Как составить положение об отделе кадров

Деятельность отдела кадров в организации обычно регулирует локально-нормативный акт. Это Положение об отделе кадров. В статье рассмотрим, что оно в себя включает, как его составить и утвердить, и последует ли какое-либо наказание для компании, если у нее такого Положения нет.

Образец положения об отделе кадров

Для чего служит Положение об отделе кадров

Положение о кадровой службе  потребуется компании, чтобы организовать работу кадрового подразделения и сделать ее более эффективной: выстроить взаимоотношения между сотрудниками и упорядочить систему кадрового делопроизводства.

Этот документ поможет:

• закрепить порядок, в котором работники отдела будут выполнять ежедневные задачи;
• выстроить иерархию в подразделении и определить уровень ответственности для каждого сотрудника;
• урегулировать взаимодействие кадрового отдела с другими подразделениями компании;
• обозначить действия по замене сотрудников в случае болезни, отпуска или командировки;
• установить правила и нормы для работы с кадровой документацией.

Положение по работе отдела кадров – это, по сути, инструкция для кадровиков. Это внутренний локально-нормативный документ. Он потребуется, если кадровая служба существует в компании как отдельное подразделение. 

Важно! Закон не требует, чтобы организация обязательно разрабатывала и утверждала Положение об отделе кадров. Соответственно, никакого наказания за его отсутствие не предусмотрено.

Если компания небольшая и в ней один кадровый сотрудник, то можно обойтись без этого документа. В больших компаниях лучше позаботиться о том, чтобы он был, ведь этот ЛНА дает специалистам по персоналу четкое представление того, в чем заключается их работа.  

Обратите внимание! Если в другом ЛНА, например, в коллективном договоре или ПВТР есть отсылка к Положению об отделе кадров или требование его принять, то нужно его разработать и утвердить.

Что учесть при разработке Положения о кадровой службе

Первое, на чем стоит акцентировать внимание при создании Положения об отделе кадров, это статья 8 ТК РФ. ЛНА должен учитывать нормы трудового права, ни в чем не ущемлять интересы работников и не ухудшать их положение.

На втором шаге рекомендуется изучить профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» и ориентироваться на него при составлении документа. 

Компания не обязана следовать полностью стандарту, но в нем содержится базовая информация: функционал кадрового работника, требования к его работе и критерии оценки профессиональных знаний и умений. Так что взять его за основу вполне целесообразно. 

Помимо этого при составлении положения об отделе кадров можно использовать Квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 или Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, ред. от 18.02.2021).

Кроме того, нужно детально рассмотреть структуру компании на случай, если имеются смежные отделы, чтобы не дублировались зоны ответственности. Также учесть численность работников кадрового подразделения и всей компании в целом.

И на последнем этапе определить задачи, которые стоят перед кадровым отделом.

Быть в курсе всех изменений в трудовом законодательстве и оперативно получать разъяснения, как применять нововведения на практике сможете с помощью экосистемы «Кадровый обзор».

Из каких разделов состоит типовое Положение об отделе кадров

Так как положение об отделе кадров не считается обязательным для компаний, то и особых требований к его структуре и содержанию закон не предъявляет. Работодатели сами решают, как должно выглядеть этот документ.

Образец примерного Положения об отделе кадров скачайте по ссылке

Совет. Каждый раздел стоит прописать четко и подробно. Чем конкретнее и яснее информация в ЛНА, тем лучше специалисты по персоналу будут знать свои обязанности и выполнять их с большей продуктивностью. Вы можете адаптировать Положение об отделе кадров под особенности своей компании.

Типовое положение об отделе состоит из таких разделов:

• Общая информация. Здесь описывают характеристики отдела в целом и отмечают законодательные акты, на которые сотрудники будут ориентироваться в своей работе. Если в компании есть коллективный договор, то информацию о нем стоит добавить в этом разделе.  
• Состав кадрового подразделения. Тут прописывают должности специалистов по персоналу, численность структурной единицы, делают отсылку к штатному расписанию. Можно подробно не расписывать эту информацию, а просто указать, что количество работников отдела и его структуру утверждает руководитель в зависимости от объемов работы и вида деятельности компании.
• Цели, задачи и функции. В этом разделе обозначают цели и задачи организации, например, обеспечение компании квалифицированным персоналом, формирование резерва специалистов, соблюдение прав и гарантий работников или те, что компания ставит перед собой с учетом сферы ее работы. 

Также тут размещают информацию о том, как будет функционировать отдел, и что будет входить в компетенцию каждого сотрудника. Этот раздел положения об отделе кадров самый подробный, здесь следует упомянуть буквально всю специфику кадровой работы, от подбора и обучения персонала, заполнения справок и трудовых книжек, до составления отчетности в СФР и другие ведомства. 

Подробнее о задачах кадровой службы читайте в статье.

• Права и обязанности кадровиков. Тут перечисляют то, на что кадровые специалисты имеют право, например, требовать информацию в других отделах, запрашивать сведения о сотрудниках у сторонних организаций или обрабатывать персональные данные. 

А также то, что работники по персоналу обязаны делать: вести кадровую документацию, учитывать отработанное время, составлять график отпусков, обучать и аттестовывать сотрудников. Список обязанностей можно корректировать, в каждой компании он будет свой. 

• Ответственность кадровых специалистов. В этом разделе положения об отделе кадров указывают, за что отвечает каждый конкретный сотрудник и все подразделение в целом. Отдельно стоит прописать информацию о руководителе отдела кадров, а также отметить, что специалистов по персоналу, как и должностное лицо компании могут привлечь к административной и уголовной ответственности. 
• Порядок взаимодействия кадрового отдела с другими структурными подразделениями. Здесь нужно отметить, как, в какие сроки и у каких служб кадровый отдел будет запрашивать нужные для работы документы, как будет обмениваться информацией с юристами компании и бухгалтерией и какие сведения и отчеты предоставлять другим отделам. 
• Финансирование нужд отдела. В этом разделе определяют и закрепляют порядок получения и использования денежных средств на нужды подразделения. К примеру, кадровики будут оформлять заявку на канцтовары в секретариате либо самостоятельно их покупать и потом оформлять авансовые отчеты. Или писать служебную записку руководителю о платном обучении сотрудника с утверждением и оплатой через бухгалтерию либо самостоятельно оплачивать его с корпоративной карты, закрепленной за отделом, и после отчитываться об использовании средств. 

После того, как положение об отделе кадров разработали, нужно отправить его на проверку в юридическую службу, если она есть в компании, а потом на согласование руководству. 

Подробнее о том, какие бывают сроки хранения кадровых документов.

Читайте на сайте статьи по теме Какими навыками и знаниями должен обладать кадровый работник, чтобы быть востребованным на рынке труда Как организовать или восстановить кадровое делопроизводство На каких кадровых документах обязательно нужна печать организации Кадровая политика организации Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу Сдача личных дел в архив: как подготовить документы