Архив – обучение как организовать хранение документов по личному составу

Не каждый работодатель может позволить себе нанять архивариуса, однако это не освобождает компанию от обязанности соблюдать законодательство об архивном деле, в том числе — правил хранения документов по личному составу. Обычно эти обязанности поручают кадровикам или секретарям. Рассказываем о том, как следовать нормативным требованиям к хранению личных дел сотрудников, можно ли организовать архив самостоятельно и есть ли обучение «Архив организаций».

Таблица сроков и норм хранения кадровых документов

Обязательно ли компании вести архив

Коммерческие предприятия, ИП или прочие организации не обязаны иметь архивы, однако, согласно ФЗ «Об архивном деле», должны гарантировать сохранность своей документации. И прежде всего той, что касается трудовой деятельности сотрудников, личных дел и пр.

Если хотя бы часть документации утеряна или уничтожена, компания, а значит и тот, кто будет отвечать за архив, может получить штраф по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Штрафы за утерю документации и ненадлежащее ее хранение могут достигать от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и до 10 000 руб. – для юридических.

Когда грозят штрафы за ненадлежащее ведение архива? Например, при запросе из Соцфонда в адрес организации справок для подтверждения пенсионного стажа. Если какие-то сведения утеряны по вине работодателя, штрафов не избежать.

Где пройти обучение «Архив организации», читайте ниже.

Что учесть при организации архива

В первую очередь, компании или предпринимателю нужно определиться с местом и способом хранения документации:

• в специально оборудованном помещении на территории предприятия или его подразделения, или в снятом по договору аутсорсинга у сторонней организации,
• в классическом, бумажном виде или в бумажном и цифровом (в связи с переходом на ЭДО).

Полный список документации, требующей хранения, и сроки можно найти в Приказе Росархива (см. № 236 от 20.12.2019). Краткую памятку о том, сколько нужно хранить кадровую документацию, можно найти здесь.

Далее необходимо разработать внутренние нормативные акты (в случае создания архива непосредственно в компании): положение о подразделении, которое будет отвечать за хранение, а также положение о самом архиве. Кроме того, потребуется составить номенклатуру дел, которая поможет упорядочить хранение архивных документов.

Номенклатуру дел утверждают ежегодно, она начинает действовать с января каждого текущего года. Например, если журнал закончили вести 29 декабря, то с января его уже можно сдавать на хранение. Если же последняя пометка сделана в текущем январе, журнал сдают только в следующем году.

Что учесть при составлении номенклатуры дел, разбираем на обучении «Архив организации»

Еще один этап в создании архива – инвентаризация документации с распределением времени их сохранения. При инвентаризации нужно опираться на определенные нормативы, их полный перечень можно посмотреть здесь.

Для организации обычного, классического архива вам поможет следующая инструкция:

1. Составьте текст положения, где будут прописаны правила функционирования архива. Убедитесь, что ответственный за архивное хранение ознакомился с установленными правилами под подпись.

2. Создайте приказ о назначении сотрудника, что будет отвечать за ведение архива. Если организация небольшая, эту роль может выполнять делопроизводитель или кадровик.

3. Если позволяет бюджет и величина компании, откройте ставку архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание из-за появления новой должности

4. Составьте должностную инструкцию для новой должности, определив для нее права и обязанности.

5. Издайте приказ о формировании экспертной комиссии, которая займется оценкой значимости документов. Комиссия проведет инвентаризацию, определит ценность каждого документа и установит сроки его хранения в соответствии с действующим Перечнем. 

6. Сформируйте номенклатуру дел для будущего архива на основе экспертизы комиссии.

7. Наметьте график для передачи дел на хранение.

Предстоит работа над цифровым архивом? Рассказываем о нюансах его ведения в этой статье.

Важно! При выборе места хранения документации не забудьте учесть новые требования от Росархива о выборе отдельной комнаты с металлическими стеллажами и особыми светильниками. В случае потери документов при каком-то бытовом ЧП (пожар, потоп и пр.) проверяющие могут оштрафовать и по этим пунктам.

Документация по личному составу: что учесть для ее передачи в архив

Отдел кадров должен хранить дела сотрудников на протяжении всего периода их работы. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. После увольнения работника дело закрывают и не позднее, чем через 3 года после завершения, передают на хранение.

Срок хранения личных дел сотрудников в архиве четко определен законодательством. В соответствии со статьей 22.1 № 125-ФЗ, документы по личному составу, завершенные до 1 января 2003 года, подлежат хранению в течение 75 лет, а те, что завершены после этой даты – 50 лет.

Личное дело может быть уничтожено только по истечении установленного срока хранения. Что касается личных дел руководителей, то они хранят бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Как правильно подготовить личные дела для сдачи в архив, узнаете на курсах «Архив организации».

Совет. Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожать, но перед этим обязательно оформите акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Храните его на случай незапланированной проверки.

Архив – обучение для кадровиков

Научиться грамотно вести архив можно самостоятельно, собирая информацию на специальных сайтах или найти специализированные курсы «Архив организации», где расскажут о всей правовой базе и покажут на практике, как обращаться с документами для последующего хранения. 

Специально для кадровых работников эксперты ИПК разработали мини-курс, в ходе которого всего за 8 занятий расскажут и покажут на практике:

• как собрать в единый список все документы, которые есть в отделе кадров, и ничего не забыть,
• какие именно документы по личному составу обязаны хранить организации, а какие – нет,
• как подшивать дела по личному составу для хранения,
• нужна ли специальная подготовка дел для цифрового архива, и многие другие детали.

С полной программой мини-курса, который пригодится и начинающим архивариусам, и кадровикам, можно познакомиться здесь.

Совет. Подбирайте обучение адекватно своим будущим должностным обязанностям – если вам предстоит работать только с кадровыми документами (по личному составу), обратите внимание на курсы с более узкой предметной специализацией, а не просто обучение для будущих архивариусов.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Электронный архив документов: правила работы Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить Сроки и правила хранения документов в организации