Командировка совместителя: как правильно оформить

Многие кадровики теряются, когда совместителю предстоит командировка. Возникает множество вопросов: можно ли отправить совместителя в командировку, какие документы нужны для командировки сотрудника по совместительству, есть ли отличие в оформлении командировки по внешнему совместительству и по внутреннему? Ответим на эти вопросы в статье.

Бланк приказа о командировке (форма Т-9) Пакет документов по служебным командировкам Памятка «Порядок ведения табеля учета рабочего времени при командировании в разных практических ситуациях»

В чем сложность оформления командировок работников по совместительству

Работодатель имеет право направить в командировку совместителя на всех законных основаниях так же, как и основного работника. Но из-за различий в трудовых отношениях и требованиях законодательства каждая из таких командировок имеет свои нюансы. 

С какими сложностями можно столкнуться при оформлении командировки внутреннего совместителя:

1. Двойная работа с трудовыми договорами. Внутренний совместитель официально трудоустроен на одно предприятие, но занимает две должности, а это значит, что и трудовых договоров тоже должно быть два. Это может усложнить процесс оформления командировки, так как необходимо учитывать условия обеих должностей.

2. Подсчет оплаты командировочных. В организации, где есть несколько подразделений или филиалов, работодатель может отправить совместителя в поездку без согласования с руководителем другой должности. Поэтому в особо трудных случаях чтобы не потерять в доходе, работнику придется выбирать между командировкой по основному месту и по совместительству, а чаще просто оставаться на рабочем месте там, где заработок выше и отказываться от поездок по служебным делам.

В оформлении командировки внешнего совместителя тоже есть свои нюансы:

1. Согласование командировки с руководством на втором месте работы. Чтобы избежать возможных проблем, связанных с отсутствием совместителя на основном месте работы, придется согласовать поездку с его основным работодателем. Например, предложить дать отпуск на время поездки по ч. 1 ст. 128 ТК РФ. Обычно эту обязанность перекладывают на плечи самого работника. Поэтому между любым из двух работодателей и сотрудником может возникнуть конфликтная ситуация, вплоть до обвинений в прогуле.

2. Сложности с компенсацией расходов. Посчитав, что в командировке по внешнему совместительству чеки по факту расходов не нужны, совместитель может не предоставить чеки и другие документы, которые обязательно понадобятся вместе с отчетностью. А если чеков нет, бухгалтерия не сможет возместить сотруднику все понесенные им расходы. 

Чтобы избежать недоразумений, убедитесь, что сотрудник понимает важность предоставления всех необходимых документов, и на всякий случай составьте и распечатайте ему тематическую памятку.

Может ли сотрудник получить командировочные выплаты сразу на двух местах работы? Да, но это возможно только в том случае, если работник командирован сразу на двух должностях (совместительской и основной) у одного и того же работодателя, то есть только при внутреннем совместительстве и при особом согласовании оплаты поездки с его начальством.

Как оформить командировку по внутреннему совместительству

Оформление командировки по внутреннему совместительству происходит по такому же принципу, как и для основного сотрудника:

1. Убедитесь, что ваш внутренний совместитель не входит в категорию работников, которых нельзя отправлять в командировку (полный список категорий можно уточнить здесь).

2. Составьте приказ о командировке внутреннего совместителя. В качестве образца можно взять используемую до 2013 года форму Т-9. В тексте приказа укажите:

• ФИО совместителя, его должность;

• цель командировки и место ее назначения;

• даты начала и окончания командировки.

3. Согласуйте приказ со всеми сторонами (работником и работодателем) и заверьте подписями.

4. Оформите командировочные документы. Командировка совместителя в этом плане ничем не отличается от стандартной процедуры. Если делаете это впервые, уточните у руководства: есть ли у вашей организации командировочные удостоверения, заполните их согласно внутреннему регламенту.

5. При необходимости подготовьте авансовый отчет по тратам, сделанным в ходе поездки (транспорт, проживание и т .п.). Убедитесь, что все расходы соответствуют формулировкам во внутренних ЛНА.

При учете рабочего времени укажите код «ДО» (напротив должности совместителя) и/или цифровой код – 16.

Не забудьте, что после завершения командировки по совместительству работник должен предоставить отчет о выполнении задания и документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т. п.), на основании которых бухгалтерия будет закрывать авансовый отчет.

Что нужно учесть, оформляя командировку внешнего совместителя

Командировку по внешнему совместительству оформляют так же, как и по основному месту. Однако кому-то из двух сторон, или работодателю, или самому сотруднику, придется ставить в известность руководство другой компании об отсутствии на рабочем месте. Для того чтобы другой работодатель не посчитал командировку прогулом, можно предложить ему один из двух вариантов:

1. Предоставить совместителю отпуск без сохранения заработной платы (при наличии его заявления).
2. Внести в трудовой договор по основному месту условие о периодическом выполнении работы дистанционно. С точки зрения ТК РФ, работодатель не обязан это делать, но на случай трудовых споров лучше все-таки подстраховаться и предложить составить такое допсоглашение.

Что делать, если сотрудник отказывается ехать в командировку по совместительству

Если сотрудник отказывается ехать в командировку по совместительству, первым делом выясните, есть ли у него уважительные или веские причины для отказа. Что можно сделать в этом случае:

1. Перепроверить, не относится ли совместитель к той категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

2. После ознакомления сотрудника с приказом на командировку по совместительству запросите от него объяснительную записку с приложением документов или доказательств того, что его отказ правомерен, а причина невыезда – уважительная. Форма такой записки может быть свободной, главное, чтобы сотрудник составил и отдал ее в течение двух суток после запроса.

3. Составьте акт на случай судебных споров, если сотрудник так и не подал объяснительную в указанный срок. Если это не первый случай провоцирования конфликта со его стороны, того вполне можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Обратите внимание! На практике бывают случаи, когда совместитель якобы едет в командировку не по своему согласию, а под нажимом работодателя. Теоретически это тоже можно доказать в суде, поэтому акты или показания свидетелей, бывших в кабинете при подписании приказа, не отнимут у вас много времени, а только подстрахуют.

Читайте на сайте статьи по теме Командировка сотрудника: как оформить Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю Командировка в выходной день: как оплачивать Как оплачивают командировку работника Какие документы для командировки оформить и что запросить у работника после Однодневная командировка: как оформить и нужно ли выплачивать суточные