Деятельность отдела кадров в организации обычно регулирует локально-нормативный акт. Это Положение об отделе кадров. В статье рассмотрим, что оно в себя включает, как его составить и утвердить, и последует ли какое-либо наказание для компании, если у нее такого Положения нет.
Содержание
Для чего служит Положение об отделе кадров Что учесть при разработке Положения о кадровой службе Из каких разделов состоит типовое Положение об отделе кадров |
Образец положения об отделе кадров |
Для чего служит Положение об отделе кадров
Положение о кадровой службе потребуется компании, чтобы организовать работу кадрового подразделения и сделать ее более эффективной: выстроить взаимоотношения между сотрудниками и упорядочить систему кадрового делопроизводства.
Этот документ поможет:
- закрепить порядок, в котором работники отдела будут выполнять ежедневные задачи;
- выстроить иерархию в подразделении и определить уровень ответственности для каждого сотрудника;
- урегулировать взаимодействие кадрового отдела с другими подразделениями компании;
- обозначить действия по замене сотрудников в случае болезни, отпуска или командировки;
- установить правила и нормы для работы с кадровой документацией.
Положение по работе отдела кадров – это, по сути, инструкция для кадровиков. Это внутренний локально-нормативный документ. Он потребуется, если кадровая служба существует в компании как отдельное подразделение.
Важно! Закон не требует, чтобы организация обязательно разрабатывала и утверждала Положение об отделе кадров. Соответственно, никакого наказания за его отсутствие не предусмотрено. |
Если компания небольшая и в ней один кадровый сотрудник, то можно обойтись без этого документа. В больших компаниях лучше позаботиться о том, чтобы он был, ведь этот ЛНА дает специалистам по персоналу четкое представление того, в чем заключается их работа.
Обратите внимание! Если в другом ЛНА, например, в коллективном договоре или ПВТР есть отсылка к Положению об отделе кадров или требование его принять, то нужно его разработать и утвердить. |
Что учесть при разработке Положения о кадровой службе
Первое, на чем стоит акцентировать внимание при создании Положения об отделе кадров, это статья 8 ТК РФ. ЛНА должен учитывать нормы трудового права, ни в чем не ущемлять интересы работников и не ухудшать их положение.
На втором шаге рекомендуется изучить профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» и ориентироваться на него при составлении документа.
Компания не обязана следовать полностью стандарту, но в нем содержится базовая информация: функционал кадрового работника, требования к его работе и критерии оценки профессиональных знаний и умений. Так что взять его за основу вполне целесообразно.
Помимо этого при составлении положения об отделе кадров можно использовать Квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 или Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, ред. от 18.02.2021).
Кроме того, нужно детально рассмотреть структуру компании на случай, если имеются смежные отделы, чтобы не дублировались зоны ответственности. Также учесть численность работников кадрового подразделения и всей компании в целом.
И на последнем этапе определить задачи, которые стоят перед кадровым отделом.
Быть в курсе всех изменений в трудовом законодательстве и оперативно получать разъяснения, как применять нововведения на практике сможете с помощью экосистемы «Кадровый обзор». |
Из каких разделов состоит типовое Положение об отделе кадров
Так как положение об отделе кадров не считается обязательным для компаний, то и особых требований к его структуре и содержанию закон не предъявляет. Работодатели сами решают, как должно выглядеть этот документ.
Образец примерного Положения об отделе кадров скачайте по ссылке
Типовое положение об отделе состоит из таких разделов:
- Общая информация. Здесь описывают характеристики отдела в целом и отмечают законодательные акты, на которые сотрудники будут ориентироваться в своей работе. Если в компании есть коллективный договор, то информацию о нем стоит добавить в этом разделе.
- Состав кадрового подразделения. Тут прописывают должности специалистов по персоналу, численность структурной единицы, делают отсылку к штатному расписанию. Можно подробно не расписывать эту информацию, а просто указать, что количество работников отдела и его структуру утверждает руководитель в зависимости от объемов работы и вида деятельности компании.
- Цели, задачи и функции. В этом разделе обозначают цели и задачи организации, например, обеспечение компании квалифицированным персоналом, формирование резерва специалистов, соблюдение прав и гарантий работников или те, что компания ставит перед собой с учетом сферы ее работы.
Также тут размещают информацию о том, как будет функционировать отдел, и что будет входить в компетенцию каждого сотрудника. Этот раздел положения об отделе кадров самый подробный, здесь следует упомянуть буквально всю специфику кадровой работы, от подбора и обучения персонала, заполнения справок и трудовых книжек, до составления отчетности в СФР и другие ведомства.
Подробнее о задачах кадровой службы читайте в статье.
- Права и обязанности кадровиков. Тут перечисляют то, на что кадровые специалисты имеют право, например, требовать информацию в других отделах, запрашивать сведения о сотрудниках у сторонних организаций или обрабатывать персональные данные.
А также то, что работники по персоналу обязаны делать: вести кадровую документацию, учитывать отработанное время, составлять график отпусков, обучать и аттестовывать сотрудников. Список обязанностей можно корректировать, в каждой компании он будет свой.
- Ответственность кадровых специалистов. В этом разделе положения об отделе кадров указывают, за что отвечает каждый конкретный сотрудник и все подразделение в целом. Отдельно стоит прописать информацию о руководителе отдела кадров, а также отметить, что специалистов по персоналу, как и должностное лицо компании могут привлечь к административной и уголовной ответственности.
- Порядок взаимодействия кадрового отдела с другими структурными подразделениями. Здесь нужно отметить, как, в какие сроки и у каких служб кадровый отдел будет запрашивать нужные для работы документы, как будет обмениваться информацией с юристами компании и бухгалтерией и какие сведения и отчеты предоставлять другим отделам.
- Финансирование нужд отдела. В этом разделе определяют и закрепляют порядок получения и использования денежных средств на нужды подразделения. К примеру, кадровики будут оформлять заявку на канцтовары в секретариате либо самостоятельно их покупать и потом оформлять авансовые отчеты. Или писать служебную записку руководителю о платном обучении сотрудника с утверждением и оплатой через бухгалтерию либо самостоятельно оплачивать его с корпоративной карты, закрепленной за отделом, и после отчитываться об использовании средств.
После того, как положение об отделе кадров разработали, нужно отправить его на проверку в юридическую службу, если она есть в компании, а потом на согласование руководству.
Подробнее о том, какие бывают сроки хранения кадровых документов.