Однодневная командировка: как оформить и нужно ли выплачивать суточные

Однодневная командировка в другой город оформляется как обычная командировка. Необходимо сделать отметку в табеле и оплатить этот день по среднему. Но суточные при командировке на 1 день законом не предусмотрены. В статье подробно рассмотрим, как оформить однодневную командировку, положены ли суточные за 1 день командировки.

	Бланк авансового отчета о расходах в командировке Бланк приказа о командировке (форма Т-9) Бланк приказа о командировке (форма Т-9а) Образец положения о командировке

Особенности однодневной командировки

Выезд по служебным делам, который от отъезда до прибытия занимает один день, считается однодневной командировкой. Занять такая поездка может и несколько часов, при этом все равно будет оформляться как командировка. Исключение — сотрудники с установленным характером работы в пути или разъездным (ст. 166 ТК РФ).

Основные особенности служебных поездок прописаны в Положении, утвержденном Правительством РФ от 16.04.2025 № 501.

• Работник должен числиться в штате организации (п. 2 Положения), а не работать по договору ГПХ или как самозанятый. При этом на удаленщиков, состоящих в трудовых отношениях с компанией, правила служебных поездок также распространяются (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
• Считается отправленным в командировку сотрудник, которого направили на любой объект вне его места работы, в том числе филиал или подразделение компании (п. 3 Положения).
• Поручение носит разовый, а не регулярный характер.

Прежде чем отправить подчиненного на 1 день в командировку, компания должна определить расстояние до местности, транспортные возможности и предусмотреть возможность отдыха (п. 11 Положения). Также не следует забывать, что в любую командировку нельзя направлять некоторые льготные категории:

• несовершеннолетних (ст. 268 ТК РФ);
• беременных (ст. 259 ТК РФ), а лиц с детьми до 3 лет или инвалидов (ст. 167 ТК РФ)  — с письменного согласия;
• сотрудников на ученическом договоре (ст. 203 ТК РФ).

Обратите внимание! Командировка одним днем подразумевает, что в конце дня сотрудник вернется обратно. В этот промежуток включается и время в пути. Если с момента отъезда до возвращения начались вторые сутки (так бывает, если работник уехал в 23:59), статус однодневной командировка теряет.

Однодневная командировка: оформление

Командировка одним днем отличается от обычной служебной поездки только сроками разъезда. Поэтому все требования к оформлению сохраняются в соответствии с Положением № 501.

1. Определиться с выбором направляемого сотрудника (в особых случаях — с запросом письменного согласия).
2. Составить служебную записку (необязательно) с перечислением задач и целей поездки.
3. Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в поездку. Обязательно укажите цель поездки и даты ее начала-окончания. Если командировка — 1 день, суточные выплачивать не потребуется.
4. Заполнить табель учета рабочего времени. Однодневная командировка в табеле (Т-12, Т-13) указывается традиционно — буква «К» или код «06». Количество отработанного времени здесь проставлять не нужно. Это относится и к командировке, приходящейся на выходной.
5. По возвращении произвести авансовый отчет (форма № АО-1) и учет иных расходов по документам, предоставленным сотрудником. Учтите, что С 30.11.2020 года организация может самостоятельно прописать сроки сдачи отчета в ЛНА (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У).

Подробно, как оформить командировку, — в нашей статье.

Бланк для авансового отчета АО-1 (форма необязательна к применению) — скачать здесь.

Приказ о направлении в командировку необходим, чтобы бухгалтерия оплатила этот день из расчета средней заработной платы. Также он потребуется при отчете по расходам в налоговую. Приказ обычно составляют по унифицированным формам Т-9 (на одного сотрудника) или Т-9а (для нескольких). Но можно использовать произвольную форму.

Образец приказа Т-9а — скачать здесь.

Важно! Пропишите обязательные процедуры для командировки в ЛНА. Например, какими документами сотрудник подтверждает свои расходы, что должен сдать их в бухгалтерию, нужен ли отчет по служебному заданию и т.д.

Как оплачивается однодневная командировка

Как и при более длительной командировке, один день служебной поездки оплачивается по среднему заработку за год. Оплата однодневной командировки производится из расчета фактически отработанного времени (то есть только рабочих дней) за предыдущие 12 месяцев.

Как правильно рассчитать средний заработок — читайте в материале ИПК.

Обратите внимание! Поездка в выходной день оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ) как работа в выходной, а не по среднему. Требование законодательства касается тех сотрудников, которые работали в этот день нахождения в командировке.

В некоторых случаях сотрудник может успеть поработать на основном месте работы до обеда, а уехать в командировку во второй половине дня. Появляется ли сотрудник в день служебной поездки на работе — решается по согласованию с работодателем (п. 4 Положения от 16.04.2025 № 501). Тогда рекомендуется ставить комбинированный код «Я/К» (01/06) в табеле (ответ Роструда от 23.04.2019 № 109251). 

Соответственно оплаты за этот день будет две:

• за фактически отработанные часы,
• по среднему как за командировочный день.

Однодневная командировка: суточные

В отличие от остальных выплат, оплата суточных за один день командировки не предусмотрена (Положение № 501), так как подразумевает расходы на нахождение вдали от места жительства более суток. 

Если работодатель все же платит вместо суточных на однодневную поездку компенсацию, в расходах, уменьшающих налог на прибыль, она учитываться не может (п. 1 ст. 252 НК РФ). Также с этой компенсации вычитают страховые взносы и НДФЛ (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Обратите внимание! Если сотрудник ездил по работе за границу одним днем, ему выплачивают половину суточных от нормы для поездок за рубеж, установленных колдоговором или другим актом (Положение № 501).

Компенсация однодневной командировки

Несмотря на отсутствие суточных, все основные расходы сотрудника в поездке нужно компенсировать (ст. 168 ТК РФ). Компенсация однодневной командировки включает в себя не только проезд, но и «иные расходы»:

1. Расходы на проезд.
2. Траты на общественный транспорт или обслуживание личного автомобиля.
3. Проживание (при вынужденной остановке в пути — п. 13 Положения от 16.04.2025 № 501).
4. Питание. Например, если служебные вопросы решаются на деловом ужине. В таком случае расход возмещают по чекам из ресторана.
5. Парковка, хранение багажа.
6. Мобильная связь и т.д.

Прочие расходы, за которые платят компенсацию, достаточно указать в положении о командировках компании. При этом важно, чтобы налоговая не засомневалась в целесообразности этих расходов. Закрепите перечень прочих расходов в положении о командировках.

Какие подтверждающие документы нужны?

• Авансовый отчет (если средства на проезд выдавались заранее).
• Проездные билеты.
• Квитанции, чеки об оплате с заправки, гостиницы или ресторана.
• Подтверждающие документы на расходы по аренде автомобиля или проезде во время командировки в общественном транспорте.
• Расходы на почту или курьера при оформлении нужных документов.
• Договоры, акты и прочие документы, которые подтверждают оказание услуг, связанных с поездкой.

Все документы должны быть оформлены надлежащим образом. Документацию сотрудник прилагает к служебной записке, в которой просит возместить расходы. Траты, которые возмещаются по подтверждающим документам, не облагаются НДФЛ и страховыми сборами.

Обратите внимание. что с 10 марта 2023 года к обычным подтверждающим документам добавились новые (ПП РФ от 01.03.2023 № 329). Теперь подтвердить проживание в гостинице можно подтвердить договором, кассовым чеком любым бланком строгой отчетности.

Важно! Служебное задание, направление (командировочное удостоверение) и журнал учета отбывших сотрудников отменены с 2015 года (ПП РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако организация вправе продолжить использовать эти формы для удобства при отчетности. Это требование нужно закрепить в ЛНА.

Правила оформления и отчетности по перемещениям сотрудников регулярно меняются и дополняются. Чтобы всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве, пройдите наш «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0».