Какие документы при увольнении выдавать работникам

При увольнении важно оформить и выдать работнику определенный перечень документов. Одни из них – обязательны по закону, другие – выдаются по просьбе сотрудника. Некоторые документы при увольнении с 2023 года отменены либо – получили другое название и форму.

Узнаем, какие документы, по какой форме и в каком порядке теперь выдавать работникам.

	Бланк формы «Персонифицированные сведения о физлицах» Бланк формы «Расчет страховых взносов» Выписка «Случаи, когда работодатель не несет ответственность за невыдачу трудовой книжки» Образец заявления о выдаче на руки документов при увольнении

Обязательные документы, выдаваемые при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по последнему месту работы, а также – произвести с ним окончательный расчет (ст. 66.1, 84.1, 136, 140 ТК РФ, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Следовательно, первоочередные документы, выдаваемые при увольнении, – прежние. Это: трудовая книжка (при ее ведении) либо справка по форме СТД-Р (если сведения о трудовой деятельности ведут исключительно электронно) и расчетный лист.

Перечень случаев, при которых работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности, скачайте здесь

Важно! Днем прекращения трудового договора является последний день работы. Исключение: случаи, когда сотрудник фактически не трудился, но за ним по закону сохранялось место работы (должность).

Обратите внимание! СТД-Р можно выдать в бумажной форме или в виде электронного документа, подписанного УКЭП. Выбрать способ работник вправе в заявлении.

Законом предусмотрена выдача и других обязательных документов работнику при увольнении. К примеру, это медицинская книжка (при наличии), заверенная выписка из раздела 3 РСВ (расчета по страховым взносам) и самое главное – новые формы, пришедшие на смену СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, ДСВ-3. Кроме того, нужно учесть, что формы СТД-Р и РСВ к 2023 году – обновлены.

Документы при увольнении: новые формы

1 января 2023 года создан новый Социальный фонд России. Реорганизация ПФР и ФСС России повлекла оптимизацию форм отчетности. Рассмотрим, какие формы обновили, заменили и упразднили к.

СТД-Р. СТД-Р оформляют и выдают по обновленной форме (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). К примеру, в ней изменено название фонда и реквизиты нового приказа Минтруда России, который ее утвердил. Кроме того, есть и важное нововведение – другой формат кода выполняемой функции. Нужно будет указывать код по ОКЗ, который заменит код по профстандарту.

Также учтите для графы «Сведения о приеме, переводе, увольнении» мероприятия в связи с мобилизацией – «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».

Подробно ознакомьтесь с новой СТД-Р здесь.

РСВ (раздел 3). Поскольку изменился порядок расчета и уплаты страховых взносов, скорректирована и сама форма (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Для выдачи документов при увольнении работодателю важен раздел 3. Главным образом в нем обновлены наименование и порядок заполнения подраздела 3.2.1. (взносы не на ОПС, а по единому тарифу), строк 150 и 170 (например, в зависимости от указанного кода категории в строке 130).

Скачайте обновленный бланк РСВ здесь.

Отмена и частичная замена СЗВ-М. Форма СЗВ-М с 2023 года отменена. Ее частично заменила выписка из отчета «Персонифицированных сведений о физических лицах» (Приложение № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Новый отчет будет сдаваться в ФНС России ежемесячно (п. 7 ст. 431 НК РФ, пп. «в» п. 13 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 239-ФЗ). В нем указывают персданные всех застрахованных лиц и суммы выплат в пользу каждого из них за отчетный период.

Новую форму отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» скачайте здесь.

Аналоги СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Вместо СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 принята форма ЕФС-1 (подразделы 1.2 и 3 раздела 1). Так, в новом подразделе 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указывают сведения о страховом стаже работников (п. 3 ч. 2, ч. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ, Постановления Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п и № 246п). В него вносят данные: ФИО работника, его СНИЛС, страховой стаж, период работы, ИНН и др.

В подраздел 3 раздела 1 ЕФС-1 включают сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (п. 6 ч. 2, ч. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Такую выписку необходимо выдать при перечислении работодателем страховых взносов на накопительную часть пенсии работника.

Выписку из подраздела 2 раздела 1 предоставляют при выполнении работ, дающих право на досрочную пенсию.

Скачайте бланк новой формы ЕФС-1 здесь.

Изучите структуру новой формы ЕФС-1. Выясните, какие отчеты нужно предоставлять в новый СФР.

Отмена справки 182н. С 2023 года работникам больше не выдают справку по форме 182н (Приказ Минтруда России от 19.10.2022 № 677н). Сведения для расчета пособий СФР будет получать от ФНС России, а работодатель – от Фонда (ст. 11.1 Закона № 27-ФЗ).

Документы при увольнении сотрудника по его просьбе

Работодатель обязан выдать сотруднику по его письменному заявлению заверенные копии документов, связанных с работой. Например, приказов об увольнении, приеме, переводе. Кроме того, работодатель по запросу может оформить справки о периоде работы, доходах по форме 6-НДФЛ (по Приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753) и др.

Кадровые документы заверяют и составляют, придерживаясь правил ГОСТ Р 7.0.97-2016 с учетом Методических рекомендаций к его применению. Письменный запрос работник составляет в произвольной форме

Скачайте образец заявления о выдаче документов, связанных с работой, по ссылке

Составьте ПВТР и заявления на разные виды отпуска по требованиям ГОСТ.

Не успеваете следить за изменениями в трудовом законодательстве? Возникают сложности с применением нововведений на практике? Даже боитесь подумать, что еще нужно переходить на ЭДО? Вам в помощь сервис «Кадровый обзор». Каждую неделю разъясняем, как применять на практике изменения в законе, даем уникальные образцы и алгоритмы. А еще бесплатно посещаете вебинары и Кадровый форум.