Как оплачивают командировку работника

На практике оплата командировки имеет свои нюансы. Ее нельзя оформлять и рассчитывать так же, как служебную поездку или работу на вахте, а выходные дни учитывают по-особому. Каков должен быть порядок расчета командировочных и что при этом надо учесть, рассмотрим в статье.

Памятка «Порядок ведения табеля учета рабочего времени при командировании в разных практических ситуациях»

Как оплачивается командировка по общим правилам

Согласно тексту ТК РФ, под командировкой подразумевают поездку для выполнения служебных поручений по инициативе работодателя на конкретный срок. При этом нельзя путать командировку с другими видами поездок, а значит оформлять их оплату одним и тем же способом.

Что не считается командировкой:

• направление к месту несения вахты;
• поездка работника, деятельность которого и так связана с разъездами (например, курьеров, служащих городского хозяйства: ремонтников газовой службы, электромонтеров и т.п.).
• поездка работника, оформленного по договору ГПХ (так как такое сотрудничество не является трудовыми отношениями, с точки зрения законодательства);

Какие случаи подходят под определение командировки:

• поездка в другое отделение головной организации, если оно находится не там, где постоянно трудится ваш работник, на территории другого населенного пункта (подробнее — в письме Минтруда от 28 февраля 2023 г. № 28-2/В-578);
• поездка сотрудника на удаленке в подразделение, которое находится в другом городе / селе.

Что нужно учесть, чтобы подготовить весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, узнаете в этой статье

Средний заработок командированного сохраняют в том же размере (ст. 167 ТК РФ). При этом его начисляют за все рабочие дни, включая время, проведенное в командировке, в пути и на вынужденных остановках, и выплачивают согласно тому режиму работы сотрудника, что принят на месте его основной работы.

Для сотрудников с традиционным и суммированным учетом времени труда алгоритм оплаты дней в командировке уже другой. В первом случае используем такую формулу расчета: средний дневной заработок умножаем на число рабочих дней (за время, отведенное на командировку). 

Во втором — средний часовой заработок умножается на число рабочих часов (смотрим по графику сотрудника), которые надо оплатить. При общих расчетах опирайтесь на п. 9 и 13 Положения о среднем заработке.

О том, нужна ли доплата командированным работникам, у которых средний заработок на период поездки оказался меньше зарплаты, читайте здесь.

Совет. Если сотруднику на ГПХ все-таки требуется поездка, пропишите все условия и порядок компенсации затрат в специальном соглашении и приложить его к трудовому договору (ст. 450 ГК РФ).

Как считаются дни командировки

Чтобы правильно подсчитать длительность командировки, установите две даты: отъезда (день и время выезда к конечному пункту, если у сотрудника почасовая оплата труда) и возвращения. Это важно для корректного расчета аванса, выдаваемого сотруднику, а также для правильного учета рабочего времени в табеле.

Еще одна деталь: если вокзал или аэропорт находятся в другом населенном пункте, и для того, чтобы до них добраться, нужно дополнительное время, эти часы тоже придется брать в расчет.

Как сделать расчет командировочных:

1. Определить количество отработанных по факту дней (без выходных и праздников) в текущем расчетном периоде. Берите за основу отсчета 12 календарных месяцев (можно и меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года).
2.  Подсчитать количество больничных, отгулов и отпускных дней, бывших за этот отрезок времени, и вычесть их из общей суммы. 
3. Определить сумму среднего заработка за день: сложить все выплаты за период (кроме соцвыплат, если они были) и поделить это число на количество уже вычисленных дней. 
4. Умножить результат на число дней командировки.

Оплата труда в командировке: как посчитать выходные и возместить стоимость съемного жилья и проезда

По закону работодателю приходится возмещать расходы на поездку. Сюда могут входить:

1. Расходы на проезд (какой бы тип транспорта не использовался: личный, служебный или общественный). 

2. Оплата аренды жилья. Если командированный снимает жилье, оно оплачивает организация, учитывая конечную стоимость проживания.

3. Суточные расходы. Размер суточных фиксируют в локальных актах организации и могут изменять в зависимости от продолжительности поездки и дальности места назначения.

4. Любые другие расходы (на питание, связь, транспортные и т.д.)

Важно! Попросите сотрудника подтвердить свои расходы документально: предоставить билеты, счета за проживание, чеки за покупки и т. п. Чтобы возместить работнику затраты, их нужно доказать.

Как считается оплата выходных в командировке

Иногда графики работы командирующей и принимающей стороны компании не совпадают. Поэтому может случиться, что в тот день, что считается выходным для сотрудника на основном месте работы, ему придется трудиться. Тогда способ оплаты командировочного дня будет зависеть от личного выбора работника — попросить отгул или взять оплату отработанного времени в повышенном размере. 

Если он выбирает первый вариант, то эти часы работы не оплачиваются. Если второй (без отгула) — смотрят на специфику работы, как в таблице ниже. 

Размер оплаты выходных в командировке в зависимости вида оплаты труда

Как учитывается оплата проезда в командировке

За дни выезда в командировку и возвращения из нее работник должен получить деньги как за отработанные дни плюс за понесенные траты в поездке. Какие расходы при этом надо учитывать:

• проезд к самому месту командировки;
• оплата поездки из одного города/местности в другой, если надо посещать удаленные друг от друга офисы предприятия;
• проезда к вокзалу, пристани и пр., если те находятся в другом городе или селе (подтверждается билетами);
• оплата услуг, например, выдача комплекта постельного белья (в поездах дальнего следования);
• расходы по провозу багажа, если из-за служебных нужд его вес и габариты превышают норму, зафиксированную перевозчиком.

На эти траты нужно запланировать аванс. Если же сумма, потраченная сотрудником на транспорт и проезд, превышает изначальный бюджет, придется возместить разницу, но для этого командированному так же потребуется приложить чеки и билеты после своего возвращения. Сам порядок возмещения можно прописать в коллективном договоре или во внутреннем Положении о командировках.

Подробнее о том, как компенсировать командировочные расходы работнику, читайте здесь.

Оплата проживания в командировке

Согласно ст. 168 ТК РФ и Положению от 13 октября 2008 г. № 749, алгоритм возмещения расходов командированному на наем жилья определяется так, как записано во внутренних документах организации. Сумма возмещения и требования к документальному подтверждению расходов на наем жилья устанавливает сама компания и фиксируют в коллективном договоре ( или другом локальном акте). 

Как быть, если работник не предоставил ни чеков, ни счета из гостиницы? Проживание сотрудника в командировке придется оплатить, даже если тот не представил подтверждающих документов. Однако работодатель может прописать ограничения на подобный случай (например, выплатой фиксированной минимальной суммой) в локальном акте или коллективном договоре.

Читайте на сайте статьи по теме Командировка сотрудника: как оформить Командировка в выходной день: как оплачивать Однодневная командировка: как оформить и нужно ли выплачивать суточные Виды компенсаций и льгот Система оплаты труда в компании