Как прошить документы: схемы и пошаговая инструкция

Чтобы правильно прошивать документы, важно знать ГОСТы, уметь отбирать документацию по степени важности, а также иметь необходимые инструменты для этого мероприятия. В статье расскажем как прошивать документы в 2, 3, 4 прокола, дадим схемы прошивки.

Бланк листа-заверителя подшивки страниц в личное дело

Прошивка документов

Ряд документов необходимо надежно скрепить. Это позволяет обеспечить их сохранность, а также не допустить замену листов в важных актах. Также скрепленные документы упрощают их поиск, их сложнее потерять или подменить. Для этого используют брошюрование или прошивку документации.

Сшивать документы необходимо в ряде случаев:

1. Для архивного хранения. В архив сдают только прошитые документы, если они состоят из нескольких листов. Это штатное расписание, приказы по личному составу или общие, трудовые договоры, личные карточки, любые журналы учета и т.д. Как сдавать в архив личные дела — читайте в статье;

Обратите внимание! Правила брошюрования архивных бумаг содержатся в Приказе Росархива от 31.07.2023 № 77.

2. Отчетность в ведомства. Надзорные органы требуют прошивать отчеты, а также любые документы, которые они запрашивают во время проверки: ведомости по зарплате, приказы и прочее;

3. Делопроизводство. Брошюруют входящие и исходящие письма, журналы их учета;

4. Документация, заверенная нотариусом. Обычно это копии и переводы;

5. Ряд бухгалтерских документов. В бухгалтерии важно сохранить целостность и удобное хранение документации, поэтому кассовую книгу, авансовые отчеты, путевые листы, ведомости обычно прошивают;

6. Пакеты документов для суда. Обычно они состоят из большого количества документов: например, пояснения и ряд приложений.

Если по бумажной документации достаточно много информации, то ведение документооборота в электронном виде пока еще вызывает вопросы у кадровых специалистов. Приходите на наш курс «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0». После его прохождения вы сможете оптимизировать и перевести в электронный формат нужные документы и повысить эффективность работы отдела кадров.

Обратите внимание! Различные ведомства могут иметь свои требования к прошиванию отчетности, поэтому нужно предварительно изучить их правила делопроизводства.

Основные инструменты для прошивки

Брошюрование требует определенных инструментов. 

Вам потребуется:

• нить для прошивки документов, она должна быть плотной — обычно хлопчатобумажной или капроновой;

• игла, шило с ушком, дырокол или дрель — зависит от толщины стопки;

• клей-карандаш или канцелярский жидкий клей;

• возможно применение переплетного станка — он ускоряет процесс сшивания и автоматически выравнивает бумаги.

Также потребуется оформить отдельный лист прошивки документов. Это заверительная бумага, которая удостоверяет подлинность актов. На листе нужно указать количество листов и ФИО / должность ответственного с его подписью. Иногда требуется также поставить печать компании.

При сдаче документов в архив лист-заверитель должен быть составлен на отдельном листе, подписан, подшит или вклеен в дело.

Для папок с документами до 250 страниц при сдаче их в архив используют:

• шуруповерт;

• тонкий шпагат;

• лоток-ограничитель;

• клей;

• обложку для дела.

Предварительная подготовка к сшиванию документов

Прежде чем брошюровать бумаги, их нужно подготовить.

Алгоритм подготовки следующий:

1. Проверьте сами документы: они должны быть составлены корректно, без пропуска подписей и печатей;
2. Удалите посторонние скрепляющие элементы — зажимы, скрепки, скобы;
3. Разложите листы в порядке нумерации. Если номеров на листах нет, их нужно пронумеровать;
4. Выровняйте бумаги в ровные стопки для аккуратного скрепления;
5. Подсчитайте количество бумаг в стопках — в одно дело нельзя сшить свыше 250 листов (толщина корешка не должна быть более 4 см);
6. В конце приложите лист с описью вложения — его не нужно нумеровать;

Вид брошюровки зависит от содержания документации и требований органов, для которых ее подготавливают. Некоторые бумаги достаточно сшить в 2 прокола, а для архивных документов – в 4 (или 3 для малоформатных документов).

Основные документы, которые нужно изучить:

• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77;

• Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24;

• ГОСТ по делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 7.0.8-2025.

Важно! Конкретных требований к самому процессу брошюрования нет, но нужно следовать регламентам, установленным ГОСТами.

В нашей авторской методичке «Документы кадровой службы» подробная информация о том, как оформлять кадровые документы, какие документы являются обязательными, как придать документам юридическую силу, как их хранить и др. Приобрести ее можно на нашем сайте ИПК.

Купить методичку

Схема: как прошивать документ в 2 прокола

Способ используется для небольших (до 30 листов) стопок документов, которые нужно скрепить при подаче отчетов в ведомства, нотариальные копии или бумаги для недолгого хранения. Не подходит для документации, к которой требуется архивный переплет.

Порядок сшивания документов в 2 прокола:

1. Сложите все листы ровной стопкой;
2. Отступите от левого края до 2 см;
3. Сделайте два прокола иглой или шилом;
4. Проденьте через дырки нить начиная с тыльной стороны;
5. Образуйте петлю через лицевую сторону и второй прокол;
6. Завяжите края нитей узлом.

Рис. 1. Схема прошивки документов в 2 дырки

Важно! Следите, чтобы расстояние между отверстиями было не большим, но и не маленьким. В противном случае листы будут закреплены ненадежно или сложно будет прочитать часть текста.

Как прошить документы в 3 (4) дырки

Прошивка в 3 прокола применяется для любых документов, кроме архивных (за исключением малоформатных документов), которые имеют специальные требования по количеству отверстий. Подходит для более надежного скрепления большого количества страниц документации: кадровой, финансовой или управленческой.

Порядок сшивания документов в 3 прокола:

1. Разгладьте и сложите листы ровно;
2. Сделайте 3 прокола в центральной части брошюры на расстоянии 3-4 сантиметра друг от друга. Отступ слева — также до 2 см;
3. Начинайте продевать нитку с центрального прокола с тыльной стороны документов;
4. Протяните нить через правый прокол и выведите ее на лицевую сторону левого прокола;
5. Завершите сшивание в первом центральном проколе. Важно, чтобы оба конца нити оказались с тыльной стороны дела;
6. Формула последовательности сшивания: 1-2, 2-3, 3-1 (см. схему);
7. Свяжите концы узелком и приклейте лист-заверитель.

Рис. 2. Схема прошивки документов в 3 дырки

Брошюрование в 4 отверстия называется архивным. Его используют для многостраничных дел, которые слишком объемные для обычной прошивки, а также документации длительного срока хранения.

О сроках хранения архивной документации — рассказали в этой статье

Порядок сшивания документов в 4 прокола:

1. Проделайте 4 прокола с левого края дела. Расстояние между дырками — от 1,5 до 2 сантиметров.
2. С помощью иглы или шила вденьте нитку с тыльной стороны документа в третье отверстие.
3. Протяните нить через 4 отверстие, вернитесь к 3 проколу. Нужно чтобы нитка оказалась на лицевой стороне.
4. Направьте нить во 2 отверстие и повторите действия п. 3, только со 2 и первым проколами.
5. Последовательность сшивки по формуле: 3-4, 4-3, 3-2, 2-1, 1-2 (см. схему).

Рис. 3. Схема прошивки документов в 4 дырки

Если у вас остались вопросы по прошивке документов или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru 

Читайте на сайте статьи по теме Что относится к документам по личному составу Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить Архив по личному составу Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий Обновляем обязательные приказы и документы в компании Как разработать и принять локальные нормативные акты в организации