Какие документы для командировки оформить и что запросить у работника после
До того как работник уедет в командировку, кадровый отдел и бухгалтерия должны подготовить документы для командировки согласно ТК РФ, чтобы у инспекторов ГИТ не возникло вопросов при проверках. А когда сотрудник вернется, он должен предоставить отчет о командировке, чтобы налоговая приняла расходы на поездку. В статье – какими документами оформляют командировку и что требовать от сотрудника по возвращении.
|
Содержание
|
|
Бланк отчета о командировке
Образец авансового отчета о расходах в командировке Образец положения о командировках Образец приказа о направлении в командировку (произвольная форма) |
Что такое командировка
Командировка – это поездка представителя компании в другой город или страну, для того чтобы выполнить задание работодателя. Ее цель должна быть связана с трудовыми обязанностями сотрудника, то есть бухгалтер не поедет, чтобы контролировать строящийся объект, или главный инженер – чтобы участвовать в аудиторской проверке филиала.
Командировки есть четко определенный срок. В законе не говорится, сколько должна длиться поездка. Работник может находиться в ней от одного дня до нескольких месяцев. Обратите внимание, что ГИТ может посчитать длительную командировку как скрытый перевод на другое место работы и наказать работодателя.
Командировка должна быть разовая. Если сотрудник все время в дороге или вне своего рабочего места, то это разъездная работа, а не командировка. Передвижение по одному городу, даже в самые удаленные его районы командировкой считать нельзя (Письмо Минтруда от 28.02.2023 № 28-2/В-578).
Подробнее о том, как установить разъездной характер работы.
Для удаленных сотрудников поездка в другую местность, в которой они не проживают, тоже будет считаться командировкой и нужно оформлять документы для командировки.
|
Более полную информацию о том, как не только отправлять дистанционных сотрудников в командировки, но и в целом как организовать их работу и управлять удаленной командой, вы узнаете в нашем курсе «Дистанционная работа». |
Компания компенсирует сотруднику стоимость проезда и жилья в командировке. При этом категорию отеля и класс в транспорте руководитель определяет сам и фиксирует это в Положении о командировках. Например, для рядовых сотрудников обычное купе в поезде или эконом-класс в самолете, а для руководителей – бизнес-класс.
Закон не требует, чтобы у каждой компании был такой локально-нормативный акт, но если в организации работники часто ездят в командировки, то составить и утвердить такой документ для командировок нужно. Оно поможет обосновать перед налоговой расходы на поездки, поскольку в статье 168 ТК РФ их список открытый и ограничения не устанавливаются.
В Положении о командировках закрепляются образцы форм документов, которыми оформляется поездка, и прописывается порядок выдачи командировочных средств и отчета по ним. Это снижает вероятность ошибиться или выдать не тот документ.
Помимо оплаты билетов и жилья, командированному работнику выдают суточные и компенсируют другие затраты на работу. Чтобы бухгалтерия могла учесть все эти расходы при налогообложении прибыли, потребуется основание – документы для оформления командировки.
Документы для оформления командировки
Как оформить командировку, и какие документы для этого потребуются, смотрите в алгоритме ниже.
Этап 1. Для начала убедитесь, что сотрудника можно отправлять в рабочую поездку. Есть категории работников, которым в командировку нельзя, даже если они сами этого желают и приносят письменное согласие. Например, женщины в положении и юные специалисты до 18 лет, кроме спортсменов и тех, у кого творческие профессии.
Не получится командировать сотрудников с ученическим договором, кроме случаев, когда поездка непосредственно с этим связана, и работников, у которых есть запрет в медицинском заключении. Некоторых специалистов можно командировать, но с ограничением, это сотрудники-иностранцы и инвалиды.
Есть еще третья категория трудящихся, кого можно направить в деловую поездку, но только с их письменного согласия:
- женщины с маленькими детьми до трех лет и родителей ребенка-инвалида;
- одинокие родителей или опекунов с детьми до 14 лет;
- один из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- многодетные родители с тремя и более детьми, из которых младший не достиг еще 14 лет;
- работники, которые ухаживают за больным членом семьи согласно медзаключению.
Даже если работник из вышеперечисленных категорий даст согласие на поездку, у него есть право передумать и отказаться (ст. 167 и 259 ТК РФ).
Этап 2. На этом этапе нужно конкретизировать условия поездки: ее цель, место, срок, а также определить, какие документы нужны для командировки. Обычно это уведомление сотруднику, которому предстоит поездка. Раньше выдавали командировочное удостоверение и составляли служебное задание, но сейчас эти документы не обязательны, хотя некоторые компании до сих пор пользуются ими. Закон не запрещает, это на усмотрение работодателя.
Этап 3. Издать приказ о рабочей поездке. Можно использовать унифицированные бланки Т-9 или Т-9а, либо разработать собственные. Приказ входит в перечень обязательных документов для командировки, без него бухгалтерия не выдаст командированному деньги.
В документе нужно указать задание, которое работник должен выполнить во время командировки. Если этого не сделать, у налоговой могут появиться сомнения в том, что поездка была необходима.
Командируемого работника нужно ознакомить с приказом под подпись. Если сотрудник попросит выдать ему копию приказа о командировке, то работодатель не имеет права отказать (ст. 62 ТК РФ).
Этап 4. Выдать командировочные средства: в кассе компании, перевести на личную карту работника или на корпоративную, которую дают сотруднику в пользование на время командировки. Деньги выдают авансом, а по возвращении сотрудник отчитывается о тратах.
В законе не говорится, за сколько времени нужно выдавать средства работнику, главное, чтобы они у него были до отъезда. Если работник по какой-то причине получит их позже, то придется выплатить компенсацию как за задержку заработной платы.
Подробнее о том, как оплачивают командировку.
Этап 5. Если сотруднику нужно дополнительно время для выполнения служебного поручения, или по независящим от него причинам возникли препятствия, и он не успевает сделать работу в срок, то командировку можно продлить.
Бывает, что инициатива о продлении исходит от руководителя. Например, когда инженеры или монтажники-наладчики поехали на объект для проверки работы оборудования, а компания в этот период докупила детали для модернизации этого же объекта и отправила туда. В этом случае выгоднее попросить специалистов подождать и сделать модернизацию, чем заново отправлять другую группу.
В таких ситуациях, если работники относятся к той категории, у которой нужно попросить письменное согласие, то его следует оформить. После издают приказ о продлении командировки. Сотрудникам высылают копию документа, а по возвращении они расписываются на оригинале.
|
Важно! Если время пути в командировку попадает на выходной день или праздник, или сотрудник будет работать в такие дни, хотя обычный его график этого не предусматривает, то он должен дать письменное согласие на работу в выходной. После чего издают дополнительный приказ о выполнении трудовых обязанностей в нерабочие дни. |
Отчет после командировки и другие документы от сотрудника
Обычно до поездки работников подробно инструктируют, какие документы подтверждают командировку и когда их нужно сдать в бухгалтерию.
Когда работник или группа работников возвращается из командировки, они должны предоставить отчет после командировки, он же авансовый отчет.По закону на это отводится три дня. Если человек приехал в выходной или праздник, то три дня нужно отсчитывать с того момента, как он вышел на работу. Это касается любых командировок (ПП РФ от 16.04.2025 № 501 и п.6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Авансовый отчет по командировке составляют в одном экземпляре. К нему сотрудник прилагает все документы, которые подтверждают расходы в поездке:
-
билеты;
-
посадочные талоны;
-
счет из гостиницы или договор аренды квартиры.
все кассовые и товарные чеки, квитанции и слипы терминалов.
При заграничной командировке потребуется еще ксерокопия страницы загранпаспорта, где содержатся отметки о пересечении границы.
Сотрудник заполняет оборотную сторону авансового отчета, где вписывает виды подтверждающих документов, их номера, даты и сумму. Лицевую сторону заполняет бухгалтер.
С развитием технологий во многих крупных компаниях эту рутинную задачу удалось автоматизировать. Там командированные сотрудники ничего не заполняют от руки, документы сканируют через специальную систему и автоматически выгружают в авансовый отчет в 1С. Бухгалтер после проверки распечатывает готовый отчет, прикрепляет к нему подтверждающие документы и отправляет на хранение.
В некоторых случаях сотрудник прикладывает к отчету служебную записку, например, если ездил в командировку на своей или служебной машине, или брал авто в аренду. К записке он прилагает документы об использовании автомобиля: путевые листы, чеки на бензин, квитанции.
Служебную записку предоставляют в случаях, когда у работника нет документов, чтобы подтвердить проезд и затраты на жилье в командировке. Тогда в ней он указывает сроки командировки и прикладывает документ от принимающей стороны, который подтверждает, что он действительно в это время был в месте командирования.
Кроме авансового отчета работник предоставляет отчет о проделанной работе в командировке.
До 2015 года компании использовали бланки командировочного удостоверения и служебного задания. Во втором содержалась строка для краткого отчета о работе в поездке. Сейчас эти бланки не применяютв обязательном порядке, поэтому каждая компания может разработать собственную форму, по которой командированные будут составлять отчет о выполненной работе в командировке.
Если бланк отчета не унифицированный, то в него стоит включить следующие реквизиты:
- название компании;
- дата составления и номер;
- отдел, где работает командированный, должность и ФИО работника;
- место поездки и ее сроки, дата начала и окончания;
- основание для поездки и ее цель;
- подписи начальника отдела и директора компании.
После заполнения отчета сотрудник ставит свою подпись.
После того, как работник представил авансовый отчет и отчет о командировке, с ним завершают расчеты по поездке. Если командированный потратил меньше, чем получил, то разницу он может вернуть в кассу компании или использовать на расходы в следующий рабочий визит. Это зависит от порядка расчетов, который закреплен в Положении о командировках.
Если человек потратил на рабочие цели в поездке часть собственных средств, то их нужно компенсировать. Удерживать разницу из зарплаты командированного нельзя без его письменного согласия.
|
Обратите внимание! Закон не предусматривает ответственности за опоздание с авансовым отчетом, поэтому если сотрудник принесет его не через три дня, а через четыре, то ни для него, ни для бухгалтера санкций не последует. Но если срок закреплен в Положении о командировках, его лучше не нарушать. |
