Как сделать архивную опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу нужна для правильного учета кадровых документов. Она облегчает поиск бумажных или электронных носителей в архиве, помогает при формировании справочно-поисковых инструментов. Рассказываем в статье, какие бывают описи для сдачи кадровых дел на хранение, и как правильно их составить.

Какие есть описи в архивном деле

Перед передачей на хранение дел по личному составу их нужно систематизировать. Для этого структурные подразделения — владельцы составляют описи в соответствии с Правилами, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правилами №77). Это нужно сделать не позднее чем через год после завершения документов делопроизводством — п. 62 Правил № 77.

В Правилах № 77 есть семь форм описей:

• по структурному подразделению — приложение 7;
• электронных дел структурного подразделения — приложение 8;
• дел постоянного хранения — приложение 9;
• дел по личному составу — приложение 10;
• временных (свыше 10 лет хранения) дел — приложение 11;
• электронных документов — приложение 12.

Отделы, службы компании на основании номенклатуры дел составляют описи дел структурного подразделения и описи электронных дел структурного подразделения. Документы надо согласовать со службой делопроизводства и внутренней экспертной комиссией, если она есть, и подписать у руководителя. 

Составитель описи структурного подразделения может обнаружить, что какие-то дела, заведенные по номенклатуре, отсутствуют. В этом случае их нужно найти. Если дела утеряны, то составляется акт об утрате документов в произвольной форме. Его подписывают делопроизводитель компании и руководитель структурного подразделения. 

Акт об утрате документов утверждается директором или уполномоченным лицом и передается вместе с описью дел структурного подразделения архивариусу.

Обратите внимание! Архивариус организации на основании описей структурных подразделений составляет сводные описи дел, документов, описи электронных документов (годовые разделы описей дел, описей электронных документов). Их нужно согласовать в экспертной комиссии и подписать у руководителя компании. Если организации относится к источникам комплектования государственного архива, то описи обязательно утверждает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).

Что должна содержать опись дел по личному составу

Кадровые документы группируют по требованиям в п. 49 Правил № 77. В отдельные дела подшивают:

• приказы по личному составу — о приеме, увольнении, переводе, направлении в командировки и т.д.;
• личные дела на каждого уволенного работника;
• лицевые счета по заработной плате;
• прочие кадровые документы по срокам хранения — постоянные и временные документы должны храниться отдельно.

Описи дел структурного подразделения заполняют в соответствии с п. 64 Правил № 77:

1. Заголовки дел надо записывать полностью, без сокращений. 
2. Каждое дело или его том должны иметь свой порядковый номер. Объединять в описи их нельзя.
3. Графы описи для бумажных документов заполняют по сведениям с обложки дела.
4. В столбце «Примечание» делают отметки о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, и о наличии копий.

В конце описи обязательно составляется итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью количество дел, первый и последний порядковые номера дел, а также описывают особенности нумерации дел в описи — наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно! Дела по личному составу имеют разный срок хранения — например, 50 или 75 лет; 1 год; 3 года; постоянно. Смотрите его по видам документов в Перечне, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Как правильно составить опись дел по личному составу

Эти документы удобнее заполнять отдельно по годам. Но можно вместо отдельной описи по личному составу делать годовые разделы. Требования к оформлению приведены в п. 66-72 Правил № 77. Перечислим основные из них:

1. Опись дел по личному составу оформляют по форме приложения 10 к Правилам № 77. Отдельно систематизируют электронные документы.
2. Опись может состоять из годовых разделов или томов. В этом случае итоговую запись делают к каждому из них.
3. Законченная опись дел на бумажном носителе сшивается в твердую обложку, нумеруется и переплетается. Она не может содержать больше 9999 единиц хранения.
4. К каждой законченной описи дел надо составить лист-заверитель, а также справочный аппарат.

Справочный аппарат описи облегчает поиск документов. Он состоит из титульного листа (п. 71 Правил № 77); перечня переименований компании; оглавления; предисловия (п. 72 Правил № 77); списка сокращений; указателей.

Важно! Опись по личному составу в архиве регистрируется в реестре описей дел, документов. Его форма приведена в приложении 26 к Правилам № 77.

Как заполнить опись электронных документов

Документ составляют в соответствии с п. 23, 25, 27, 28, 146 Правил № 77. На основании описей электронных документов структурных подразделений формируется опись электронных документов организации. Формы приведены в приложениях 8 и 12 к Правилам № 77.

Каждый цифровой документ вносится в опись под своим порядковым номером. Графы заполняются в соответствии с метаданными — регистрационно-учетными сведениями, формируемыми в информационной системе.

К каждой описи составляются реестры. Дело в том, что цифровые документы состоят из нескольких файлов (п. 141 Правил № 77). Это основная часть, приложения, электронные подписи, метаданные (описания). 

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл, в том числе файл контейнера, если он есть. Эти списки составляются и хранятся в цифровом виде.

Справочный аппарат описи электронных документов формируют по п. 70 Правил № 77. В него входят:

• титульный лист; 
• перечень переименований, изменения подведомственности организации;
• оглавление; 
• предисловие; 
• список сокращений; 
• указатели к описи — предметный, именной, географический.

В предисловии дополнительно указывают наименование и версию программного обеспечения, при помощи которого созданы цифровые документы, а также программу для их воспроизведения.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Электронный архив документов: правила работы Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить Сроки и правила хранения документов в организации Хранение документов в организации: правила, порядок, сроки Архив по личному составу Сдача личных дел в архив: как подготовить документы

Чтобы избежать ошибок при хранении кадровых документов, пройдите наш мини-курс «Архив документов по личному составу»..