Как установить суммированный учет рабочего времени

Организации и ИП не всегда могут соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Предприятия ЖКХ, сферы обслуживания, энергетики, экстренных служб реагирования функционируют круглосуточно, и здесь возможны переработки у сотрудников. В таких случаях для экономии на оплате сверхурочных Трудовой кодекс разрешает ввести суммированный учет рабочего времени.

Общие правила

Суммированный учет предполагает подсчет рабочего времени не за неделю, а за более продолжительный учетный период — например, месяц, два месяца или квартал. При этом общее количество отработанных часов, разделенное на число недель, не должно превышать нормальной продолжительности.

Какие правила действуют для суммированного учета времени:

1. ИП или организация вводят такой режим, когда по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная нормальная продолжительность труда. Трудовая инспекция может посчитать нарушением прав работников суммированный учет только для экономии на зарплате.
2. Процедуру можно установить в целом по организации или для отдельных видов работ. Учетный период выбирают так, чтобы сохранить нормальное число рабочих часов за него. Здесь учитывают нормативную продолжительность рабочей недели для сотрудника и количество недель.
3. Для сотрудников с неполным рабочим временем уменьшают количество нормальных рабочих часов за период учета.

Важно! Работодатель должен обосновать, что работа при суммированном учете рабочего времени выходит за рамки нормальной продолжительности. Например, как при вахтовом методе (ст. 300 ТК РФ), сменном характере (ст. 103 ТК РФ) или гибком рабочем графике (ст. 102 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет длительность учетного периода. По Трудовому кодексу тот не может быть больше 3 месяцев для персонала с вредными или опасными условиями труда и больше 12 месяцев для остальных категорий работников. 

Ведомственные приказы, отраслевые соглашения или коллективный договор могут определять иную максимальную длительность учетного периода. В любом случае она не может составлять больше года.

Как правильно выбрать период суммированного учета, читайте в нашем экспертном материале

График суммированного учета

Работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время. При 40-часовой рабочей неделе проблем это не вызывает. Дни или часы проставляют в табеле учета рабочего времени.

Для суммированного учета целесообразно вести отдельный график (график сменности). Форма этого документа нормативными актами не установлена, поэтому каждый работодатель утверждает его самостоятельно. 

Обычно для графика сменности берут за образец форму табеля учета рабочего времени.

Читайте про оформление временного замещения по графику сменности в нашем экспертном материале.

В графике указывают норму рабочего времени при суммированном учете, выходные и рабочие дни, начало и конец рабочего дня (смены), перерывы и периоды отдыха.

При его заполнении стоит учитывать, что ряд категорий работников имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени или неполное рабочее время. 

Например, по ст. 92 ТК РФ это:

• работники до 16 лет — 24 часа / нед.;
• 16-18 лет — 35 ч / нед;
• инвалиды I или II группы — 35 ч / нед.;
• работники с вредными условиями труда 3 или 4 степени, либо опасными условиями труда — 36 ч / нед.

Все эти нюансы обязательно нужно отражать в графике.

Проблемы применения суммированного учета

Суммированный учет на практике вызывает много вопросов, потому что всегда есть нюансы оплаты труда в разное время. На что стоит обратить внимание кадровику.

В целом за учетный период не должно возникать переработок. Они обязательно оплачиваются как сверхурочная работа. Постоянные переработки говорят о том, что график составлен неверно, или предприятию не хватает работников.

Труд в ночное время регулируется не графиком сменности, а общими правилами по ст. 96 ТК РФ. Ночные часы учитывают и оплачивают отдельно, как и сверхурочные.

Смены в субботу и воскресенье оплачиваются как обычные рабочие дни, если для работника графиком сменности установлены другие выходные дни. Работа в праздничный день учитывается отдельно.

Иногда бывает, что сотрудник не полностью отрабатывает учетный период. Причины могут быть разные: отпуска, временная нетрудоспособность, досрочное увольнение. В этом случае рассчитывают сокращенный норматив рабочего времени. От учетного периода отнимают время, пропущенное по уважительной причине.

Алгоритм введения процедуры

Порядок ведения суммированного учета определяется в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Разрабатывать отдельное положение или регламент не обязательно, но кадровикам иногда удобнее работать с отдельным документом.

Читайте про утверждение и ввод в действие Правил внутреннего трудового распорядка в нашем экспертном материале.

То есть работодатель имеет право выбрать один из двух вариантов:

1. Полностью прописать всю процедуру в ПВТР.
2. Разработать и утвердить отдельное положение о суммированном учете, в котором подробно описать процессы, ответственность и привести формы документов. В ПВТР указать общие правила.

Скачайте образец формулировок в ПВТР для второго варианта здесь.

Совет. ПВТР утверждают приказом с учетом получения мотивированного мнения профсоюза, не обязательно положительного, согласно ст. 372 ТК РФ.

Оплата при суммированном учете рабочего времени

Работодатели самостоятельно выбирают систему оплаты труда, с учетом нормативных требований, и закрепляют ее в трудовых договорах с работниками. Обычно при суммированном учете выбирают один из двух вариантов установления базовой величины:

• месячный должностной оклад;
• часовая тарифная ставка (ЧТС).

Систему по окладу удобно применять, когда учетный период составляет месяц. Фактически отработанное время за каждую неделю может отличаться, но в целом количество труда будет соответствовать окладу.

Если учетный период составляет больше месяца, то оплату лучше рассчитывать по часовой тарифной ставке. Так работодатель избежит ситуации, когда количество труда в каждом месяце отличается, а зарплату сотрудник получает одну и ту же.

Для определения часовой тарифной ставки берут за основу оклад и нормы рабочего времени по производственному календарю, рассчитанные в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ №588н от 13 августа 2009 года. Итоговая оплата определяется как произведение ЧТС и фактически отработанного времени.