Новая форма ЕФС-1: как заполнить

Единая форма ЕФС-1 заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. Рассказываем в статье, как заполнить и сдать ЕФС-1.

Скачайте бланк новой формы ЕФС-1 по по ссылке.

Бланк формы ЕФС-1

Что включает форма ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из трех блоков.

Титульный лист. Он содержит сведения о страхователе, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица, дату. 

Раздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию:

• подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — аналог старого отчета СЗВ-ТД;
• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» — до 1 января 2023 года СЗВ-СТАЖ;
• подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» — сдают бюджетники;
• подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии…»;
• подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:

• подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов», в том числе подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе…»;
• подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ» – данные по страхованию от «травматизма»;
• подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».

Отчетность ЕФС-1 заполняют по всем лицам, за которых работодатель платит обязательные страховые взносы. Это работники в штате и исполнители – физические лица по договорам ГПХ, не имеющие статуса ИП или самозанятого.

Форма ЕФС-1 в СФР не заменяет налоговую отчетность по страховым взносам. Работодатели сдают в ФНС расчет по страховым взносам (РСВ) и персонифицированные сведения по формам, утв. Приказом ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@.

Важно! С 1 августа 2025 года работодатели больше не смогут направлять форму ЕФС-1 в СФР через ЭДОК. Фонд будет принимать отчеты только через Единую цифровую платформу (ЕЦП). Для пользования ЕЦП обязательно нужна машиночитаемая доверенность физического лица (МЧД) в формате по Приказу СФР от 27.05.2024 № 848. Для отправки ЕФС-1 нужны полномочия SFR_000001 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от НСиПЗ» либо вышестоящее полномочие. Оформить доверенность можно на физическое лицо, например, бухгалтера, сотрудника или работника компании, которая оказывает услуги страхователю. Если компания сдает ЕФС-1 через операторов электронного документооборота, то те уже настроили новые каналы отправки отчетов. Также через операторов ЭДО или через ПО для бухгалтерского и кадрового учета можно оформить МЧД.

Что изменилось в новой форме ЕФС-1

Единую форму ЕФС-1 и Порядок ее заполнения утвердил СФР приказом от 17.11.2023 № 2281. Этот приказ внес изменения в форму отчета. Смотрите в таблице, что обновилось с января 2024 года.

Изменения в новой ЕФС-1 с 2024 года

Также СФР обновил форматы сведений для отчетности ЕФС-1. Они утверждены Приказом СФР от 23.11.2023 № 2315.

Обратите внимание! В новой ЕФС-1 нет подразделов 2 и 3 в самой форме, но есть требования об их заполнении в Порядке. Уточняйте в местном отделении СФР, по какой форме сдавать эту отчетность.

Как заполнить ЕФС-1

Данные для отчетности в соответствии с п. 13 Порядка, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, берут из первичных документов работодателя:

• приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.;
• других кадровых документов;
• данных бухгалтерского учета;
• технологической документации;
• договоров ГПХ.

Форму ЕФС-1 можно сдавать на бумажном носителе или в электронном виде. Для каждого формата есть свои правила.

Бумажный вариант заполняют печатными буквами, чернилами или шариковой ручкой синего, черного, фиолетового цветов. Можно оформить его на компьютере. Главное, чтобы в документе не было исправлений и помарок. Бумажный вариант подписывается лично руководителем или уполномоченным должностным лицом.

Электронный отчет ЕФС-1 заполняют по форматам, утв. Приказом СФР от 23.11.2023 № 2315. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какие сроки сдачи ЕФС-1

У ЕФС-1 сроки сдачи различаются в зависимости от подразделов отчетности:

• подраздел 1.1 – не позднее рабочего дня после кадрового мероприятия (приема, увольнения, приостановления и возобновления, заключения или прекращения договора ГПХ);
• подраздел 1.1 – до 25-го числа следующего месяца при переводе или переименовании;
• подраздел 1.2 – до 25 января следующего года, или в течение года при необходимости;
• подраздел 1.3 – до 25-го числа следующего месяца;
• подраздел 2 раздела 1 – до 25 января следующего года;
• подраздел 3 раздела 1 – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала;
• раздел 2 – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.

Из-за разных сроков сдачи не нужно каждый раз заполнять всю форму ЕФС-1. Но титульный лист оформляется при каждом представлении отчетности.

Читайте на сайте статьи по теме Отчеты в Росстат Отчет в военкомат: что сдают работодатели Отчет по ГПХ: как подают и как заполнить форму Кадровые отчеты