Приказ об утверждении штатного расписания: что нужно знать кадровому работнику
Приказ об утверждении штатного расписания, как и само расписание, определяет структуру и состав сотрудников компании. На практике без этого документа не обойтись, так как без него «штатка» фактически не будет иметь юридической силы. Несмотря на то, что у такого вида приказов нет четко установленного образца, его оформляют в соответствии с определенными требованиями. Подробнее – в статье.
|
Бланк приказа об изменении штатного расписания Бланк приказа об утверждении штатного расписания Бланк штатного расписания |
Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания
На вопрос «Нужен ли приказ об утверждении штатного расписания?» однозначно моджно ответить – «да». Хотя ни «штатка», ни сам приказ, с точки зрения ТК РФ, не являются обязательными документами. Однако без приказа штатное расписание не имеет юридической силы.
Приказ об утверждении штатного расписания не имеет строгих требований к оформлению, поэтому компании составляют его в свободной форме. Однако важно придерживаться общих правил составления распорядительных документов. В приказе о штатном расписании, как правило, указывают:
- наименование компании и ее реквизиты;
- название документа и его номер;
- дату издания;
- причины создания приказа (например, реорганизация компании);
- перечень изменений (новое количество штатных единиц или другие должностные оклады);
- дату вступления изменений в силу;
- список сотрудников, ответственных за выполнение приказа;
- дополнительные инструкции (если такие имеются).
Также необходимо собрать подписи всех лиц, согласовавших приказ об утверждении штатного расписания. В больших компаниях может потребоваться согласование финансового директора, главного бухгалтера и руководителя кадровой службы.
|
Обратите внимание! С августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту Р 7.0.97-2025. Если вы ранее использовали старый ГОСТ при составлении своих инструкций по делопроизводству, то вам обязательно нужно учесть в работе новый ГОСТ и поменять свои локальные акты и бланки документов. Мы подробно разберем все изменения на Мастер-классе «Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025». Он пройдет 29 сентября 2025 года. Участники мастер-класса получат постатейное сравнение ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так им будет проще вносить изменения в свои кадровые документы. |
Приказ об утверждении штатного расписания: кто составляет и подписывает
Составление приказов обычно входит в обязанности одного из рядовых сотрудников, обладающих необходимыми знаниями и навыками. Обычно это специалист по кадрам, штатный юрист или бухгалтер.
Однако кто бы ни выполнял эту функцию, приказ об утверждении штатного расписания должен быть обязательно заверен руководителем. Кроме него подписывать документ могут его заместитель, главный бухгалтер или начальник отдела кадров. А вот визировать печатью этот приказ не надо, так как он относится к внутренней рабочей документации.
В каких кадровых документах и в каких случаях ставят печать, а в каких нет, можно узнать в этом материале.
Как оформить приказ об утверждении типового штатного расписания
Чтобы составить приказ об утверждении штатного расписания, можно воспользоваться следующей инструкцией:
1. Отформатируйте будущий документ. Используйте стандартный шаблон для приказов, включая шапку с данными о компании и дате, или уже готовый образец, принятый в вашей компании. Если составляете подобный приказ впервые, пример такого образца можно посмотреть здесь.
2. Оформите основную часть штатного расписания в виде таблицы. Разбейте ее на колонки:
- наименование должности,
- количество штатных единиц,
- заработная плата,
- примечания (если они необходимы).
3. Утвердите с руководством содержание самого штатного расписания.
4. Сверстайте приказ об утверждении штатного расписания. Укажите, что штатное расписание утверждено. Обычно к приказу также прикладывают копию штатного расписания.
5. Пропишите с согласия руководителя ответственных за исполнение приказа лиц. Это могут быть: руководитель отдела кадров, главный бухгалтер или только кадровик, если штат предприятия или компании небольшой, как, например, у ИП.
Приказ оформляют в единственном экземпляре и хранят вместе с другими нормативными и распорядительными документами в течение пяти лет. Затем его передают в архив организации, где он находится до истечения срока хранения, после чего может быть уничтожен.
О том, сколько нужно хранить другие приказы и распоряжения, читайте в этой статье.
Нужно ли знакомить с приказом об утверждении штатного расписания сотрудников. Так как штатное расписание не входит в число ЛНА, непосредственно относящихся к трудовой деятельности сотрудников, знакомить коллектив с его содержанием и приказом об его утверждении не надо. Однако если такая обязанность зафиксирована в коллективном договоре, ознакомить с документами придется, что и советуют делать специалисты, чтобы избежать сложных ситуаций в общении с уволенными или действующими работниками.
Можно ли издать приказ об утверждении нового штатного расписания
Традиционно штатное расписание составляют на год или больше, так как обычно его формируют в конце или начале календарного года в зависимости от нужд или планов организации. На практике же бывает так, что за это время в компании происходят какие-то изменения: меняются названия должностей, численность штата (кто-то увольняется, кого-то сокращают или наоборот – штат незапланированно растет).
В таких случаях приходится издавать новый приказ об изменении штатного расписания. Но если перемены были серьезные (например, полностью меняется структура подразделений компании), лучше не просто внести поправки в действующий документ, а создать новый.
Получается, что у самого штатного расписания есть определенный срок действия (и его можно и нужно прописать в приказе), а приказ будет действовать в течение того времени, что указан в нем до новых коррективов в расписании.
