Как получить электронную подпись юрлица и физлица

Электронная подпись (ЭП) на цифровых документах заменяет личную подпись на бумажных. Она бывает простая (ПЭП) и усиленная: квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная (НЭП). Граждане часто могут обойтись ПЭП, а вот бизнесу нужно оформить КЭП и НЭП. Рассказываем, как и где получить электронную подпись.

Читайте также: Электронная подпись — какие есть виды, и где использовать

Как понять, какая ЭП вам нужна

Прежде чем ответить на вопрос «Как получить электронную подпись?», важно определиться, какой вид ЭП вам нужен. У каждого вида электронной подписи есть свои возможности применения – смотрите таблицу.

Возможность использования ЭП в зависимости от вида

Работникам и самозанятым в большинстве случаев достаточно иметь простую или неквалифицированную электронную подпись. А вот ИП и компаниям не обойтись без КЭП. Ниже расскажем – электронная подпись: где получить юридическим лицам.

Узнайте о нюансах кадрового электронного документооборота на нашем курсе повышения квалификации.

Как получить квалифицированную электронную подпись юрлица

Чтобы сделать электронную подпись, важно выполнить три шага. Алгоритм – ниже.

Шаг 1. Приобретите защищенный носитель – токен, для записи ключа ЭП. Это флешка с сертификатом от ФСБ России. Токен должен иметь формат USB тип-A. Это, например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE.

Купить такой носитель можно в удостоверяющем центре, у производителя или в специализированных интернет-магазинах. Перед покупкой обязательно уточняйте, для работы в каких информационных системах подходит токен – у них разные требования.

Квалифицированная электронная подпись ФНС может храниться только на защищенном носителе. Скопировать ее в «облако» или на другое устройство не получится — это тоже элемент ее надежности. Поэтому без сертифицированного токена вам не обойтись.

Шаг 2.. Обратитесь в удостоверяющий центр ФНС России – местную налоговую инспекцию. КЭП юрлица или ИП можно получить только там. Это и будет ответом на вопрос, где получить электронную подпись.

Заявление на выдачу квалифицированной электронной подписи подает руководитель компании или индивидуальный предприниматель лично. И он же посещает удостоверяющий центр для идентификации личности. С 1 сентября 2023 года КЭП выдается на физическое лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени организации .

В удостоверяющий центр нужно представить:

• токен;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС и ИНН руководителя;
• ИНН, КПП, НЗА и нотариальная доверенность руководителя – только для филиала или представительства иностранной организации.

Шаг 3. Запишите на токен с ЭП программу для криптозащиты информации – СКЗИ. Это, например, «Криптопро CSP». В УЦ вам выдадут лицензию, но можно скачать ее самостоятельно с официального сайта разработчика. Также вам понадобится программа для подписания документов, которую можно скачать вместе с СКЗИ.

Токен с КЭП ФНС России выдается в единственном экземпляре. Повторим, что подпись нельзя никуда скопировать. Если вы потеряете флешку, то придется перевыпускать КЭП.

Обратите внимание! Кредитные организации, МФО, операторы платежных систем получают КЭП в удостоверяющем центре (УЦ) Центробанка; бюджетные организации – в УЦ Федерального Казначейства.

Как понять, какая ЭП вам нужна

Сотрудникам компании или ИП можно оформить КЭП в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Их актуальный список смотрите на сайте Минцифры. Заявку на подпись часто можно оформить на сайте УЦ.

Чтобы получить электронную подпись понадобятся:

• токен;
• заявление;
• паспорт, СНИЛС и ИНН сотрудника;
• актуальная выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП компании или ИП.

После проверки заявки сотрудник должен лично посетить УЦ для идентификации личности. Там же ему запишут КЭП на электронный носитель. 

Электронная подпись для физических лиц без статуса ИП: граждан и самозанятых, может быть любой – простой, неквалифицированной, квалифицированной.

ПЭП используется для авторизации на Госуслугах. Это логин, пароль и код из смс при двухфакторной аутентификации. Подскажите работнику, чтобы он получил подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Так расширяются возможности использования портала.

Если есть подтвержденная учетная запись, то можно бесплатно оформить КЭП физического лица. Это делается через мобильное приложение «Госключ». Понадобятся:

• подтвержденная учетная запись на Госуслугах;
• загранпаспорт с чипом;
• смартфон с NFC-модулем.

Также самозанятые и граждане могут оформить КЭП и НЭП в любом удостоверяющем центре. Или обратиться в МФЦ.

Электронная подпись для физических лиц без статуса ИП: граждан и самозанятых, может быть любой – простой, неквалифицированной, квалифицированной.

ПЭП используется для авторизации на Госуслугах. Это логин, пароль и код из смс при двухфакторной аутентификации. Подскажите работнику, чтобы он получил подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Так расширяются возможности использования портала.

Если есть подтвержденная учетная запись, то можно бесплатно оформить КЭП физического лица. Это делается через мобильное приложение «Госключ». Понадобятся:

• подтвержденная учетная запись на Госуслугах;
• загранпаспорт с чипом;
• смартфон с NFC-модулем.

Также самозанятые и граждане могут оформить КЭП и НЭП в любом удостоверяющем центре. Или обратиться в МФЦ.

Обратите внимание! Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭП доверенного лица, нужно будет оформить машиночитаемую доверенность. Этот документ будет подтверждать его полномочия. О том, как это сделать, читайте в нашем материале.

Как перевыпустить сертификат ЭП

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия – чаще всего, 12 месяцев. Чтобы продолжать им пользоваться, его нужно вовремя продлевать.

Пока он действует, это можно сделать дистанционно:

• для ИП и юрлиц – в Личном кабинете на сайте ФНС;
• для самозанятых и прочих граждан – на сайте УЦ.

Заявка подписывается действующим сертификатом КЭП. При дистанционном продлении не нужно лично посещать налоговую инспекцию или офис УЦ для идентификации личности. Но есть ограничения.

Вы не сможете перевыпустить сертификат ЭП дистанционно, если:

• у вас изменились данные документов, и вы своевременно не сообщили о них в ФНС или в УЦ;
• истек срок действия сертификата КЭП.

В таких случаях придется заново проходить процедуру выпуска электронной подписи, с личным посещением удостоверяющего центра.

Читайте на сайте статьи по теме Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы Как выбрать оператора ЭДО