На каких кадровых документах обязательно нужна печать организации
Применять печать компаниям и организациям стало не обязательно с 2015 года, как следует из текста № 82-ФЗ. Но иногда ее отсутствие может вызвать вопросы, как у проверяющих органов, так и у кадровых работников организации, в которые трудоустраивается ваш бывший сотрудник. Рассмотрим в этой статье, всегда ли требуется печать самой организации и когда ее можно заменить специальным оттиском от отдела кадров.
Какими печатями может пользоваться кадровик: требования и нормы
Все печати в организации условно можно поделить на основные и дополнительные. Для оптимизации рабочих процессов заводят дополнительные, в том числе и отдела кадров. Функционально она ничем не отличается от остальных и нужна, чтобы заверять подписи должностного лица в документах.
С апреля 2015 года ряд юридических лиц получил возможность использовать свою печать вместе с другими средствами индивидуализации, такими как штампы и бланки. Стоить отметить, что это именно возможность, а не обязанность. Если компания (АО или ООО) все же решила обладать печатью, обязательно зафиксируйте это в уставе.
|
Обратите внимание! Принят закон, позволяющий НКО отказаться от собственной печати (Федеральный закон от 02.11.2023 № 525-ФЗ). При желании ее можно сохранить, но для этого необходимо внести соответствующее положение в устав НКО. Эти изменения вступят в силу с июня 2024 года. В настоящее время работа таких организаций без печати невозможна. Для муниципальных организаций эта обязанность все же останется. |
Когда потребуется печать организации, а когда можно проставить печать кадровой службы
Для кадровых документов разрешено использовать как основную, так и собственную печать с названием «Управление персоналом» или «Отдел кадров» (в зависимости от того, как это принято в организации). По мнению Федеральной службы по труду и занятости, применение такой печати не нарушает права сотрудников (письмо Роструда от 22 ноября 2012 года № 1450-6-1).
Присутствие печати на копиях документов, предоставляемых работнику, желательно, но и здесь на практике есть некоторые особенности. Например, все еще действующий Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 N 9779-X упоминает просто печать, не акцентируя внимание на ее принадлежности к определенной организации или отделу. В это же время ГОСТ указывает на необходимость заверения копии печатью, если документ запрашивает какая-то другая компания для своего внутреннего пользования.
Нужна ли печать организации в трудовой
Согласно регламенту Порядка ведения и хранения трудовых книжек от 19 мая 2021 года № 320н, печать организации в трудовой однозначно нужна. Однако и здесь есть нюансы: как быть, если у кадрового отдела есть свой собственный оттиск? Что из них выбрать?
Эксперты Роструда дают следующее объяснение. Согласно п. 36 того же регламента, если сотрудник увольняется, все записи, занесенные в трудовую за время его работы, нужно заверить подписью работодателя или ответственного лица и его печатью (при случае — кадрового отдела).
|
|
Обратите внимание! Заверять запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника печатью «Для документов», а не главной печатью, можно. Но в таком случае печать в трудовой книжке должна иметь все необходимые реквизиты организации. |
Что делать, если в компании нет кадровой службы или кадровика
Если в штате компании нет кадровика, заверить документ может сам руководитель или назначенное им ответственное лицо, например, секретарь или бухгалтер. Для заверения данных в трудовой книжке работает то же правило, о каком мы рассказывали выше.
В некоторых случаях можно обойтись и без печатей. Например, если компания официально отказалась от их использования. В этом случае все записи, внесенные в трудовую книжку работника, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (абз. 3 Разъяснения, утвержденного приказом Минтруда).
О том, как правильно оформлять трудовые книжки в соответствии с новыми правилами, читайте в следующей статье.
На каких документах обязательно должна быть печать
Отдел кадров или кадровик обладают полномочиями заверения всех копий бумаг, касающихся трудовой деятельности сотрудников. Сюда входят:
- копии приказов (о приеме на работу, о переводе),
- выписки из трудового договора,
- разного вида справки.
Как кадровику правильно заверить копию документа, читайте здесь.
Когда ставят печати в трудовой книжке и вкладыше:
1. При оформлении титульника (первой страницы). Печать ставят, когда лист окончательно заполнен, заверяют подписями работника и кадровика (или лица, отвечающего за выдачу трудовых книжек). Те же правила действуют при заполнении титульного листа вкладыша.
2. При корректировке информации о сотруднике на первой странице документа.
3. При увольнении работника.
4. В случае выдаче дубликата (если сотрудник потерял трудовую или после массовой порчи документов в компании).
Когда сотрудник требует выдать ему копию книжки для предоставления в другую компанию, документ чаще всего заверяют основной печатью, хотя в этих целях законно использовать и штамп. Для каких документов это не требуется:
1. Гражданско-правовые договоры. В некоторых случаях с гражданами оформляются гражданско-правовые договоры (подряда, услуг) на выполнение разовых работ. Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ скрепление договоров печатью считается дополнительным требованием к их форме.
2. Табель учета. Эксперты Роструда утверждают, что отсутствие печати работодателя в табеле учета рабочего времени не является нарушением. Это важно для учета времени, реально отработанного каждым работником. Такая ответственность предусмотрена ст. 91 ТК РФ. Нарушением будет считаться само отсутствие табеля (штраф — 50 тысяч рублей (согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Приказы и распоряжения.
4. Протоколы и постановления.
5. Внутренние акты организации.
6. Все виды записок: служебная, объяснительная и докладная.
