Уведомление об отпуске: образец, срок и ответственность

Работодатель обязан прислать работнику уведомление об отпуске в законный срок. В статье рассмотрим, каким должен быть этот документ, когда его отправляют и в каких случаях он не нужен. А также что грозит компании, если она не уведомит сотрудника об отпуске.

Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска: общие понятия и нюансы

Работников, которые идут в отпуск по графику, нужно предупредить о начале отдыха минимум за 14 дней (ст. 123 ТК РФ). В некоторых компаниях об этом сообщают устно, но лучше так не делать, можно получить штраф при проверке ГИТ. 

Сотруднику следует отправить уведомление об отпуске (образец). Нигде в законе не говорится, каким должно оно быть, его форму можно разработать самим. Текст можно распечатать на принтере или написать от руки. Главное, чтобы работник оставил свою подпись, подтверждая, что ознакомился с документом.

Важно! Если работник берет отпуск частями, то уведомлять нужно о каждом периоде. Допускается сделать это сразу в одном уведомлении, например, если человек идет отдыхать в апреле и в октябре. Но на практике такой способ используют мало, потому что за полгода можно забыть о дате второй части или перенести ее. Поэтому лучше напоминать каждый раз перед началом отдыха.

Подробнее о том, когда можно взять отпуск частями.

Уведомить сотрудников об отпуске можно и другими способами, Роструд не запрещал этого (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1). Например, в график отпусков внести дополнительные графы, где работники ставят отметку и подпись: в одной подтверждают, что знают, когда начинается отпуск, в другой – дату уведомления. Также работодатели для уведомления использовали ознакомительные ведомости. 

Позже чиновники изменили свое мнение, полагая, что этого недостаточно и помимо графика отпусков работодатель должен отдельно сообщить каждому работнику о начале его отпуска (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2020 г. №ПГ/59245-6-1). 

Помимо этого в ведомстве утверждают, что такая обязанность уведомлять об отпуске появляется у работодателя не только относительно отпускников по графику, но и тех граждан, которые берут дополнительный отдых. Что именно подразумевается под этим понятием, в Роструде не разъяснили. Если это ситуация, когда работник идет в отпуск вне графика, то сам смысл уведомления теряется, потому что в этом случае человек пишет заявление, в котором указывает дату отдыха, она ему и так известна.  

Считается допустимым оставить отметку об уведомлении в приказе на отпуск, если его издают за две недели. В этом случае можно не давать работнику дополнительное документ. Но на практике приказ делают позже, обычно за три дня до отдыха, чтобы успеть выплатить отпускные, а закон требует уведомить за 14 дней, поэтому либо приказ издавать раньше, либо без уведомления не обойтись.

Обратите внимание! Если работодатель не уложился в законный срок: не проинформировал о начале отдыха или сделал это с опозданием, то сотрудник имеет право перенести отпуск.

Бывает так, что работник переносит отпуск не только по собственному желанию, но и по причине болезни или из-за выполнения государственных обязанностей. Временами у работодателя возникает производственная необходимость в том, чтобы сотрудник остался на работе и тогда отдых тоже откладывается. 

В вышеуказанных случаях человек пишет заявление с указанием новых дат, поэтому дополнительно его можно не уведомлять. Инспекторы поддерживают эту позицию (письме от 22.06.2023 № 77/7-18497-23-ОБ/10-21479-ОБ/1450) в противовес сотрудникам Роструда, те полагают, что уведомлять нужно всегда.

Иногда в нестандартных ситуациях кадровые специалисты сомневаются, как правильно уведомить работника об отпуске. Например, если человек работает по внутреннему совместительству и с ним заключили два трудовых договора. Такой сотрудник идет отдыхать в одни и те же даты по обоим местам работы (ст. 286 ТК РФ), ему оформляют два приказа на отпуск. 

Означает ли это, что работнику нужно направить уведомление об уходе в отпуск по каждому из мест? В законе об этом ничего не говорится. Можно сделать два уведомления или обойтись одним, в котором отразить всю информацию по каждой из должностей. Это остается на усмотрение работодателя. 

Подробнее о том, как оформить внутреннее совместительство.

Как можно уведомить об отпуске Валентина Митрофанова разъяснила в коротком видео

Как составить и отправить уведомление об отпуске

Форму уведомления каждая компания разрабатывает сама. Если его делают не на фирменном бланке организации, то в шапке нужно прописать ее наименование и город. Ниже добавить название документа «Уведомление об отпуске», порядковый номер и дату издания. 

Дальше в тексте указать должность работника и его ФИО, даты начала и окончания отдыха и его продолжительность в календарных днях. В документ можно внести дополнительную информацию по желанию. В конце оставить место, где отпускник ставит отметку об ознакомлении и свою подпись.

Подписывает документ специалист отдела кадров или другой ответственный работник. Генеральному директору необязательно расписываться в уведомлении. Печать на эту бумагу не ставится, поскольку это внутренний документ компании.

Уведомление об отпуске составляют в двух экземплярах. Тот, что с подписью сотрудника, остается у работодателя. 

Как передавать такой документ работникам, компания решает сама. Его может принести в отдел лично кадровый специалист, могут послать обычной почтой или электронной. В случае обычной у работодателя остается квитанция в качестве доказательства, что уведомление отправили. 

В электронном варианте ответ работника на e-mail или техническая информация об открытии письма будет трактоваться как отметка об ознакомлении и подпись, равноценная той, которую человек мог бы оставить на бумажном документе. 

Но последние два способа или какие-либо альтернативный имеют право на существование при условии, что их закрепили в ЛНА компании и трудовом договоре.

Бывают ситуации, когда отпускник не хочет расписываться в уведомлении об отпуске. В этом случае составляют акт об отказе ставить подпись. В нем указывают:

• название документа;
• дата, время и отдел, где документ составили;
• сведения о работнике, которого уведомили;
• должности и ФИО тех, кто составил акт;
• способ доведения информации до сотрудника, например, ему могут зачитать документ вслух, и факт отказа подписывать бумагу;
• реквизиты самого уведомления;
• причины отказа, если человек их обозначил.

Обратите внимание, акт должны подписать не меньше трех свидетелей.

Что грозит, если не уведомлять об отпуске в срок

Если работодатель проигнорирует обязанность уведомлять сотрудников о предстоящем отдыхе или сделает это не за две недели, то компанию могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП. 

На первый раз проверяющие обычно ограничиваются предупреждением, но могут и оштрафовать.

Для руководителя и для ИП штраф составит от 1000 до 5000 рублей. А для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Читайте на сайте статьи по теме График отпусков: как составить и утвердить Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Как оформить отпуск совместителя