочным индексом «а».
Часть этих шаблонов можно найти и скачать здесь.
|
Важно! При работе с цифровыми версиями приказов и распоряжений не забудьте про новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2025. |
2. Необходимость указать основание. Для издания приказа (распоряжения) у работодателя должно быть основание. Это может быть личное заявление сотрудника, служебные и докладные записки (от работников, руководителей структурных подразделений и т.п.), график отпусков, и другие документы.
Например, в приказах по личному составу обязательно должна быть отсылка на основание: указывается его наименование, дата, номер, нередко – должность, инициалы и фамилия автора. Сам документ прикладывать к распоряжению не нужно, достаточно указать ссылку на него.
3. Регистрация документов по личному составу в специальных журналах (внутреннего учета документации). Это не всегда обязательно. Например, журнал по учету движения трудовых книжек должен быть у всех, а журнала регистрации приказов по личному составу может и не быть.
4. Наличие на документе подписи, как руководителя, так и самого работника, без факсимиле, т. е. живой подписью, если это предусмотрено в вашей компании. Не всегда закон обязует ставить подписи. Но, например, с приказом об увольнении под роспись должны быть ознакомлены лица, кого он касается напрямую (ст. 84.1 ТК).
Основные нормы по оформлению документов по личному составу закреплены трудовым законодательством, однако отдельные детали этой процедуры может определять сам работодатель, оформив их в ЛНА компании.
|
|
Обратите внимание! При работе с приказами вносить в их текст правки или корректировки нельзя. Придется издавать дополнительное распоряжение. |
Как хранить документы по личному составу
Работодатель хранит документы по личному составу в течение срока их хранения. Для некоторых документов есть определенный законом порядок хранения. Например, бланки трудовой книжки хранят как документы строгой отчетности.
Способ хранения приказов о приеме и увольнении зависит от решения работодателя – создавать ли личные дела сотрудников или нет.
Вариант 1: с формированием личных дел. В личные дела включают распоряжения и документы, связанные с трудовой деятельностью конкретного сотрудника, в том числе приказы о приеме на работу (если они оформлены) и об увольнении. Такие приказы хранятся и передаются в архив в составе личного дела.
Вариант 2: работодатель отказывается от личных дел. Тогда он должен создать папки для хранения документов непосредственно перед сдачей их в архив или на хранение.
Оба варианта полностью соответствуют нормам законодательства в сфере архивного дела. При этом работодатель может получить штраф только за какие-то нарушения при организации хранения архивных бумаг, поскольку ведение личных дел не обязательно, а скорее удобно – вся информация о конкретном сотруднике хранится в одном месте.
Какие нюансы надо учесть при создании папок по личным делам, читайте здесь.
Как составлять и вести обязательные учетные документы по хранению, как правильно формировать и «подшивать» приказы по личному составу, личные дела работников, личные карточки и другие документы, узнаете на нашем мини-курсе «Архив документов по личному составу».
Сколько хранить документы по личному составу
Единого срока хранения документов по личному составу нет. Например, приказы о командировках хранят 5 лет. Приказы о приеме/переводе/увольнении и ряд других документов, законченных делопроизводством до 2003 года хранят 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.
Если у вас остались вопросы по документам по личному составу или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru
