Служебная поездка: как оформить и в чем отличие от командировки

Командировка и служебная поездка – принципиально разные виды поездок. Они отличаются документами, оформлением сотрудников, сроками и даже оплатой. В статье разъясним, что такое служебная поездка сотрудника, на какой срок может ездить работник и как оформляют такие поездки.

Бланк путевого листа (форма 3) Бланк путевого листа (форма 4-П) Бланк путевого листа (форма 4-С) Бланки маршрутного листа и журнала учета маршрутных листов Образец положения о разъездном характере работы Таблица обязательных сведений в форме путевого листа

Служебная поездка сотрудника

Обычно в компании большая часть сотрудников трудиться на стационарных рабочих местах и выезжает по служебным делам достаточно редко, и только если руководитель дал им отдельное поручение. Но некоторые работники, например, торговые представители или курьеры, по характеру своей деятельности вынуждены регулярно выезжать за пределы организации. Считать такие выезды командировкой неверно, здесь речь идет о служебной поездке.

Как правильно оформить командировку, узнаете в нашей статье

На различия между служебной поездкой и командировкой указывает статья 166 Трудового кодекса. Помимо расшифровки определения «командировка», в статье прописаны признаки, когда поездка таковой не является:

• трудовые функции сотрудников осуществляются в пути;
• работа постоянно имеет разъездной характер.

Обратите внимание! Пояснения, что подразумевается под работой в пути или ее разъездным характером, законодательство не содержит. Более того, компания может сама установить как перечень подобных должностей, так и порядок отчетности за такие поездки (ст. 168.1 ТК РФ).

Служебная поездка и командировка: отличие

Главным отличием командировок от служебных поездок работников является их частота. Сотрудникам, которые постоянно перемещаются по конкретным местностям, так как этого требуют их трудовые функции, командировки не оформляют. Если же работник основные свои функции выполняет на рабочем месте в пределах организации и лишь иногда ему требуется поехать по работе (например, на выездное совещание или подписать документы), то такие разъезды оформляют как командировку.

Помимо частоты и оснований для поездок, их различают по ведению документооборота, способам оплаты и сопутствующей документации. В таблице ниже указали основные различия между служебной поездкой и командировкой.

Служебная поездка и командировка: отличие

О преимуществах разъездной работы перед командировками – читайте в статье

Обратите внимание! Подробные разъяснения, чем отличается разъездной характер работы от направления в командировки дает Минтруд в своем письме от 20.06.2022 г № 14-6/ООГ-4075.

Срок служебной поездки

Исходя из нормативных документов, командировка всегда имеет конкретные ограничения по времени. Максимальную длительность нахождения сотрудника в командировке закон не указывает, вместе с тем бессрочной она быть не может. В этот момент работник отрывается от своей основной деятельности для выполнения конкретного поручения, в остальное же время он прикреплен к определенному рабочему месту на территории организации.

У служебных поездок картина противоположная. Разъезды и есть основное условие для выполнения функций сотрудником. Поэтому в течение своего рабочего дня он постоянно находится в пути, перемещается. Обычно время на выполнение обязанностей ограничивается обычной длительностью рабочего дня.

Иногда характер поездок не дает возможность определить, на какое время будет уезжать сотрудник, то есть режим его рабочего времени будет отличаться от принятого в организации. В таком случае нужно будет дополнительно указать в трудовом договоре ненормированный день или гибкий график.

Обратите внимание! Специалисты Роструда в своем письме от 16.02.2024 года № ПГ/01856-6-1 указывают на дополнительный признак служебных поездок. По мнению инспекторов ведомства при разъездной работе сотрудник имеет возможность возвращаться на место жительство ежедневно, по окончанию рабочего дня.

Как оформить служебные поездки работников

Прежде всего, в организации должны быть нормативные акты, которые определяют порядок работ в пути. Положение должно содержать:

• перечень должностей или профессий, для которых устанавливают разъездной характер (руководитель определяет сам);
• конкретное описание, что понимается под разъездной работой в компании, что такое служебная поездка;
• как ее устанавливают и снимают;
• порядок оформления документов по служебным перемещениям (работодатель определяет такой порядок сам);
• как будет выглядеть отчетность по поездке и расходам;
• порядок возмещения расходов, лимиты по размерам выплат.

Положение о служебных поездках утверждают приказом и ознакамливают с ним под подпись сотрудников, которых касаются его пункты.

Образец Положения о разъездном характере работы скачать здесь

Важно! Не забудьте прописать характер работы (в пути или разъездной) в должностных инструкциях по соответствующим должностям.

Всем сотрудникам, чья должность входит в перечень Положения, необходимо вписать в трудовой договор условие о работе, связанной с перемещениями. Также в информации о месте работы нужно указать территорию, которая будет охватывать зону обслуживания сотрудника, или конкретный населенный пункт, например, если все разъезды будут в черте одного города.

При направлении сотрудника в служебную поездку необходимо будет опираться на соответствующие разъяснения из Положения. Так как перемещения носят регулярный характер, не обязательно издавать распоряжение на каждое из них. Компания вправе разработать собственный алгоритм: например, сотрудник будет ездить по утвержденному на месяц графику или по путевым листам (актуально для водителей транспорта). 

Также для учета служебных поездок можно использовать маршрутные листы. Их оформляет сотрудник отдела кадров, он же ведет журнал регистрации маршрутных листов. В документе указывают задание, время и дату отправления / возвращения, а также прибытия / убытия на маршрутные точки.

Бланки маршрутного листа и журнала регистрации листов скачать здесь

Обратите внимание! Сотрудников с разъездным характером работы можно направить в командировку. Если работодатель посылает их в местность, которая находится за пределами территории их деятельности, служебной поездкой такое перемещение считаться уже не будет.

Компенсация служебных поездок

Во время служебных поездок сотрудник выполняет свои типичные должностные функции, то, в отличие от командировки, отрыва от основной деятельности здесь не происходит. Соответственно оплачивается этот день как и все остальные – исходя из оклада и фактически отработанного времени. То есть сотрудник получает свою зарплату.

Остальные виды расходов, которые подлежат возмещению, идентичны у работников с разъездной деятельностью и командированных сотрудников (ст. 168.1 ТК РФ):

• проезд,
• наем жилья,
• суточные, довольствие,
• прочие расходы, которые напрямую связаны с выполнением работы и согласованы с руководителем.

Любая из этих трат работника должна быть подтверждена конкретным документом. На их основании бухгалтерия будет компенсировать указанные затраты.

Обратите внимание! Чтобы компенсации за служебные поездки не облагались НДФЛ, необходимо порядок их начисления и размеры сумм оплаты прописать в документации компании: колдоговоре или Положении о разъездном характере работы. То же касается суточных: утвержденных лимитов на их размеры для служебных поездок нет (Письмо Департамента налоговой политики Минфина от 24.02.2021 г. № 03-04-06/12696).

Читайте на сайте статьи по теме Командировка сотрудника: как оформить Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю Командировка в выходной день: как оплачивать Как оплачивают командировку работника Какие документы для командировки оформить и что запросить у работника после Однодневная командировка: как оформить и нужно ли выплачивать суточные