Какие обязательные локальные нормативные акты должны быть в компании

Помимо кодексов и законодательных норм деятельность каждой компании регулируют внутренние документы: положения и инструкции. Часть из них приходится разрабатывать и утверждать, потому что того требует законодательство, и инспекторы различных ведомств просят их предоставить при проверках. Остальные работодатель может вводить по своему желанию. В статье поговорим о том, какие обязательные локальные нормативные акты организации должны разработать.

Перечень обязательных и дополнительных документов в компании Образец приказа об утверждении положения об оплате труда

Что принято считать локальным нормативным актом

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это документ, принятый внутри отдельно взятой компании и регулирующий ее работу. Одно из основных отличий локальных актов от других кадровых документов в том, что их применяют постоянно с момента утверждения до момента выхода новой редакции того или иного ЛНА.

Внутренние нормативные документы должны быть у каждого юрлица и ИП, если у них есть хотя бы один сотрудник с трудовым контрактом, за исключением микропредприятий и некоммерческих организаций, которые могут включить все нужные условия сразу в трудовой контракт (ст. 309.2 ТК РФ).

Локальные нормативы регулируют работу как всей организации в целом, так и конкретного подразделения или даже отдельно взятого сотрудника. Например, ЛНА для одного человека может стать должностная инструкция, но с условием, что она – не часть трудового договора, а самостоятельный документ, утвержденный специальным приказом.

Коллективный договор к локальным нормативным актам отнести нельзя. ЛНА в большинстве случаев руководитель утверждает сам единолично, изменить и отменить его он может тоже сам. В то время как коллективный договор заключают и изменяют в особом порядке после предварительной договоренности сторон. После его регистрируют в инспекции по труду, а обычные ЛНА регистрировать не нужно.

Если в организации действует профсоюз, то принять акты единолично уже не получится, придется согласовывать проект с представителями профсоюза особенно если это правила трудового распорядка или положения, касающиеся заработной платы людей (ст. 372 ТК РФ).

Внутренние нормативные документы должны соответствовать законодательству. Например, в положение о дисциплине нельзя вносить информацию о штрафах за дисциплинарные проступки, или в регламенте об отпусках писать, что отпуск предоставляется сотрудникам только по две недели. Это незаконно. 

Внутренние локальные акты издают на листе А4, в качестве титульного можно использовать фирменный бланк компании, если он есть. Чтобы утвердить ЛНА, можно воспользоваться одним из способов.

Например:

1. Поставить на первом листе гриф с подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника

2. Издать специальный приказ. 

Локальный акт вступает в силу с даты утверждения, если в приказе не указали другую дату, и регулирует трудовые взаимоотношения начиная с этого момента.

После принятия нормативного документа с ним нужно ознакомить под подпись тех сотрудников, кого документ касается. Если внутренний акт регулирует работу только одной структурной единицы, то с ним нужно ознакомить только этого работника.

Если нормативный акт нужно изменить, то придется пройти заново весь процесс, как при первоначальном издании документа. Когда изменения ЛНА затрагивают условия трудового договора, следует использовать порядок, изложенный в статьях 72, 74 ТК РФ.

Важно! В ЛНА включают нормы трудового права и действуют эти документы только в рамках трудовых взаимоотношений между сотрудниками и компанией.

Обязательные локальные нормативные акты

Законодательство не содержит какой-либо перечень обязательных локальных нормативных актов. В отдельных статьях ТК РФ есть упоминание, что в компании должны быть те или иные внутренние документы. Также обязательные ЛНА вводят, если того требуют особенности работы организации. Например, если сотрудники имеют дело с секретной информацией, то издают положение о коммерческой тайне.

Рассмотрим обязательные локальные нормативные акты организации, перечень которых сложился исходя из практической работы многих компаний. Эти документы есть в любой организации.

ПВТР. Правила, которые регулируют такие вопросы, как порядок найма людей и расторжения трудового договора, режим работы, права и обязанности сторон и их ответственность, дисциплина в компании, наложение взысканий и награждения сотрудников, сроки зарплаты и многие другие моменты (ст. 189 ТК РФ).

У этого ЛНА нет строгой формы, закрепленной законом, как и регламента по его содержанию. Работодатель может дополнить документ по своему усмотрению. Например, в компании могут запретить бегать на перекуры в рабочее время или установить для всех обязательный дресс-код. В дополнение к ПВТР в компании может быть положение о дисциплине.

ЛНА об оплате труда. Предприятия сами выбирают, какую систему оплаты труда использовать для своих сотрудников. Эту информацию прописывают в рабочем контракте и специальном ЛНА – положение об оплате труда. Там указывают оклады людей, размеры тарифных ставок, компенсации, надбавки и доплаты. 

Иногда в нем же отражают порядок начисления и выплаты премий. Но чаще все, что касается премиальных вознаграждений, вносится в другой самостоятельный ЛНА – положение о премировании.

Нормативный акт об обработке персональных данных. Это положение стоит утвердить до начала работы с личными данными сотрудников. В нем обычно закрепляют порядок получения, обработки, передачи, хранения и уничтожения персональной информации. Также там отражают список должностей, у которых есть доступ к таким сведениям и прописывают ответственность за разглашение личных данных.

Этот документ может называться не положение, а регламент, порядок или правила работы персональными данными. Это не так важно, главное, чтобы в нем фиксировались все особенности работы с такими данными согласно законодательству (п.2 ч.1 ст. 18.1 закона №152-ФЗ).

Инструкции или правила по охране труда. Такие инструкции нужно разработать для каждой должности или конкретного вида работ. Стоит учитывать отраслевые правила охраны труда и инструкции по безопасной эксплуатации машин и оборудования, также ГОСТы, СанПиНы и другие нормативы и стандарты безопасности (ст. 209 и 214 ТК РФ).

График отпусков. Есть две противоречивые точки зрения. Сторонники первой считают, что график отпусков – это организационно-распорядительный документ первичного кадрового учета и к ЛНА он не относится (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Их противники аргументируют тем, что согласно статье 123 ТК РФ, график отпусков считается локальным нормативным актом. С этим согласны и чиновники из Роструда (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1). 

Более того, Трудовой кодекс – это законодательный акт, а постановления Госкомстата таковым не являются. Инспекторы при проверках руководствуются ТК РФ, поэтому компаниям обязательно стоит составить и утвердить этот ЛНА. За его отсутствие можно получить наказание.

В графике отражают даты и длительность периода ежегодного отдыха каждого сотрудника. Этот документ является обязательным. При проверке обычно просят его предоставить.

Компания может выбрать унифицированную форму графика Т-7 или разработать свою. Вид выбранной формы нужно зафиксировать в учетной политике компании. 

Как внести изменения в график отпусков, читайте в статье

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)Каждый работодатель должен обеспечить создание и функционирование СУОТ (ч. 3 ст. 214, ч. 2 ст. 217 ТК РФ). Для этого разрабатывают отдельный локальный нормативный акт, в котором устанавливают политику и цели в области охраны труда у конкретного работодателя и процедуры по достижению этих целей.

Минтруд разработал примерное положение о СУОТ, которое можно взять за основу при разработке собственного документа (приказ от 29.10.2021 N 776н)

Штатное расписание. В Трудовом кодексе нет прямого указания на то, что каждая компания должна разрабатывать и вводить в действие штатное расписание. Но в статьях 15 и 57 ТК РФ есть косвенная отсылка к этому документу. 

Некоторые не считают штатку локальным нормативным актом по причине того, что она прямо не относится к трудовой деятельности сотрудников. Их даже не знакомят с ней под подпись, если такая обязанность не отражена в коллективном договоре (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). 

Тем не менее штатное расписание – это все-таки ЛНА и Роструд с этим согласен (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Хотя письма Роструда имеют рекомендательный характер, все же игнорировать их не стоит. Лучше разработать и утвердить штатное расписание, чем потом отвечать по статье 5.27 КоАП РФ.

Перечень ЛНА в организации, которые не считаются обязательными

Помимо обязательных локальных актов работодатель может устанавливать другие локальные документы, в которых отражаются правила работы в компании. Это могут быть специальные ЛНА в зависимости от особенностей сферы бизнеса, или общие. Главное, чтобы пункты, изложенные в них, не нарушали действующее законодательство и не ухудшали положения работников (ст. 8 ТК РФ), иначе такие ЛНА будут считаться недействительными.

К произвольным нормативным документам можно отнести положения, инструкции, правила, регламенты и даже внутрифирменные кодексы.

Такие как:

• о деловой этике и взаимодействии с сотрудниками и клиентами;
• о корпоративной культуре;
• об аттестации и повышении квалификации. Иногда это два отдельных положения;
• о служебных поездках и командировках;
• о прохождении медицинских осмотров и медстраховании;
• о тендерах и получении разрешительной документации на какие-то работы;
• о наставничестве и стажировках;
• об испытательном сроке;
• о материальной помощи;
• о подразделениях, если они есть в компании;
• о безопасности и проверке контрагентов и соискателей;
• о согласовании деловых бумаг.

Этот перечень открытый и каждая организация может дополнять его своими ЛНА, которые нужны ей для успешного ведения деятельности.

Ответственность за отсутствие обязательных ЛНА

Обычно инспекторы знают, какие локальные нормативные акты должны быть в организации обязательно. И если при проверке они их не обнаружат, то компанию ожидает ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Штрафные санкции по статье:

• должностное лицо или ИП получит штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• организация – от 30 000 до 50 000 рублей.

Если у вас остались вопросы по локальным нормативным актам организации или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru 

Читайте на сайте статьи по теме Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору Как правильно заверить копию документа Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу Какие бывают сроки хранения кадровых документов Кадровая политика организации